Введение в управление событиями и маркетинг

Следующая статья поможет вам: Введение в управление событиями и маркетинг

За последнее десятилетие организация мероприятий стала популярной профессией. Управление событиями предполагает организацию мероприятия или мероприятия – от свадьбы до презентаций продуктов и корпоративных конференций. Событием можно считать все, что происходит и объединяет людей. Это может быть запуск новой модели внедорожника или выездной корпоративный тимбилдинг.

Задача ивент-менеджера — спланировать бюджет, логистику, декор, еду и напитки, награды и признания и т. д. и идеально соединить все элементы.

Это непростая задача, требующая непрерывной работы преданной своему делу команды. Благодаря курсу по организации мероприятий вы сможете понять обязанности и ответственность организатора мероприятий и эффективно их выполнять.

Вот информативное видео, в котором рассказывается об основных обязанностях организатора мероприятий.

(Видео выше является частью более подробного курса Academy от Appy Pie. Чтобы получить доступ к полному курсу, пожалуйста, Кликните сюдаили продолжайте читать ниже.)

Давайте подробно рассмотрим различные аспекты управления событиями.

Организатору мероприятий необходимо четкое понимание задач и функций, которые ему предстоит взять на себя.

Установите цель

Это происходит в ходе серии встреч с клиентом. Мероприятие, направленное на экспериментальный маркетинг, будет отличаться от управления свадебным мероприятием.

Большая часть этого состоит в том, чтобы задавать клиенту многочисленные вопросы «что, когда, где, почему, как». Конечно, у них может быть не точная идея, а абстрактная концепция. Задача организатора мероприятий — перевести их в осязаемую форму.

Настройка бюджета

Одной из главных задач компаний по организации мероприятий является помощь в составлении бюджета. Выделенный бюджет мероприятия необходимо использовать максимально эффективно. Учитывая, что большинство мероприятий предполагает расходы на место проведения, транспорт, еду, напитки, отдых, заработную плату, развлечения и, прежде всего, гонорары ивент-менеджера, это одна из самых сложных составляющих работы. Перерасход средств может произойти, но это крайняя мера, поскольку клиенты не одобряют раздувание бюджета после его распределения.

Раскадровка

Раскадровки — это идея, которую организаторы мероприятий позаимствовали у кинорежиссеров прошлого. Это точное изображение замысла мероприятия с помощью экспертных эскизов.

Конечно, для этого необходимо иметь в команде опытного художника. Тем не менее, этот метод обеспечивает четкую передачу идей между командой клиента (персоналом корпоративного PR и коммуникаций) и персоналом по организации мероприятий.

Некоторые службы управления событиями вместо создания эскизов используют интуитивно понятное программное обеспечение, такое как StudioBinder. Хотя это более точное изображение, на создание анимационных макетов уходит много человеко-часов, что увеличивает стоимость.

Выбор места проведения

После того как бюджет составлен и концепция одобрена, остальная часть задачи остается лишь беготней. Необходимо выбрать место проведения, для чего необходимо получить расценки от различных отелей и курортов.

Доступность площадок сильно варьируется в зависимости от времени года, и клиенты часто полагаются на то, что компания, проводящая мероприятия, воспользуется своими контактами в индустрии гостеприимства для аренды банкетных залов и аудиторий.

Вот видео, в котором рассказывается все о выборе места для проведения и планирования мероприятий.

(Видео выше является частью более подробного курса Academy от Appy Pie. Чтобы получить доступ к полному курсу, пожалуйста, Кликните сюдаили продолжайте читать ниже.)

Управление логистикой

В мероприятии обязательно участвуют гости, которым требуется транспорт. Необходимо спланировать поездку всех или некоторых гостей и организовать поездку. Затем возникает вопрос о трансфере из аэропорта до места проведения.

Для некоторых мероприятий могут потребоваться роскошные седаны для важных гостей, и все это необходимо планировать в самых мельчайших деталях.

Очевидно, что имея в своем распоряжении ограниченный персонал (скажем, команду из восьми человек), вы не можете надеяться быть повсюду, и малейшая задержка в одном из этих многочисленных движущихся частей может привести к катастрофе.

Управление поставщиками

На менеджера по организации мероприятий также возлагается комплексная ответственность за управление поставщиками. Получение правильной цены, обеспечение своевременной поставки поставщиками, обеспечение удовлетворенности как поставщика, так и клиента – это требует определенных усилий.

Это целиком и полностью обязанность компаний по организации мероприятий. Великолепно спланированное и проведенное мероприятие может показаться блеклым, потому что немногие цветы кажутся увядшими и устаревшими, или потому, что микрофон Bluetooth не работает именно в момент запуска автомобиля.

Качество поставщиков должно быть гарантировано менеджером мероприятия.

Маркетинговый план мероприятия

Недостаточно провести мероприятие, необходим значительный объем событийного маркетинга.

Мероприятия открытых дверей, такие как презентации продуктов, касаются не только самого мероприятия, но и его продвижения. Благодаря использованию средств массовой информации план маркетинга мероприятия должен контролировать доступность мероприятия для широкой публики.

Предварительный маркетинг

Ваш маркетинг начинается в тот день, когда назначена дата мероприятия. Однако, помимо маркетинга, предстоит еще многое сделать. Наш контрольный список по планированию мероприятий поможет вам в этом. Пока вы готовитесь к мероприятию, маркетинговая команда должна быть готова взорвать ваше мероприятие в социальных сетях, и вот 8 способов сделать это.

1. Начните с хэштега

Социальные сети работают на хэштегах. Дайте вашему мероприятию запоминающееся, но актуальное название, которое будет ассоциироваться с вашим брендом. Обязательно включите свой бренд в название мероприятия и создайте хэштег. Вы можете использовать хэштег, чтобы создать ажиотаж вокруг вашего мероприятия. Вы должны убедиться, что ваш хэштег легко написать и запомнить. Это тоже должно быть цепляюще.

Создание хэштегов также является лучшим способом отслеживать обсуждения вашего мероприятия. Своевременный хэштег будет полезен даже после завершения мероприятия (обсуждается позже). Начните продвигать свой хэштег как можно раньше.

2. Дразните и превозносите свое мероприятие

Сядьте со своей командой дизайнеров. Начните с тизер-постера на Instagram. Разместите тизер-постер в других социальных сетях, например Facebook, Twitterи т. д. Следуйте этому тизеру с видео-трейлером мероприятия на YouTube. Используйте свои хэштеги на каждом шагу.

Используйте пресс-релизы и новости, чтобы подсказать аудитории, что может содержать ваше мероприятие. Дайте им повод прийти на ваше мероприятие, но не давайте им слишком много. Поддерживайте интригу вашего мероприятия как можно лучше.

3. Адаптация контента для социальных сетей

Сделайте свое мероприятие более глубоким, создав специализированный контент для отдельных социальных сетей. Создайте фильтр для своего Instagramначните кампанию по бомбардировке контента и новостей в Твиттере о том, как идет подготовка к вашему мероприятию, и создайте Facebook альбом заготовок. Удвойте ставку и используйте картинки из Facebook создать профессиональный интерес в LinkedIn. Создайте целевую страницу для вашего мероприятия.

Вы можете пойти дальше и попытаться нанять влиятельных лиц для продвижения мероприятия. Отправьте им специальные подарки, чтобы они «распаковали». Создайте кампанию влияния вокруг вашего мероприятия, если бюджет позволяет это. Используй свой YouTube чтобы поделиться информацией и причинами создания этого мероприятия. Распространите как можно шире в социальных сетях, чтобы охватить как можно большую аудиторию.

4. Отвечайте людям, которые задают вопросы

Дайте людям, которые задают вопросы о мероприятии, информативные ответы. Обязательно сообщите им, чего они могут ожидать. Сообщите имена гостей, которые будут присутствовать на мероприятии, возможный график мероприятия и общие вопросы о месте и времени.
Назначьте кого-нибудь на эту задачу целиком. Даже во время мероприятия следите за тем, чтобы это занятие продолжалось. Это хорошо для вашего бренда, и этого не так уж сложно достичь.

5. Призы для организаторов мероприятий

Розыгрыши – отличный способ привлечь внимание к вашему мероприятию. Объявите специальные подарки для участников. Воспользуйтесь FOMO (страхом пропустить) и максимизируйте свою посещаемость. Убедитесь, что подарки интересны. Создавайте социальные конкурсы и дарите им пропуска, VIP-доступ, специальные подарки и многое другое.

6. Закулисье: заглянуть за кулисы

Вполне вероятно, что ваше мероприятие вызовет ажиотаж в отрасли еще до того, как оно состоится. Вам необходимо развивать первоначальное внимание, которое вы получаете. Для этого создайте и используйте закулисные обзоры. Нажимайте фотографии, снимайте видео с камеры и «сливайте» их. Моменты BTS — отличный способ гарантировать, что ажиотаж вокруг мероприятия продолжит расти.

Если ваше мероприятие продолжается несколько дней, вы можете вызвать значительный ажиотаж, используя кадры BTS. FOMO также играет в этом решающую роль и гарантирует, что вам будет уделено должное внимание на протяжении всего мероприятия.

7. Создать обратный отсчет

Официальный счетчик обратного отсчета — это еще одна вишенка на торте. Это создает ажиотаж. Создайте обратный отсчет в каждой социальной сети. Обратный отсчет повышает волнение и вызывает у людей больший энтузиазм по поводу ваших мероприятий.

8. Сообщения о событиях в прямом эфире

Этот совет предназначен для публикаций во время мероприятия. Живые обновления через Twitter а в некоторых случаях прямая трансляция — отличный способ держать людей на крючке даже из дома. Постоянные обновления и каналы сделали многодневные мероприятия более посещаемыми в течение каждого дня мероприятия. В некотором смысле, публикации о мероприятиях в прямом эфире поддерживают ажиотаж в хронологии вашего делового мероприятия.

Пост-мероприятный маркетинг

Событийный маркетинг не заканчивается на мероприятии. Маркетинг мероприятия можно пойти дальше. Маркетинг после мероприятия — это законная деятельность, имеющая долгосрочное влияние на ваши социальные каналы и будущие события. Маркетинг после мероприятия — это хорошая практика для укрепления репутации бренда. Успешное мероприятие все еще можно рекламировать людям. Вот три способа сделать это:

1. Публикуйте пользовательский контент

Люди обязательно поделятся своим опытом посещения вашего мероприятия в своих социальных сетях. Поделитесь или перекрестно опубликуйте их праздники с помощью созданных вами хэштегов, чтобы продемонстрировать свое мероприятие. Это покажет, насколько вы с энтузиазмом отнеслись к мероприятию и насколько вам понравилось принимать людей. Это хорошее упражнение по укреплению репутации бренда, которое станет хорошим предзнаменованием для ваших будущих деловых мероприятий.

2. Ролик с яркими событиями

Обязательно записывайте свое мероприятие с помощью профессиональных видеооператоров. Через несколько недель после мероприятия обязательно создайте видеоролик с наиболее яркими моментами и опубликуйте его в социальных сетях. Зрители, пропустившие мероприятие, смогут вспомнить все лучшие моменты с него.
Не публикуйте все событие. Публикуйте достаточно, чтобы подразнить людей, которые это пропустили. Когда ты организовать мероприятие Опять же, эти люди будут присутствовать на мероприятии, как только смогут.

3. Опрос после мероприятия

Создайте публичный опрос для людей, посетивших мероприятие. Получите их отзывы, чтобы узнать, что они думают о мероприятии. В дальнейшем вы можете использовать эту информацию для записи и анализа успеха ваших мероприятий. Хорошие отзывы можно публиковать в социальных сетях, чтобы сыграть на FOMO вашей аудитории.

Посмотрите это видео, в котором рассказывается о лучших стратегиях продвижения мероприятий.

(Видео выше является частью более подробного курса Academy от Appy Pie. Чтобы получить доступ к полному курсу, пожалуйста, Кликните сюдаили продолжайте читать ниже.)

Исполнение

Управление событиями действует по принципу: все, что может пойти не так, пойдет не так. Успешное управление событиями во многом связано с планированием резервного копирования.

Клиент не примет никаких оправданий неудаче, и это навсегда нанесет ущерб бренду менеджера, если он не выполнит поставленные задачи во время мероприятия.

Планирование и управление событиями — это разновидность управления проектами. Что лучше всего онлайн курс по организации мероприятий от Appy Pie учат? Давайте посмотрим.

В конце концов, весь смысл занятий организацией мероприятий — зарабатывать деньги. Вот классное видео, в котором рассказывается о различных способах получения дохода от ваших мероприятий.

(Видео выше является частью более подробного курса Academy от Appy Pie. Чтобы получить доступ к полному курсу, пожалуйста, Кликните сюдаили продолжайте читать ниже.)

Управление мероприятиями — это сложная цепочка планов и мероприятий, от концепции до реализации. Фактически, именно из-за сложности организации мероприятий известные организаторы мероприятий специализируются только на нескольких типах мероприятий.

Это очень полезная профессия, и тяжелая работа, которую вы вкладываете, хорошо окупается в финансовом отношении. С привлекательным веб-сайтом по организации мероприятий для рекламы, оптимизированным Facebook Реклама, постоянное SEO для веб-страниц ваших мероприятий, вы можете привлечь внимание и сделать ваши мероприятия успешными.

Это подходящая карьера для тех, кто готов принять вызов. Это определенно не для слабонервных.

Знаете ли вы, что можно создать собственное приложение для управления событиями, не написав ни единой строчки кода? Начните работу с конструктором приложений для мероприятий Appy Pie и создайте собственное приложение для управления мероприятиями за считанные минуты!