Следующая статья поможет вам: Как написать заметку с примерами и шаблонами заметок
Вернуться в блог
Мир становится цифровым, и большинство задач в офисах теперь выполняются с помощью новейших цифровых инструментов. Однако когда дело доходит до внутренней коммуникации, большинство менеджеров полагаются на скромный меморандум.
Короче говоря, мы называем это памяткой. Написание заметок становится затерянным искусством, и многие профессионалы, похоже, борются с этим. Именно поэтому я придумал пошаговое руководство, отвечающее на вопрос – как написать заметку.
Давайте сначала разберемся, в чем заключается польза памятки. Записка или меморандум — наиболее полезный способ издания инструкций и напоминаний. Его можно распространить по электронной почте или, в редких случаях, разместить на портале сотрудников компании. Хотя все началось с печатной версии, но такая форма записок сегодня редка и неактуальна.
Хороший шаблон меморандума будет учитывать следующее:
- Ясность
- Точность
- Идентификация автора
Меморандум должен быть ясным и кратким. Это классический способ корпоративного общения, всегда краткий и по существу. Однако краткость не означает всего лишь «несколько строк», и вполне возможно, что заметка может занимать несколько страниц или больше. Идея состоит в том, что необходимо исключить любой посторонний материал.
Записка обычно имеет конкретную, определенную цель. Записка не только отправляется, но и может быть запрошена для внесения изменений в какой-либо аспект бизнеса, который может повлечь за собой определенные риски. Таким образом, подчиненные часто ищут памятку, чтобы защитить себя.
Может случиться так, что аудитория памятки не будет описана адекватно, но обязательно, чтобы был указан автор. В памятке должно быть указано имя автора и его официальное назначение в организации, которая позволяет ему выдавать памятку.
Давайте углубимся и ответим на вопрос – как написать профессиональную памятку.
Идеальный образец формата заметки должен включать следующее:
- Заголовок
- Получатель
- Дата
- Содержание
Вверху будет слово – Меморандум. Это должно сопровождаться названием и адресом компании и другими соответствующими деталями. Эти детали добавляют памятке достоверности.
Когда вы учитесь писать деловую записку, имейте в виду, что имена получателей являются ее неотъемлемой частью. Обычно записки предназначены для обращения лишь к небольшому кругу лиц, и получатели обеспечивают уровень секретности содержания.
Как и любой другой официальный документ или внутреннее общениеважно добавить дату в меморандум.
В нем будет описываться цель памятки и излагаться задачи учений.
Дело не в том, что меморандум должен иметь уникальный или определенный формат. Памятки представляют собой внутреннее общение и не являются юридическим документом. Таким образом, если вы напишете четкие инструкции и укажете получателей, дату и содержание, это достигнет цели. Если у вас есть что-то, мы рекомендуем использовать ножницы для захвата изображений заметок, с которыми вы сталкиваетесь от коллег, онлайн-примеров и т. д., и добавления их в такое приложение, как Evernote, чтобы в следующий раз, когда вам понадобится написать приложение, у вас было вдохновение, из которого можно почерпнуть.
Но если вы ищете вдохновение, то обычный поиск в Google выдаст несколько примеров заметок.
Вот несколько примеров меморандумов, которые могут помочь вам приступить к работе.
- Юридический
- Политика
Если вы задавались вопросом, как написать юридическую записку, вы можете найти ответ, ознакомившись с правовой базой юрисдикции.
Обычно в юридической записке указываются имена истца и ответчика, а также указывается номер дела и суд, в котором оно рассматривается. Если вы хотите знать, как написать юридический меморандум, имейте в виду, что к каждому такому меморандуму также могут потребоваться письменные показания.
Часто от занятых руководителей можно услышать, что они не знают, как написать программную записку. Политическая записка должна быть написана или выпущена высшим руководителем, но обычно ее составляет кто-то, работающий на него/нее.
Вопрос или меморандум, касающийся бизнес-политики, имеет большое значение, поскольку он влияет на будущее направление всей организации. Особое внимание необходимо уделять тому, чтобы используемые фразы не вводили в заблуждение или не были двусмысленными.
- Объясните контекст
- Подумайте о читателях
- Разбить его
Хорошая памятка должна иметь четкое введение, дающее контекст. Не все получатели могут быть знакомы с тем, что обсуждается, поэтому немного контекста поможет.
Например, кто-то из отдела продаж может не иметь полного понимания вопроса, касающегося возврата в бухгалтерский учет.
Задайте тон с помощью вступления, которое составляет не более пятой части всего контента, но содержит достаточно информации, чтобы привлечь всех к одной странице.
Является ли читатель заметок старшим руководителем, знакомым с деловым жаргоном, или продавцом на уровне магазина, менее знакомым с этими типичными терминами? Язык и содержание памятки должны быть адаптированы к получателю, его уровню понимания и воздействия.
Делать записку слишком технической — такая же ошибка, как и пытаться слишком упростить сложный вопрос.
Определите аудиторию, поймите ее, а затем приступайте к написанию заметки.
Структура и последовательность записки должны быть разбиты на следующие предлагаемые разделы: постановка проблемы, возможные результаты, предлагаемые результаты и раздел, в котором требуются входные данные.
Каждый из этих разделов имеет жизненно важное значение. Поскольку записка составляется в письменном виде, она может привести в движение колеса, которые впоследствии будет трудно повернуть вспять.
Чем крупнее бизнес-организация и чем больше разрыв между генеральным директором и младшим вице-президентом (в буквальном смысле), тем выше вероятность путаницы.
Вот почему в большинстве крупных организаций есть опытные составители меморандумов, которые используют свой обширный опыт для создания наиболее подходящих линий связи.
Меморандум
Кому: Руководителям групп исходящих звонков
От: Джона Дира, старшего вице-президента по корпоративным продажам, Delta Communications
CC: Салли Дарлингтон, заместитель вице-президента по кадрам, Delta Communications
Дата: 15 февраля 2020 г.
Тема: Обучение новому программному обеспечению CRM.
Мы представили новый пользовательский интерфейс программного обеспечения CRM, разработанный Zen Plus. Это дополнительный уровень систем на базе PHP, которые используются в настоящее время.
Мы собираемся сосредоточиться на полном переходе всех команд на новый интерфейс в период с марта по апрель 2020 года.
Прежде чем любому сотруднику будет разрешено начать работу с новым пользовательским интерфейсом, пройдет комплексное обучение и сертификация.
Стажеры будут проходить инструктаж в конце каждого рабочего дня в течение двух часов, а весь модуль продлится девять часов, не считая сертификации.
Адекватная компенсация будет предоставлена в соответствии с действующими условиями на этот период.
Пожалуйста, сотрудничайте с отделом кадров и соблюдайте графики обучения.
Конечно, существует бесконечное количество вариантов ответов на вопрос, как подготовить памятку. Многое из этого будет варьироваться в зависимости от бизнеса, цели и аудитории. Однако вышеизложенные положения всегда распространены и широко практикуются во всем деловом мире.
Если его соблюдать, он обеспечивает четкое и четкое общение, что упрощает выполнение всех заданий.
