Независимо от того, являетесь ли вы студентом, бизнесменом, учителем или домохозяйкой, с вами, вероятно, много раз сталкивались проблемы с управлением электронными документами. В безбумажную эпоху необходимо знать хотя бы основы методов управления документами и научиться при этом эффективно работать.
Лучший способ научиться успешно управлять документами — это узнать о решениях наиболее распространенных проблем. Давайте посмотрим, с какими наиболее распространенными проблемами сталкивался каждый, кто имеет дело с файлами.
Ваш файл слишком велик для отправки или загрузки
Если ваш файл слишком велик для отправки или загрузка на Google Диск занимает вечность, вы можете уменьшить размер файла с помощью инструментов сжатия. Обычно инструменты сжатия поддерживают только файлы PDF, поэтому, если ваш файл не в формате PDF, вы можете сначала преобразовать его в PDF.
Даже если вам удастся загрузить или прикрепить большой файл, имейте в виду, что у получателя может быть плохое подключение к Интернету, и чем больше файл, тем больше времени потребуется для его загрузки. Если вы сжимаете PDF-файл, вы можете быть уверены, что у получателя не возникнет проблем с его открытием.
Еще один трюк — разделить файл, но это работает в тех случаях, когда вам нужен не весь документ, а только определенные его части. Вы можете выбрать нужные страницы и разделить PDF-файл на два или несколько PDF-файлов меньшего размера. Очевидно, что размер файла будет намного меньше.
Вы не можете редактировать отсканированный PDF-файл.
Одной из наиболее распространенных проблем, связанных с управлением документацией, является редактирование отсканированного PDF-файла. Как вы, наверное, знаете, не каждый PDF-конвертер может конвертировать отсканированный PDF-файл, или результатом преобразования является нередактируемый контент в редактируемый формат файла.
Этому есть объяснение. PDF-конвертер должен быть создан с использованием технологии OCR, которая извлекает текст из отсканированных файлов. Итак, в следующий раз, когда вы захотите отредактировать отсканированный PDF-файл, используйте инструмент преобразования PDF, который может конвертировать отсканированные PDF-файлы в Word и другие форматы.
Как редактировать отсканированный бумажный документ
Если у вас есть только бумажный документ и вы хотите сделать его электронную версию, не нужно все перепечатывать вручную. Сфотографируйте бумажный документ или отсканируйте его с помощью сканера. С помощью этого инструмента преобразования PDF, о котором мы упоминали выше, вы можете конвертировать файл отсканированного изображения (фотографию или скан бумажного документа) в Word, Text или Excel.
Единственное условие успешного преобразования — это сфотографировать бумагу на плоской поверхности и без видимого фона.
Теперь вам не нужно терять время на перепечатку текста из статьи, вы можете сделать его электронную версию и вносить изменения в Word или другом текстовом редакторе.
Распечатайте фотографии в высоком качестве
Многие люди, вероятно, думают, что лучше печатать фотографии в исходном формате, то есть в формате файла изображения (JPG). Однако формат файла PDF дает наилучшие результаты печати. В следующий раз, когда вас не устроит распечатанное изображение, сначала сохраните файл JPG в формате PDF, а затем распечатайте его.
Вы хотите объединить содержимое из разных PDF-файлов.
Есть два способа объединить данные из разных файлов. Если ваши файлы находятся в формате PDF, вы можете просто объединить их в один файл. Затем вы можете разделить страницы из объединенного PDF-файла, чтобы избавиться от ненужных.
Если вы имеете дело с редактируемыми файлами, такими как Word или Excel, функции копирования и вставки справятся с этой задачей. Скопируйте текст из файла и вставьте его в другой. Обычно существует три варианта вставки: вставить только значения, вставить без форматирования и вставить с исходным форматированием, но это зависит от используемого вами средства записи.
Теперь, когда вы нашли решения наиболее распространенных проблем в управлении документами, вы можете выполнять свои задачи быстрее. Были ли у вас еще проблемы с документами? Поделитесь с нами в разделе комментариев, и мы с радостью найдем для вас лучшее решение.
