Организоваться: как копировать контакты из одного приложения в другое

Где твои контакты? Имеются ли в них программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), учетная запись электронной почты, ваш телефон или приложение для маркетинга по электронной почте, такое как MailChimp? Ваши списки контактов могут быть разбросаны повсюду. Эй, это случилось. Иногда вам нужно очистить их, объединить или просто скопировать базу данных людей и их контактную информацию из одного места в другое.

По большому счету, существует три способа копирования контактов из одного места в другое.

1. Синхронизация. Во-первых, вы можете синхронизировать свои контакты, что является самым простым вариантом, когда он доступен. В результате у вас есть две базы данных контактов, которые абсолютно одинаковы, всегда и всегда, пока вы не прекратите синхронизировать их.

2. Используйте приложение контактов. На рынке есть несколько приложений и сервисов контактов, таких как Contacts + (ранее Full Contact), которые всасывают контактные данные из различных источников (Facebook, Gmail, LinkedIn), сопоставьте его, а затем выкладывайте обратно туда, куда хотите. С этими приложениями, помните о конфиденциальности ваших и ваших контактов. Вы не хотите добровольно передавать всю свою контактную информацию в приложение, которое только собирается развернуться и продать его.

3. Экспорт / импорт с последующей необязательной синхронизацией новых изменений. Второй способ – сделать массовую передачу контактов. Мы можем назвать это методом экспорта / импорта. Здесь вы загружаете всю свою контактную информацию из одного источника в массовом порядке, а затем загружаете ее в новый источник. Это разовая передача. По желанию, вы можете добавить шаг так, чтобы отныне все новый контактная информация, которую вы создаете или изменяете в первом обновлении базы данных во втором.

Давайте посмотрим на эти варианты, чтобы увидеть, что они влекут за собой.

Синхронизация контактов

Каковы простые примеры того, где и как вы можете синхронизировать контакты? Если вы используете iCloud, вы можете синхронизировать контакты между устройствами iPhone, iPad и Mac. Легко, правда? Может показаться, что это просто вопрос наличия Apple Приложение Контакты на всех ваших устройствах, но на самом деле вы должны включить синхронизацию через iCloud, чтобы он работал. Если вы не включите синхронизацию, информация в ваших приложениях контактов будет отличаться на каждом устройстве.

Этот первый пример использует одно приложение. Вот пример с двумя приложениями. Существует опция синхронизации между MailChimp и Eventbrite, которую вы можете включить, чтобы перенести информацию о ваших посетителях Eventbrite в MailChimp, чтобы вы могли легко создавать для них рекламные кампании. Вы настраиваете его, выбирая группы, которые хотите синхронизировать, и с этого момента, пока вы не отключите его, все выбранные данные будут одинаковыми для двух приложений.

Когда вы хотите синхронизировать контакты, поиск интеграции обычно является единственным лучшим вариантом. Есть множество из них. Например, вы можете интегрировать Outlook и Salesforce для синхронизации контактной информации между этими двумя приложениями и синхронизировать контакты Gmail со многими CRM.

Используйте приложение Контакты

На рынке существует множество приложений для контактов, которые будут извлекать данные из различных источников, сопоставлять и объединять их, и помогут вам разобраться в этом. Если у вас есть контактная информация в нескольких учетных записях электронной почты, LinkedIn, Twitterи другие места, которые вы хотите быстро и легко объединить, приложение контактов сделает именно это. Эти приложения часто синхронизируют полученные данные обратно туда, куда вы хотите. Так, например, если вы извлекаете информацию из iCloud, Google Contacts, LinkedIn и FacebookВы можете синхронизировать все это, например, в Google Contacts и iCloud.

Как уже упоминалось, не забывайте о конфиденциальности при исследовании приложений контактов. PCMag не рассматривал многие из них, и некоторые из них у нас больше не работают. Контакты + – это единственное, что я использовал в той или иной степени, которую я рекомендую, но есть и другие. Прочтите их хотя бы немного, прежде чем довериться им.

Экспорт / Импорт Плюс при желании Синхронизация новых изменений

У вас не всегда есть возможность полностью синхронизировать контакты между двумя системами. В этих случаях загрузите или экспортируйте свои контакты из одного приложения, загрузите их в другое, а затем при необходимости синхронизируйте все будущие изменения от одного к другому.

Точная информация о том, как экспортировать ваши контакты из одного приложения, зависит от того, какое это приложение. Для приложений электронной почты, таких как Gmail и Outlook, экспорт ваших контактов довольно прост. Наиболее актуальным вопросом обычно является тип файла, который вы хотите использовать, CSV или vCard. Итак, давайте обсудим различия, прежде чем пахать вперед.

Что такое файл CSV?

CSV обозначает значения, разделенные запятыми, и это наиболее распространенный формат файла данных адресной книги. Это те же значения, разделенные запятыми, которые вы получаете при экспорте электронной таблицы в файл обработки текста. Каждая строка данных из электронной таблицы преобразуется в строку текста с содержимым ячейки, разделенным запятыми. CSV-файлы удобочитаемы, гибки и легки в том смысле, что размер файла никогда не будет огромным. Так почему бы не использовать его? Что ж, экспорт в CSV может привести к потере данных, включая фотографию ваших контактов, псевдоним, веб-сайт, а иногда и поле «заметки». CSV плохо справляются со специальными символами, поэтому, если у вас есть контактная информация в другом скрипте или вы знаете людей с акцентами в их именах, они пропадут или будут искажены.

Что такое визитная карточка?

vCard – это формат электронной визитки. Это более полный формат экспорта контактной информации, который означает, что результирующий файл, вероятно, будет больше, чем CSV. Экспортированная визитная карточка не теряет столько данных и поддерживает больше (но не все) специальных символов и иностранных алфавитов. Однако при экспорте в vCard вы все равно потеряете псевдонимы, веб-сайты и данные AIM. vCard обычно ассоциируется с приложениями OS X и iOS, хотя Outlook и некоторые другие почтовые программы также работают на Windows может использовать это тоже.

Вернуться к экспорту / импорту и при необходимости синхронизации. Как только вы выясните, какой формат вы хотите использовать, и убедитесь, что он будет работать с любыми приложениями и базами данных, вы можете загрузить свои контакты из одного и загрузить их в другой. Неплохая идея – проверить несколько получающихся контактов, чтобы убедиться, что они работают правильно.

Теперь, когда вы скопировали контакты из одного приложения в другое, хотите ли вы, чтобы новые изменения, которые вы вносите в одно из приложений, автоматически появлялись в другом? Если это так, вам понадобится сторонний инструмент для работы. Некоторые примеры – IFTTT, Zapier и Microsoft Flow. Их иногда все вместе называют инструментами автоматизации.

Инструменты автоматизации могут соединять приложения, которые не обязательно интегрируются самостоятельно. Другими словами, у вас есть приложения A и B, и ни одно из них не создало интеграцию в одно касание с другим. Инструмент автоматизации вступил в действие и создал для вас интеграцию между A и B, и теперь он может помочь вам настроить и управлять потоком данных между этими двумя приложениями.

С помощью инструментов автоматизации вы часто не можете скопировать массу существующей информации из одного приложения в другое так же, как при самостоятельном экспорте / импорте. Есть некоторые хитрые обходные пути, связанные с Google Sheets, но они могут быть неприятными для создания и трудными для понимания. Однако вы можете использовать инструмент автоматизации, чтобы настроить правило так, чтобы все новый изменения в одном приложении копируются в другое, и этот метод я рекомендую.

Например, вы можете настроить правило так, чтобы, когда инструмент автоматизации обнаруживал обновление ваших контактов iCloud, он принимал изменение и копировал его, например, в контакты Google. Или наоборот. Вы можете настроить его среди любых двух приложений, которые поддерживаются вашим инструментом автоматизации.

Настоящий трюк – убедиться, что вы понимаете, что происходит, а что нет, когда вы настраиваете автоматизацию. Вы должны убедиться, что знаете, в каком направлении происходит синхронизация, и есть ли задержка между тем, когда вы вносите изменение, и когда оно появляется во втором приложении.

Нет больше копирования и вставки

Копирование контактных данных между двумя приложениями полностью возможно, и это не означает, что вы снова и снова нажимаете ctrl-c, ctrl-v. У вас есть несколько вариантов, в зависимости от того, что вы хотите сделать, и все они довольно просты.