Следующая статья поможет вам: Как добраться до Inbox Zero в Gmail раз и навсегда
Недавно кто-то прислал мне сообщение в блоге это помогло им избавиться от почтового ящика навсегда.
«На настройку уходит около 15 минут, но это может навсегда изменить вашу работу с электронной почтой», — утверждает автор поста. Андреас Клингер. Мне не терпелось попробовать.
Я не мог быть более доволен результатами. Я добрался до нулевого почтового ящика за один день — и когда это случилось, я чуть не подпрыгнул от волнения со стула.
Лучшая часть? С тех пор я могу довольно легко поддерживать пустой почтовый ящик. Электронные письма не ускользают, как раньше. Я также могу лучше отслеживать все отправленные мной электронные письма, на которые нужно ответить или которые я должен каким-то образом отреагировать.
В принципе, это здорово. И я хочу поделиться этим чудом с вами.
В этом посте я покажу вам, как организовать свой почтовый ящик Gmail в соответствии с методом Клингера, чтобы он был чистым, систематизированным и удобным для навигации, что сделает вас более эффективным, продуктивным и в целом более счастливым человеком. Я также покажу вам, как я адаптировал его систему маркировки для контент-маркетологов.
Вот как это выглядит
Прежде чем мы углубимся в детали, давайте рассмотрим базовую методологию:
- Вы настраиваете несколько почтовых ящиков в Gmail и даете каждому из них имя, например «Требуется действие/ответ» и «Ожидает ответа».
- Ваш общий почтовый ящик будет отображаться слева, а ваши помеченные почтовые ящики (которые Gmail называет «панелями») появятся справа, например:
- Вы знаете эту желтую звездочку, которую вы можете нажать, чтобы пометить электронное письмо как важное? Оказывается, в Gmail можно включить и другие цветные звездочки и значки, например челки (т. е. восклицательные знаки) и вопросительные знаки. Gmail называет эти значки «особыми звездочками». В этой методологии каждая панель представлена отдельной звездочкой.
- Каждый раз, когда вы получаете новое электронное письмо в свой почтовый ящик, вам нужно:
- Ответьте на те, которые вы можете сразу. Для тех, кого вы хотите отслеживать как «Ожидает ответа» или «Делегирован», пометьте соответствующей специальной звездочкой.
- Отметьте электронные письма, с которыми вам нужно разобраться позже, пометив их соответствующей специальной звездочкой.
- Для тех, с которыми вам не нужно иметь дело или которые устарели, либо заархивируйте их без специальных звездочек, либо удалите их полностью.
- В конце концов, Таким образом, ваш почтовый ящик остается пустым, а все остальное находится либо в назначенной ему области, либо в архиве, либо удалено.
Результат? Чистый почтовый ящик, в котором легко ориентироваться и который позволяет без особых усилий сортировать новые электронные письма.
Вот как это настроить в Gmail.
Пошаговое руководство по переходу на нулевой почтовый ящик в Gmail
Шаг 1. Подготовьтесь к новому макету папки «Входящие».
Чтобы весь этот процесс работал, вам нужно избавиться от вкладок «Социальные сети» и «Промоакции». (Профессиональный совет: Если вы беспокоитесь о том, что каждый день будете получать уведомления из социальных сетей и рекламные электронные письма в свой почтовый ящик, воспользуйтесь этой возможностью, чтобы настроить фильтры, чтобы ваши социальные уведомления автоматически архивировались или удалялись, а также массово отказывайтесь от подписки на рекламные электронные письма, которые вы не получаете. читать с помощью такого инструмента, как Развернуть.Me.)
В «Настройках» перейдите на вкладку «Входящие» и выполните следующие действия:
- Измените тип папки «Входящие» на «По умолчанию».
- Отмените выбор всех вкладок (кроме «Основной»).
- Выберите «Без маркеров».
- Выберите «Использовать мои прошлые действия…» или «Не использовать мои действия…» — это не повлияет напрямую на вашу новую систему.
- Выберите «Не переопределять фильтры».
Нажмите «Сохранить изменения», и Gmail автоматически перезагрузится.
Шаг 2: Сделайте плотность отображения вашего почтового ящика компактной.
Щелкните значок шестеренки и выберите «Компактный» в раскрывающемся меню.
Шаг 3: Включите несколько почтовых ящиков.
Щелкните значок шестеренки и выберите «Настройки» в раскрывающемся меню. Перейдите на вкладку «Лаборатория» и включите несколько почтовых ящиков. (Это разные «панели».)
Прокрутите вниз и нажмите «Сохранить изменения».
Шаг 4: Включите правильные специальные звезды.
В «Настройках» перейдите на вкладку «Общие» и прокрутите вниз, пока не увидите раздел с надписью «Звезды». Добавьте звезды, которые вы хотите использовать для представления каждой из ваших панелей.
Как контент-маркетолог я выбрал:
- Желтая челка: для «Требуется действие/ответ»
- Красная челка: для срочных элементов «Требуется действие/ответ»
- Фиолетовый вопросительный знак: для «Ожидает ответа» (чтобы я мог продолжить, если это необходимо)
- Зеленая звезда: для “Писать”
- Голубая звезда: для “Редактировать”
- Оранжевая кайра (двойная стрелка): для «Делегировать», что означает электронные письма, которые я делегировал кому-то другому (чтобы я мог продолжить, если это необходимо)
Не контент-маркетолог? Клингер использует имена панелей «Требуется действие/ответ», «Ожидает ответа», «Делегировано» и «Запланировано» (для запланированных встреч, полетов, билетов на мероприятия, запланированных звонков и всего остального, на что ему может понадобиться быстро сослаться).
Прокрутите вниз и нажмите «Сохранить изменения».
Шаг 5. Настройте фильтры, чтобы письма с вашими особыми звездочками попадали в нужные панели.
В «Настройках» перейдите на вкладку «Несколько почтовых ящиков». Каждая панель представляет собой одну из ваших многочисленных почтовых ящиков (до 5), и вы можете назвать их и упорядочить по своему усмотрению.
Вот что я сделал:
Обратите внимание, как я использовал «ИЛИ», чтобы разные звездочки отображались на одной и той же панели: желтая метка для важных действий и красная метка для срочных действий.
Вот список всех возможных поисковых запросов:
Профессиональный совет: Если вы часто пользуетесь мобильным приложением Gmail, Клингер предлагает использовать желтую звездочку по умолчанию для важных действий, потому что это единственная специальная звездочка, поддерживаемая мобильным приложением.
Пока вы все еще находитесь на вкладке «Несколько почтовых ящиков», сделайте максимальный размер страницы любым, который вам нравится (я делаю 20 разговоров на странице), и расположите панели с правой стороны папки «Входящие».
Нажмите «Сохранить изменения», и вы вернетесь в свой почтовый ящик.
Теперь самое интересное.
Путь к нулевому почтовому ящику
Все, что вы сделали до этого момента, — это настроить себя на получение пустого почтового ящика. Прямо сейчас вы, вероятно, просматриваете сотни, а то и тысячи электронных писем в своем почтовом ящике.
.
Вы дойдете до нуля, но вам нужно позаботиться об этом прямо сейчас. На самом деле это не так сложно. И поверьте мне, это приятно. Вот полезные инструкции Клингера:
Просмотрите первые две или три страницы вашего почтового ящика.
Сделайте одно из трех действий с каждым письмом:
- Отметьте его специальной звездочкой, а затем заархивируйте. Это отправит его на соответствующую панель, удалив его из общего почтового ящика.
- Заархивируйте его, не используя специальную звездочку. Это сохранит электронное письмо, но удалит его с домашней страницы.
- Удали это.
Одна из лучших особенностей специальных звезд (в отличие от ярлыков) заключается в том, что вам не нужно нажимать на сообщение электронной почты или выполнять несколько шагов, чтобы пометить его специальной звездочкой.
Вместо этого просто нажмите на пустую звездочку справа от имени отправителя и продолжайте нажимать, чтобы просмотреть все свои специальные звездочки, пока не найдете нужную.
Это займет несколько секунд, но после этого электронное письмо появится на соответствующей панели. Не забудьте заархивировать электронное письмо после того, как вы пометите его специальной звездочкой, чтобы оно исчезло из общего почтового ящика.
Когда вы просмотрите несколько первых страниц папки «Входящие» и почувствуете, что у вас больше нет важных писем, пришло время для того, что Клингер называет «смелым шагом».
Архивируйте все остальное.
Выберите все свои электронные письма, установив флажок в левом верхнем углу. Подтвердите, что вы действительно имели в виду все эти тысячи писем, а не только текущую страницу.
Затем нажмите «Архивировать».
ПУФ.
Вы пробовали это?
Мы хотели бы услышать ваш опыт в разделе комментариев ниже. И если это сработало для вас, поделитесь своим успехом с помощью этих готовых твитов:
Тысячи электронных писем спустя я только что достиг #inboxzero. Вот как: http://bit.ly/1dxpcJ6
Я сделал это: я добрался до #inboxzero! Вот как: http://bit.ly/1dxpcJ6
Как добраться до #InboxZero в Gmail раз и навсегда: http://bit.ly/1dxpcJ6