Следующая статья поможет вам: Образец повестки дня собрания, который поможет вам проводить продуктивные и эффективные собрания
Неделя без хотя бы одной бессмысленной встречи — это как попасть в Хогвартс. Это была бы мечта, но, к сожалению, этого, вероятно, никогда не произойдет (никогда не переставайте ждать, пока эта сова бросит вам ваше письмо, ребята!)
Бессмысленные встречи наводняют рабочее место. Фактически, по оценкам Atlassian, вы потратите 31 час на непродуктивные встречи каждый месяц. И эти потерянные часы обойдутся американскому бизнесу более чем 37 миллиардов долларов в этом году.
Излишне говорить, что ненужные или неорганизованные встречи сводят с ума. Они тратят впустую время, необходимое вам для выполнения работы — работы, которую вам, возможно, придется закончить в свободное время.
К счастью, есть решение для непродуктивных совещаний — повестки дня. Повестки дня заставляют участников заранее готовиться к собранию, устанавливать четкие ожидания, сохранять концентрацию людей во время собрания и эффективно планировать отведенное время.
Чтобы помочь вам составить повестку дня собрания, которая поможет вам провести продуктивное и эффективное собрание, мы разработали образец повестки дня собрания, основанный на повестке дня собрания, составленной Роджером Шварцем, организационным психологом, консультантом группы руководителей и генеральным директором Роджер Шварц и партнерыиспользует для проведения совещаний своей команды.
Образец повестки дня встречи
| Тема | Подготовка | Состав |
|
1. Каковы текущие проблемы со стратегией подписки по электронной почте в нашем блоге? Время: 15 минут Цель: Анализ Лидер: Клифф |
Прочтите прикрепленную записку, которая включает изображения последних отправленных нами электронных писем, а также данные о нашей подписке на электронную почту и данные о взаимодействии. |
1. Просмотрите данные и выделите ключевые проблемы и выводы, извлеченные из них. Время: 5 минут 2. Обсудите, почему, по вашему мнению, пострадало взаимодействие с электронной почтой Время: 5 минут 3. Спросите команду, почему, по их мнению, пострадало взаимодействие с электронной почтой Время: 5 минут |
|
2. Как нам улучшить стратегию подписки по электронной почте в нашем блоге? Время: 15 минут Цель: мозговой штурм Лидер: Това |
Придумайте три идеи, чтобы повысить вовлеченность блога по электронной почте. |
1. Предложите возможные решения для повышения вовлеченности по электронной почте Время: 5 минут 2. Спросите команду, что они думают о предлагаемых вами решениях. Время: 5 минут 3. Попросите каждого члена команды предложить одно из своих решений. Время: 5 минут |
|
3. Какие следующие шаги мы должны предпринять? Время: 15 минут Цель: Решение Лидер: Карла |
Подумайте, как вы могли бы практически реализовать каждую из своих идей в стратегии подписки по электронной почте в нашем блоге. |
1. Определитесь с предлагаемым решением или несколькими решениями Время: 5 минут 2. Объясните, почему мы собираемся идти именно по этому пути Время: 5 минут 3. Разделите обязанности между каждым членом команды Время: 5 минут |
Как видите, мы разделили нашу программу на три части: тема, подготовка и структура. Вот анализ того, почему моделирование ваших повесток дня собраний, подобное приведенному выше, поможет вам проводить продуктивные и эффективные собрания.
Тема
Когда вы разрабатываете повестку дня встречи, сегментация ее по темам позволит установить четкие ожидания и поможет вам не сбиться с пути во время встречи. Однако, прежде чем вы определитесь с темами, подумайте о том, чтобы спросить участников, что они хотели бы обсудить и почему.
Если кто-то предлагает тему, которая не имеет отношения ко всем присутствующим на собрании, не включайте ее в повестку дня — обсуждение вопроса, представляющего интерес только для небольшой части группы, отвлечет остальных участников и заставить их чувствовать, что они тратят свое время впустую. Но до встречи не забудьте сообщить человеку, предложившему эту тему, точную причину, по которой вы не включили ее в повестку дня.
Формулировка ваших тем в виде вопросов также приведет к продуктивным и эффективным встречам. Это подготовит людей к конкретным темам для обсуждения на собрании и заставит их сосредоточиться на них. Например, для какой темы, по вашему мнению, вы могли бы лучше подготовить и предоставить решение — «Стратегия подписки по электронной почте» или «Какие типы сообщений мы должны отправлять через нашу подписку по электронной почте?»
Кроме того, установка выделенных временных рамок для каждой темы поможет каждому участнику осветить все свои темы, ответить на вопросы, найти решения и утвердить следующие шаги, не теряя слишком много времени.
Наконец, изложение намерения темы прояснит, что необходимо сделать в течение отведенного времени. Это держит участников максимально сосредоточенными на достижении цели и сводит к минимуму количество времени, затрачиваемого на попытки выяснить смысл обсуждения конкретной темы.
Подготовка
Если вы отправите участникам свою повестку дня перед собранием и определите, как они могут лучше всего к ней подготовиться, вы ускорите процесс и подготовите всех к обсуждению своих мыслей, когда собрание начнется. У вас также будут более глубокие и содержательные беседы, потому что никому не нужно будет тратить время на разбор своих первоначальных вопросов по теме, к которой они уже подготовились.
Состав
Структура добавляет конкретный набор шагов к каждой из тем вашей повестки дня, оптимизируя вашу встречу. Назначая определенные темы для обсуждения и выделяя определенные временные рамки для каждой темы, ваши участники будут точно знать, чего ожидать и обсуждать в каждом сегменте вашей встречи.
Совещания не должны быть пустой тратой времени
Непродуктивные или неорганизованные встречи так же полезны для вас, как и прокрастинация в Интернете — это отстой времени. К счастью, примерная повестка дня выше может помочь вам спланировать и организовать продуктивную и эффективную встречу, которая заставит людей чувствовать себя взволнованными, сосредоточенными и готовыми приступить к работе.