Следующая статья поможет вам: Профессиональные советы по написанию электронных писем для эффективного общения
Вы не можете написать профессиональное электронное письмо? В этой статье вы найдете семь эффективных советов и семь фраз, которых следует избегать при профессиональном написании электронных писем.
Электронные письма, особенно формальные, отправляются для начала обсуждения, взаимодействия с клиентами или решения проблем. Следовательно, вы должны хорошо сформулировать их, прежде чем делиться ими со своим клиентом.
Вы должны обратить пристальное внимание на установку правильного тона для вашего сообщения. Это один из самых важных профессиональных советов по написанию электронных писем.
Иногда некоторые фразы становятся излишними, или мы продолжаем их использовать, не зная, верны ли они. Итак, чтобы сэкономить ваше время и убедиться, что вы используете правильные слова и тон при написании электронных писем, мы подготовили удобный список лучших советов и фраз по написанию электронных писем, которых вам следует избегать.
Профессиональные советы по написанию электронных писем
Всегда начинайте со значимой строки темы
Значимая строка темы имеет решающее значение не только для связи с клиентом, но и для того, чтобы сделать ее более эффективной и гарантировать, что ваш клиент откроет электронное письмо.
Тема письма должна быть как можно короче и по существу. Убедитесь, что он точно отражает ваше намерение. Помните, что строка темы может иметь решающее значение, независимо от того, отправляет ли ваш клиент электронные письма прямо в корзину или читает их.
Обращайтесь к клиенту правильно
Важный совет по написанию деловой электронной почты заключается в том, что вы не должны использовать неформальные выражения, такие как «привет» или «как дела». Это нормально, если вы отправляете неформальное электронное письмо другу или коллеге. Для профессионального электронного письма вы можете использовать простое «привет» или «привет».
Пишите коротко и лаконично
Имейте в виду, что клиенты заняты и уже перегружены бесчисленными электронными письмами. У них нет времени читать вашу электронную почту, особенно если она излишне длинная. Следовательно, убедитесь, что ваша электронная почта достигает цели и не ходит вокруг да около. Таким образом, вы уверены, что ответ вашего клиента будет уместным, и он ничего не упустит.
Должен хорошо читать
Помимо длины, убедитесь, что ваше электронное письмо легко читается. Добавляйте достаточно отступов или пробелов между абзацами, чтобы их было легче читать и пролистывать. Не используйте ненужный жаргон; убедитесь, что все важные моменты находятся в начале абзаца, чтобы его было легче читать.
Перечитайте письмо
Часто, когда мы пишем электронные письма между рабочими днями, мы склонны писать их быстро. Таким образом, вполне вероятно, что могут быть орфографические и грамматические ошибки. Эти небольшие ошибки могут привести к тому, что ваш клиент будет иметь более низкое профессиональное мнение о вас. Следовательно, убедитесь, что вы прочитали электронное письмо еще раз, прежде чем нажимать кнопку «Отправить», чтобы избежать таких ошибок.
Не используйте жаргонные слова
В любой деловой электронной почте очень важно, чтобы вы не использовали сленг или смайлики. Кроме того, убедитесь, что вы выбираете простой шрифт с минимальным количеством цветов, если они вообще есть.
Используйте соответствующую подпись
Крайне важно правильно закрыть письмо. Два наиболее подходящих завершения для профессионального электронного письма — это «Спасибо» и «С наилучшими пожеланиями». Также не забудьте добавить свое имя после прикрепления доводчика. В идеале мы рекомендуем настроить автоматическую подпись электронной почты для вашей учетной записи электронной почты, чтобы она автоматически добавлялась ко всем вашим электронным письмам, несмотря ни на что.
Фразы электронной почты, которых следует избегать при общении с клиентами
Электронная почта является одним из самых распространенных способов общения в профессиональных сферах. Большая часть вашего бизнеса зависит от того, как вы общаетесь с различными заинтересованными сторонами в вашей отрасли.
Поэтому соблюдение этикета электронной почты имеет первостепенное значение. Ниже перечислены некоторые фразы электронной почты, которых следует избегать при написании клиентам.
“Вам следует…”
Клиенты любят предложения и альтернативы, а не ультиматумы. Ваша работа заключается в том, чтобы направлять клиента, а не инструктировать его. Вы можете поделиться с ними сотнями творческих идей, но все зависит от того, приемлемы ли они для них.
Например, когда возникают споры о том, использовать ли синий или желтый фон в качестве фона, или когда клиент настаивает на принятии только определенного типа шрифта, к сожалению, вы мало что можете сделать.
Как профессионал по обслуживанию клиентов, вы можете искренне заботиться о своих клиентах, но есть тонкая грань между предложением чего-либо и настойчивостью. Вы наверняка не хотите размыть границы и обидеть своего клиента.
Чтобы ваши предложения больше походили на дружеские советы и чтобы вы не производили впечатление человека, навязывающего клиенту свои идеи, вы можете вместо этого использовать фразу «Я рекомендую».
«Я попробую»
Удалите эту фразу из своего списка. В эпоху беспощадной конкуренции вы не можете позволить себе использовать фразу «я попытаюсь».
Когда вы отвечаете на запросы своих клиентов предложениями вроде «Я постараюсь поделиться исправленной статьей к завтрашнему дню», вы не придерживаетесь поручения клиента и звучите нерешительно.
Замените эту фразу языком, ориентированным на действие, чтобы клиент был уверен в вашей способности выполнить работу в оговоренные сроки.
Если вы находите задачу сложной, вам нужно время для изучения конкретной темы или вам нужна помощь старшего, чтобы выполнить работу, одолжите немного времени у клиента. Ответы по электронной почте, которые вы отправляете своему клиенту, отражают ваш профессионализм и должны быть подробными и точными.
“Быть честным с тобой”
Эта конкретная фраза вызывает у клиента много вопросов: разве вы не честны со всеми? Ты не всегда честен со мной? Почему ты вдруг стал таким честным со мной?
Это разговорная фраза, используемая для высказывания мнений, но ее следует избегать при написании профессионального электронного письма. Если ваш клиент попросил вашего предложения по идее, и вы начинаете со слов «честно говоря, я хотел бы предложить некоторые изменения», это может звучать как резкое замечание. Это может заставить их задуматься, были ли вы честны с ними в другое время.
Таким образом, при написании хорошего электронного письма клиенту, предлагающего изменить его подход к конкретной задаче, использовать эту фразу — большое нет.
Причина проста. Это потому, что они полагаются на ваш опыт, и этой фразой вы оставляете их в недоумении, скрывали ли вы все это время свое честное мнение. Это может помешать им доверять вашим решениям.
“Как я уже говорил”
Нет ничего плохого в том, чтобы упомянуть об этом еще раз. Предположим, вы пишете электронное письмо клиенту, напоминая ему о том, что нужно поделиться одобрением креатива в социальных сетях. Избегайте использования этой фразы, даже если вы пишете электронное письмо с напоминанием в третий раз и вам срочно требуется одобрение. Пусть ваше электронное письмо отражает срочность ситуации, но в вежливой форме.
Ваш клиент может быть главой организации, которая ежедневно получает бесчисленное количество электронных писем, или пекарем, который в одиночку пытается организовать свой бизнес. Бывают случаи, когда клиенты просто просматривают свои электронные письма и могут пропустить ваши. Цель вашего электронного письма — привлечь внимание к общению, а не к тому, что они пропустили ваше письмо ранее.
Использование этой фразы показывает, что вы указываете на их недостаток в том, что они не делятся своевременным одобрением, и это может иметь неприятные последствия. Просто ненавязчивое напоминание имеет большое значение.
«Я хотел обратиться…»
В погоню. «Я хотел связаться» звучит расплывчато и не соответствует цели письма. Получатель знает, что вы хотели связаться с ним, поэтому вы отправили электронное письмо. Чего они не знают, так это цели электронного письма и информации, которую вы пытаетесь передать через него.
Клиенту любопытно узнать, почему вы отправили электронное письмо, но к тому времени, когда они пройдут через наполнители и дойдут до основного текста, они потеряют интерес к вашему электронному письму.
Вместо того, чтобы использовать незначительные и неуместные фразы, сосредоточьтесь на сообщении. Выделите сообщение и его срочность и запросите у них ответ. Не забудьте сделать сообщение героем вашего электронного письма, а не ненужными наполнителями.
“Надеюсь у тебя все хорошо.”
Вы слышали о термине «пустая формальность»? «Надеюсь, у вас все хорошо» или «Надеюсь, у вас все хорошо» в электронном письме изображают именно это.
Эта фраза больше похожа на фарс, потому что и вы, и получатель знаете, что вы не писали им по электронной почте, чтобы узнать об их благополучии. Подобных светских разговоров следует избегать в профессиональном электронном письме, чтобы у получателя не сформировалось негативное представление о вас. Вместо того, чтобы ходить вокруг да около, лучше сразу перейти к делу.
Эта фраза может быть благонамеренной, если вы хотите знать о здоровье вашего клиента в конкретных ситуациях. В других случаях официальное электронное письмо должно передавать только важную информацию, предотвращая нежелательные неформальные разговоры. Официальная электронная почта — не место для такого наверстывания.
«Ммм…»
Непонимания трудно избежать, особенно если вы привыкли использовать его как часть своего повседневного вербального общения. Иногда это отражается и на электронных письмах ваших клиентов.
Также необходимо приложить усилия для того, чтобы при общении с клиентами избегались такие фразы, как «э-э-э», «мммм» и «так…». Эти фразы говорят об отсутствии уверенности в себе и отвлекают в общении.
Ключевые выводы
- Избегайте использования сложных предложений и жаргона, которые вам, возможно, придется объяснять позже.
- Аббревиатуры, такие как PFA, PFB, FYI и IMO, могут быть легко неправильно поняты, так как не все знакомы с ними. Следовательно, избегайте их.
- Фразы-заполнители или слова не служат цели эффективного общения.
- Помните, что беседы с клиентами могут решить или разрушить сделку. Таким образом, не отправляйте нерешительные сообщения, если вы в чем-то не уверены.
- Не инструктируйте своих клиентов что-то делать. Вместо этого поделитесь предложениями, попросив их рассмотреть ваши предложения.
- Выделите призыв к действию в своем электронном письме, а не ходите вокруг да около.
- Помните о словах, которые вы используете при общении с клиентами, потому что они могут иметь длительное влияние.
Заключение
Электронная почта — важнейшая часть профессионального общения. Существуют определенные правила, которым необходимо следовать при написании официальных электронных писем, и отказ от использования неформального языка является одним из наиболее важных советов по написанию электронных писем.
При написании профессионального электронного письма убедитесь, что тема письма ясна и кратка, а основной текст соответствует сути. «Ммм», «Я попытаюсь» и «Ты должен» — это лишь некоторые из многих фраз, которые следует избегать в электронных письмах. Несоблюдение этикета электронной почты может поставить под угрозу ваши отношения с клиентами.
Часто задаваемые вопросы
1. «С уважением» все еще используется?
Нет, если вы все еще не живете в викторианскую эпоху, пожалуйста, перестаньте использовать «Искренне ваш», «Искренне ваш» или «Искренне ваш», чтобы закрыть свое электронное письмо. Раньше эти фразы широко использовались в качестве заключительных заявлений, но в современном динамичном и постоянно развивающемся цифровом мире они звучат излишними. Вместо того, чтобы использовать такие архаичные фразы, рекомендуется подписать фразами, такими как «С наилучшими пожеланиями».
2. Как мне сказать клиенту, что мне нужно время, чтобы ответить на его вопросы?
Будьте внимательны; не теряйте доверие к себе, говоря: «Я не знаю». Вместо этого используйте «Я хочу проконсультироваться с моей командой, прежде чем дать вам ответ». Говоря это, вы покупаете себе немного времени, не рискуя своей репутацией.
3. Можно ли использовать фразу «извините» для извинения за ошибку в общении?
«Извините» — деликатная фраза, которая иногда может выпасть из контекста. Чтобы извиниться за грубую ошибку, вы определенно можете использовать его, но немедленно примите меры по исправлению положения. Если вы не поняли указание или какую-то инструкцию, данную клиентом, лучше использовать такие фразы, как «Могу ли я задать вопрос?» или «Пожалуйста, помогите мне понять…»
4. Какие фразы часто неправильно истолковываются?
Некоторые фразы могут быть неверно истолкованы как пассивно-агрессивные без вашего ведома. Простой язык является ключевым. «Просто напоминание», «Как обсуждалось на нашей последней встрече» и «Можем ли мы вернуться назад» — вот несколько фраз, которые могут быть восприняты как пассивно-агрессивные.
5. Могут ли знаки препинания быть минным полем недоразумений?
Да. Несколько пунктуационных ошибок, которых следует избегать, включают ненужные запятые, слишком много восклицательных знаков, пропущенные запятые и неправильное использование апострофа, среди многих других.