10 лучших инструментов для решения проблем удаленного управления командой

Это прекрасное время для работы менеджером. На подобных сайтах можно найти множество советов о том, как эффективно выполнять свою роль. А развитие Интернета означает, что нам больше не нужно надеяться, что самые лучшие сотрудники работают у нас на заднем дворе. Удаленная работа означает, что вы можете выбирать из глобального резерва талантов, если хотите выполнить эту жизненно важную роль.

И хотя управление удаленной командой — это не то же самое, что работа с коллегами на месте, вам не нужно сильно менять свой стиль, чтобы заставить его работать. На самом деле, просто продолжайте быть замечательным менеджером, которым вы являетесь, и используйте эти инструменты для решения общих проблем удаленных команд.

Коммуникация

Если есть что-то, что жизненно важно для удаленных команд, так это хорошее общение. Удаленные работники, как правило, самостоятельны и автономны. И это здорово – оба этих качества являются замечательными качествами для вашего персонала. Но автономия легко превращается в ситуацию одинокого волка, и это никому не помогает.

Вот почему мы всегда рекомендуем менеджерам удаленных команд уделять много времени размышлениям о коммуникации. Вам понадобится несколько каналов, и вам понадобится четкая политика в отношении того, какие из них следует использовать для чего, чтобы срочные сообщения не оставались непрочитанными.

Один к одному

Для тех деликатных разговоров, которые должны быть конфиденциальными между двумя людьми, Skype это отличный выбор. Он предлагает функцию обмена мгновенными сообщениями наряду с голосовым или видеозвонком. Потому что иногда вам нужно увидеть взгляд другого человека, даже если он находится на другом континенте.

Встречи команд

Если вы используете методологию гибкой разработки и задаетесь вопросом, как справляться с ежедневными встречами, то в вашем списке должны быть такие инструменты, как GoToMeeting и Zoom. Оба предлагают схожие функции для обработки видео- или голосовых конференц-вызовов, но Zoom также имеет некоторые дополнительные функции, такие как пакет для конкретного разработчика.

Если проблемы с часовым поясом не позволяют вам разговаривать лично, вы можете рассмотреть возможность использования приложения для чата, такого как Slack, и объединить его с ботом, таким как Geekbot, чтобы управлять своим стоянием, пока вы спите.

Виртуальный кулер для воды

Возможно, проблема номер один в отношении удаленной работы (ну, если мы проигнорируем эту чушь о людях, которые бездельничают в своих пижамах) заключается в том, что распределенные команды упускают из виду социальную сторону. В отличие от сценария бездельника, этот сценарий имеет под собой некоторую основу, поскольку отсутствие ощущения себя частью команды оказывает огромное влияние на индивидуальное благополучие и производительность команды.

Поэтому важно предоставить вашей команде пространство для простого общения. Делятся шутками, разочарованиями или результатами местной спортивной команды. И за это мы любим Slack. Возможность иметь разные каналы означает, что вы можете использовать один для поддержки по работе, а другой — для обмена информацией.

Планирование

Поскольку сотрудники находятся в разных часовых поясах, организация встречи или просто определение того, подходящее ли сейчас время для отправки сообщения, может потребовать некоторого управления. Хотя мы обычно выступаем за то, чтобы сотрудники соблюдали рабочее время вашей компании, независимо от того, в какой точке мира они находятся, мы понимаем, что это подойдет не всем. Итак, если вам нужен простой инструмент, который поможет вам определить, кто и что может делать, обратите внимание на timeanddate.com.

Управление задачами

Когда ваши сотрудники работают удаленно, как никогда важно знать, кто чем занимается. В то время как в вашем офисе у вас может быть доска, которую можно отмечать по мере выполнения задач, в удаленных командах вам понадобится цифровой эквивалент.

Существует несколько решений. В DistantJob мы используем Trello. Это виртуальная система карточек, которая позволяет нам назначать задачи конкретному персоналу и наблюдать за ходом выполнения работы в нашем рабочем процессе. У вас могут быть отдельные «доски» для разных аспектов вашего проекта, и на каждой доске будут списки. У нас есть список для каждого этапа процесса, и после завершения сотрудники перемещают свои карточки и могут отмечать друг друга, если им нужна помощь.

Еще один популярный инструмент распределения задач в команде — Asana. Он не так интуитивно понятен в использовании, как Trello, но имеет более широкий набор функций. С помощью Asana вы можете, например, создать временную шкалу и увидеть визуальное представление того, куда вы идете. Оба варианта также оснащены мобильным приложением, поэтому сотрудники могут оставаться на связи, даже если они находятся вдали от компьютера.

Контроль версий

Отслеживание того, какая версия документа или фрагмента кода является самой последней, может оказаться кошмаром. С локальными копиями на личных ноутбуках или рабочими копиями в облаке и той версией, которую Боб отправил вам вчера вечером через Skype, легко потерять след. Вот почему программное обеспечение для контроля версий является благом для удаленных менеджеров команд.

Разработка программного обеспечения

Если вы управляете разработчиками, то такой инструмент, как GitHub, поможет вам четко контролировать версии. Если вы этого захотите, он сделает гораздо больше; Существует столько же способов использовать GitHub, сколько существует проектов.

Контроль документов

Если вы хотите следить за документами на целом ряде платформ, то M-Files — это то, что вам нужно. Нет, это не новые приключения Малдера и Скалли, это инструмент управления документами, который позволит вам использовать самую последнюю версию, где бы она ни хранилась.

Собираемся вместе

Как мы уже говорили, для виртуальных команд важно чувствовать себя частью чего-то. Итак, в дополнение ко всем этим инструментам, связанным с работой, также полезно использовать другие инструменты, чтобы объединить ваших людей и позволить им обмениваться опытом. Например:

1. Spotify — позвольте кому-нибудь составить командный плейлист и поделиться им со всеми. Загрузите несколько мотивирующих песен и приступайте к работе. Приятно осознавать, что ты не единственный, кто страдает от одного и того же ушного червя.

2. Quake – или онлайн-игра на ваш выбор. Если вы не можете пойти выпить пива после работы, то почему бы не войти в систему и не устроить виртуальный хаос, чтобы снять стресс и оставить воспоминания.

3. Google Hangouts. Если у кого-то день рождения или праздник, который стоит отмечать (а какой праздник не стоит), настройте себе Google Hangouts и примите участие в виртуальной вечеринке.

Не паникуйте!

Да, для многих менеджеров наличие удаленной команды — это новый опыт, и это может быть непросто. Но мы обещаем вам: мы видели, как многие компании сейчас совершают переход, и все они выходят в результате более продуктивными, независимо от того, какой инструмент они используют. Речь идет не об обучении новым навыкам; речь идет просто о поиске нового способа сделать то же самое. Оставайтесь на связи, и вы на правильном пути.