Понятно: вашему бизнесу необходимо новое программное обеспечение. Простые задачи занимают слишком много времени, а процессы неэффективны. Пришло время принять новую бизнес-систему. Рынок программного обеспечения для бизнеса насыщен и может похвастаться репертуаром систем, предназначенных для всех типов компаний во многих отраслях.
Выбор программного обеспечения для бизнеса может показаться сложной задачей, но это не так. Здесь мы изложим наиболее важные этапы процесса выбора программного обеспечения для бизнеса.
Оценка ваших требований
Прежде всего, компания должна провести внутреннюю оценку. Это решающий этап в выборе программного обеспечения для бизнеса. Изложив свои требования, вы сможете уверенно обратиться к поставщикам и сравнить их предложения программного обеспечения.
Анализируйте свой бизнес
Изучая требования своего бизнеса, вы должны получить глубокое понимание своей типичной деловой практики. Что вам нужно от вашей новой системы?
Не забывайте быть реалистами; имейте в виду, что вы хотите, чтобы ваш бизнес рос, и ваша система должна иметь возможность адаптироваться. Посмотрите на существующие системы: что работает, а что нет? Затем проанализируйте архитектуру вашей компании, принимая во внимание ее будущий рост.
Вовлеките команду
Спросите ключевых сотрудников каждого отдела, что работает, а что нет в их повседневной работе. Это гарантирует, что у вас будет всестороннее представление о вашем бизнесе, что важно для определения функций программного обеспечения.
Затем соберите команду для процесса отбора (обычно из «суперпользователей»); вашей команде необходимо будет прийти к общему консенсусу и помочь определить основные характеристики.
Исследование рынка корпоративного программного обеспечения
После того, как вы собрали свои первоначальные исследования, вы можете использовать шаблон запроса предложений (RFP), который поможет вам расставить приоритеты ваших бизнес-требований и увидеть, как ваши потребности удовлетворяются решениями, представленными на рынке. В этих шаблонах представлены выбранные вами функции и они помогут вам сравнить поставщиков. RFP также поможет вам с составлением бюджета.
Установление бюджета
Вам нужно будет определить реалистичные сроки, определить любую будущую поддержку, которая вам понадобится, и определить, кто будет использовать программное обеспечение. Кроме того, укажите стоимость внедрения, любые лицензии, надстройки и комиссию за транзакции.
Временные рамки
В среднем подбор программного обеспечения может занять до 18 месяцев. Некоторые поставщики обещают внедрение всего за несколько месяцев. Они могут предлагать решения с заранее подготовленными функциями (универсальные): они могут показаться привлекательными, но ваш бизнес уникален, и к нему следует относиться соответственно. Будьте осторожны и скажите себе, что это займет больше времени.
Поддержка системы
Иногда вы попадаете в затруднительное положение и вам понадобится поддержка. Поддержка необходима во время реализации и в последующие годы.
Типичная поддержка со стороны вашего поставщика включает в себя:
Лучше всего предусмотреть в своем бюджете место для поддержки системы.
Затраты на внедрение
Затраты варьируются в зависимости от отрасли, размера и географического положения вашей компании. В зависимости от этих факторов стоимость реализации может варьироваться от сотен тысяч долларов до нескольких миллионов. В затраты на внедрение включены управление базой данных, установка инфраструктуры и текущие расходы.
Дополнения
Программное решение, которое вы выберете, может не удовлетворять всем вашим требованиям, или, возможно, вам нужны некоторые специализированные функции, выходящие за рамки основного типа программного обеспечения, которое вы покупаете. Ваш поставщик программного обеспечения может предложить функциональный модуль в дополнение к вашему решению или заключить соглашения со сторонними поставщиками программного обеспечения о предоставлении дополнительных функций. Обязательно учтите затраты на любые функции, выходящие за рамки стандартного пакета решения.
Операционные издержки
Обязательно включите неизбежные комиссии за транзакции в свой бюджет. Обычно они включают судебные издержки, банковские сборы и расходы на связь.
Работа с поставщиками программного обеспечения
Демонстрации поставщиков
Вам необходимо увидеть свои потенциальные программные решения в действии. Поставщики должны продемонстрировать вам свои решения подробно и лично. Позвольте себе несколько недель, чтобы подготовиться к этому. Включите заинтересованные стороны в демонстрации, предложив им активно участвовать.
Расскажите поставщикам о ключевых функциях, которые вы хотите увидеть в ходе демонстрации; Возможно, вы захотите предоставить поставщикам подробный сценарий, которому нужно следовать, чтобы решение могло справиться с вашими повседневными процессами.
В поисках того самого
Окончательная оценка включает в себя более подробное обсуждение с поставщиками функциональности, цен и других услуг, которые они могут предложить, включая внедрение, поддержку и обслуживание. Также неплохо проверить две или три подходящие рекомендации (они могут быть от текущих клиентов, желательно из вашей отрасли). Нередко связываются с рекомендациями и подробно рассказывают им об их опыте.
Заключительные этапы
Выбор
Пришло время выбрать лучшего поставщика — поставщика, который лучше всего соответствует всем вашим бизнес-требованиям, включая ваш бюджет. Вам нужно систематизировать много информации, и, возможно, вам будет легче принять решение, если вы сможете количественно оценить все свои критерии. Рассмотрите способы оценки качественных и мягких критериев. Вы также можете использовать систему поддержки принятия решений, консультанта по выбору программного обеспечения или другие инструменты, которые помогут вам взвесить ваши требования, приоритеты, бюджет и другие соображения.
Переговоры
Большинство предприятий совершают ошибку, соглашаясь на цену, которую им предлагают, хотя на самом деле большинство поставщиков открыты для переговоров. Чтобы подготовиться к переговорам, вам следует выяснить, какие переменные важно вынести на обсуждение. Сюда входит внедрение, текущая поддержка, а также затраты на лицензирование или подписку.
Выполнение
Поставщик программного обеспечения может взять на себя реализацию вашего решения, но часто его называют сторонним специалистом по внедрению. Вам также придется выделить ресурсы внутри вашей организации, особенно персонал информационных технологий (ИТ), для управления этим этапом и подготовки любых данных или систем к миграции или интеграции. На этом этапе вам также следует рассмотреть ресурсы для управления изменениями и обучения пользователей.
Воспользуйтесь преимуществами корпоративного программного обеспечения
Вы сделали это — вы провели внутренний анализ своего бизнеса, обнаружили нужные вам функции, собрали команду победителей, сравнили поставщиков и заключили выгодную сделку. Следующими шагами будут подготовка и внедрение вашего программного обеспечения.
Вскоре вы откроете для себя все преимущества корпоративного программного решения, и ваш бизнес будет процветать.