Следующая статья поможет вам: 5 лучших шаблонов и примеров повестки дня встреч
Вернуться в блог
Невежественные участники и докладчики, отклоняющиеся от основной темы, делают деловую встречу невыносимой для посещения. Такие встречи не только являются пустой тратой времени, но и отнимают у вас энергию, портя остаток рабочего времени.
Идеальным решением для таких командных встреч является составление повестки дня собрания. В сочетании с лучшими приложениями для повышения производительности программы встреч могут не только помочь поддерживать обсуждение в нужном направлении, но и уберечь вас от многих непродуктивных часов.
Точно так же, как автоматизация рабочих процессов оптимизирует задачи внутри рабочего процесса, повестка дня собрания группы оптимизирует все элементы обсуждения, давая участникам четкие ожидания относительно того, что необходимо выполнить до, во время и после собрания.
В этом блоге мы рассмотрим, что это такое, и узнаем ключевые шаги, необходимые для его создания. Наряду с этим мы также рассмотрим некоторые шаблоны и примеры повесток дня встреч.
Зачем нужна повестка дня для каждой встречи?
Случалось ли с вами, что вы присоединялись к встрече, чтобы обсудить какие-то важные, конкретные для бизнеса темы, но обнаруживали, что встреча отклонилась в сторону несущественных дискуссий? Неважно, если ты
Что ж, по этой и многим другим причинам вам нужна повестка дня для каждого собрания команды.
- Сокращает потраченное время и ресурсы
- Позволяет другим докладчикам подготовиться
- Поощряет участие
- Держит вас на правильном пути
- Обеспечивает освещение важных тем
С помощью повестки дня каждый будет иметь четкое представление о том, чего ожидать от встречи и что он упустит, если опоздает. Это обеспечит лучшее взаимопонимание между членами команды и сократит потери времени, поскольку другим не придется вводить в курс дела.
Еще одним преимуществом наличия повестки дня собрания является возможность заранее подготовить докладчиков. Если вы пригласили гостей на встречу, повестка дня будет полезной, не говоря уже о вежливости.
Каждое собрание, имеющее четкий план, позволяет сотрудникам говорить и участвовать более свободно. Это также позволяет участникам включать вопросы по различным темам, упомянутым в повестке дня.
Возможно, самым важным преимуществом наличия повестки дня является то, что она позволяет поддерживать дискуссию в нужном направлении. Когда перед вами лежат темы для обсуждения в качестве справочного материала, становится довольно легко сосредоточиться и не тратить зря время.
Убедившись, что все важные темы затронуты, вы можете сократить необходимость проведения регулярных встреч. Это также гарантирует, что вы получите максимальную пользу от каждой встречи. Хотя каждая деловая встреча важна, она отнимает много часов, которые в противном случае можно было бы потратить на работу. Наличие повестки дня гарантирует, что вы осветите как можно больше тем за одну встречу.
Как написать повестку дня собрания?
Теперь, когда мы изучили некоторые ключевые преимущества наличия повестки дня собрания, мы поймем, как составлять эффективную повестку дня.
Вот пять простых шагов, которым вы можете следовать, чтобы составить идеальную повестку дня встречи:
- Установите тип встречи
- Обозначьте цель встречи
- Определите конкретные темы встреч
- Выделите время для обсуждения каждой темы
- Включите список необходимых документов
Крайне важно проинформировать свою команду о типе встречи, которую они будут посещать, чтобы избежать путаницы. Чтобы они не были застигнуты врасплох, укажите тип встречи в повестке дня.
Четко указав цель встречи, члены вашей команды получают предупреждение и принесут с собой на встречу всю необходимую информацию, отчеты или документы.
После того, как вы определились с целью встречи, следующим логическим шагом будет составление списка тем, которые вы хотите обсудить со своей командой. Ключевым моментом здесь является выбор тем, которые актуальны для всех членов команды, чтобы сделать обсуждение более интересным.
Время стоит дорого. Поэтому обязательно разделите время встречи между всеми темами. Таким образом, вы обеспечите эффективное использование времени.
Возможно, лучший способ сделать вашу встречу наиболее продуктивной — это поделиться всеми проектными документами до встречи. Это создаст правильный контекст для каждого посетителя или участника, что позволит им лучше участвовать в обсуждении.
Шаблоны повестки дня совещаний
Чтобы еще больше упростить задачу, мы добавили несколько часто используемых шаблонов повесток дня собраний, которые вы можете использовать в любое время. Просто прокрутите вниз и выберите шаблон, который вы предпочитаете для своей встречи.
Шаблон 1 – Пример повестки дня корпоративного собрания
Шаблон 2 – Пример повестки дня заседания комитета
Шаблон 3 – Пример повестки дня короткого совещания
Шаблон 4 – Пример базовой повестки дня собрания
Шаблон 5 – Пример базовой повестки дня собрания
Подведение итогов
Никогда больше не проводите еще одну непродуктивную встречу. Используйте программы собраний, чтобы с легкостью организовывать, планировать и управлять своими собраниями. Когда вы сможете лучше сотрудничать, ваша команда сможет больше сосредоточиться на повышении своей производительности. С помощью одного из лучших программ для автоматизации рабочих процессов, такого как Appy Pie Connect, управлять собраниями и задачами стало намного проще, чем раньше!
Connect позволяет планировать встречи, автоматически интегрировать несколько приложений, управлять задачами и делать многое другое. Именно поэтому мы предлагаем вам начать прямо сейчас!
