Следующая статья поможет вам: 5 советов о том, как сдавать вовремя, не переусердствовать и недопоставить
Оглавление
- Как доставить вовремя и не переусердствовать
- Ключевые выводы
- Заключение
- Часто задаваемые вопросы
Чрезмерное обязательство и недостаточное выполнение — одни из самых простых и быстрых способов подорвать доверие. Доверие может создать или разрушить компанию. Поэтому важно прилагать постоянные усилия для продвижения и защиты ваших доверительных отношений. Это нелегко, мы знаем. Мы все из лучших побуждений, когда дело доходит до завершения задачи вовремя. Но даже лучшие из нас могут потерпеть неудачу, если не будем управлять временем, будем тянуть время и обвинять внешние обстоятельства. Своевременная доставка оказывает огромное влияние на доверие к вам.
Чрезмерная приверженность возникает, когда вы берете на себя больше задач, личных планов и обязанностей, чем у вас есть доступных часов в день. Вот некоторые из возможных основных причин того, что перегружены и недоделаны.
- Стремление быть полезным, любезным и добрым
- Предрасположенность помогать и решать проблемы
- Нет четких правил для принятия решения о том, какие задачи принимать, а какие отклонять.
- Неспособность определить приоритеты и установить свои ограничения.
- Сотрудничество с людьми, которые выдвигают неоспоримые требования
- Неспособность сказать «нет» или пересмотреть обязательства
Вы должны понимать, что вам нужно взять на себя меньше задач, чтобы быть более продуктивным. Это понимание позволяет вам решать, что вы будете и чего не будете делать, уделять больше времени тому, что наиболее необходимо, чувствовать себя хорошо, когда вы делаете и не делаете, и в то же время иметь время, чтобы расслабиться и получить удовольствие. Вот некоторые отличные карьерные советы на как доставить вовремя.
Как выполнить работу вовремя и не переусердствовать: 5 советов
1. Составьте список дел
Ведите список дел, чтобы быстро и эффективно управлять своей рабочей нагрузкой. Ваш ежедневный список дел служит текущим дневником и предоставляет вам обзор вашей повседневной работы с указанными сроками. Запишите все задачи, которые вы надеетесь выполнить за день, в свой список дел. Включите свой рабочий график, семейные мероприятия, заботу о себе и общественные мероприятия.
Возьмите свой календарь, чтобы организовать все свои обязательства на одной странице. Продвигаясь вниз по списку, выберите, какие задачи вы выполните, от каких откажетесь, а какие обсудите заново. Имейте в виду, что у вас есть ограничения по времени. Таким образом, вы сможете точно установить, что вам нужно делать, чтобы получить сбалансированную жизнь, которая позволит вам сосредоточиться на самом важном. Убедитесь, что ваши обязательства сбалансированы — работа, развлечения, здоровье, рост, работа с общественностью и так далее.
Прежде чем браться за дополнительное задание, убедитесь, что у вас есть четкое представление о том, что от вас ожидается и сколько времени вам потребуется на это посвятить. Попросите несколько минут, если не часов, просмотреть свое расписание и вернуться к ним. Это гарантирует, что вы будете принимать наилучшие решения о том, как использовать свое время.
2. Переоцените время, которое вам нужно
Когда мы беремся за что-то с крайним сроком, мы обычно учитываем, сколько времени потребуется, чтобы закончить. Однако мы редко учитываем непредвиденные отвлекающие факторы, чрезвычайные ситуации и другие потери времени, которые, несомненно, возникают. Когда другие что-то просят, они редко думают, сколько вашего времени и труда это потребует. Используйте это в своих интересах и просто удвойте свои оценки времени.
Вы уложились в срок, если в конечном итоге вам потребуется каждая минута из удвоенного количества времени, которое вы выделили. Если вам не нужна каждая минута, вы закончили проект раньше, чем ожидалось, и ваш заказчик это оценит. Недостаточное обещание и чрезмерная поставка означает делать немного больше, чем указано, и делать все возможное, чтобы угодить клиентам.
3. Расставьте приоритеты для своих задач
Согласно исследованию двух профессоров бизнес-школ, люди переусердствуют, потому что ожидают, что в будущем у них будет больше времени, чем сейчас. Однако, поскольку завтра становится сегодня, кажется, что всегда слишком мало времени и слишком много дел. Один из самых важных навыков, которому нужно научиться, — это тщательный выбор видов деятельности, которые имеют потенциал. Работать с загруженным графиком сложно.
Расстановка приоритетов и разумное распределение времени — важные навыки для достижения личных и профессиональных целей. Разделите работу на выполнимые мини-задачи. Вы можете расставить приоритеты и назначить временные интервалы для каждого из них. Взяв под контроль свое время и расписание, вы повысите производительность, улучшите качество жизни и заработаете репутацию, которой сможете гордиться.
4. Научитесь говорить нет
Прежде чем ответить утвердительно, подумайте о последствиях. Классифицируйте запросы как «да, может быть» или «твердое нет». Когда ваш график уже загружен, говорить «нет» не только приемлемо, но и необходимо. Чувствуйте себя комфортно, устанавливая ограничения для себя. Сказать «нет» и вежливо отклонить заманчивые предложения послужит вам гораздо лучше, чем взяться за проект, уйти и разочаровать людей.
Сказать «нет» не всегда означает отвергнуть плохие идеи или абсурдные просьбы. Чтобы получить преимущество перед чрезмерными обязательствами, вам придется сказать «нет» тому, что вы действительно хотите делать. Возьмите на себя ответственность за свою работу и избегайте стресса и напряжения при выполнении невыполнимой задачи.
Если вы не смогли получить достаточно четкий ответ даже после рассмотрения последствий просьбы, можно сказать «может быть», чтобы выиграть себе немного времени. Ничего страшного, если у вас нет всех необходимых знаний, чтобы сразу принять взвешенное решение. Суть в том, что вы не можете выполнить все задачи. Вы должны потратить некоторое время, чтобы отличить хорошие запросы от невыполнимых.
5. Пересмотрите по мере необходимости
Вы можете легко передать своих клиентов напрямую своим конкурентам из-за плохого планирования или отсутствия суждения, а также из-за невыполнения обещаний. Никто не захочет иметь с вами дело, если ваша плохая репутация превосходит качество вашей работы. В результате вы должны строить свою репутацию на сервисе выше среднего, непоколебимом доверии и всегда доставлять вовремя.
Иногда возникают новые задачи, которые требуют вашего немедленного внимания. Вместо того, чтобы перегружать себя, вы должны пересмотреть и пересмотреть свои существующие обязательства. Если вы не можете доставить вовремя, не можете уложиться в согласованные сроки или вынуждены нарушить свое слово, возьмите на себя ответственность за обстоятельства.
Как можно скорее свяжитесь с заказчиком, объясните причину задержки и сообщите обновленную дату завершения, к которой вы можете обоснованно ожидать завершения работы. Не выбирайте произвольную дату и рискуйте ошибиться во второй раз, так как это может привести к потере всего бизнеса.
Ключевые выводы
- Выполнение взятых на себя обязательств важно, если вы хотите сохранить доверие своих клиентов и расширить свой бизнес.
- Следите за всеми обязательствами, задачами, идеями и проектами в вашей повестке дня.
- Эффективно управляйте всеми задачами, составляя график и используя свои переговорные способности для выполнения взятых на себя обязательств.
- Сократите свой список дел до мини-задач и начните двигаться к завершению.
- Вместо того, чтобы сразу браться за дело, потратьте несколько минут на просмотр своего расписания и списков задач.
- Если вы не можете выполнить задачу в течение определенного периода или к определенной дате, честно признайтесь в этом.
- Будьте реалистичны в своих сроках, чтобы вы могли каждый раз меньше обещать и делать больше.
Заключение
Когда вы беретесь за проекты, которые вам непосильны, или не прикладываете необходимых усилий, вы переусердствуете и создаете ложные ожидания. Вскоре вас сочтут ненадежным и лишат повышения, возможностей и продвижения по службе. На то, чтобы завоевать доверие, могут уйти годы, но достаточно одного или двух недовольных клиентов, чтобы все рухнуло. Освободитесь от этого цикла, взяв на себя достижимые обязательства. Вы почувствуете себя лучше, если воспользуетесь этими пятью советами по карьерному росту, чтобы перестать брать на себя чрезмерные обязательства. Вы также приобретете репутацию человека искреннего, честного, надежного и заслуживающего доверия, что приведет к вашему росту и успеху в карьере.
Часто задаваемые вопросы
1. Как можно чрезмерная приверженность и недопоставка предотвратить?
1. Отказывайтесь от некоторых входящих задач, если это оказывает на вас дополнительное давление.
2. Не стройте планов в последнюю минуту.
3. Изучите свое расписание и доступное время перед совершением.
2. Каковы признаки чрезмерной приверженности?
1. Ваш список дел значительно вырос.
2. Вы не можете вспомнить, когда в последний раз говорили «нет».
3. Ваш уровень обслуживания резко упал.
3. Как реагировать, если у клиента невыполнимый запрос?
Честность и сообщение клиенту о том, что данный срок нереалистичен, свидетельствует о том, что вы привержены качественной работе и понимаете, сколько времени потребуется для ее достижения.
4. Как выполнить все перечисленные задачи?
Вносите события и крайние сроки в календарь, составляйте списки дел и планируйте дела. Планирование и организованность позволяют поддерживать продуктивность, избегая давления и стресса.
5. Как определить подходящий для вас уровень приверженности?
Установка лимитов обязательств для себя упрощает отклонение запроса или пересмотр предыдущих обязательств.
6. Какой должна быть ваша первая реакция на любую новую работу?
Вместо того, чтобы давать им «да» прямо сейчас, желательно не торопиться, чтобы принять решение. Ведение планировщика для всех ваших обязательств может помочь вам в принятии решения.
