5 способов более эффективно проводить международные встречи

Следующая статья поможет вам: 5 способов более эффективно проводить международные встречи

Глобальные команды привносят взгляды из разных культур и мировоззрений, но они также приносят очевидные проблемы: разные часовые пояса, языковые барьеры, различия в социальных нормах и стилях общения.

Это общие проблемы практически для любой глобальной команды, поэтому важно проявлять сочувствие и учитывать, как ваши коллеги по всему миру могут сталкиваться с определенной проблемой — и как они могут не иметь тех же ресурсов, что и вы.

Хотя это легче сказать, чем сделать.

Одной из самых больших проблем для глобальных команд является проведение эффективных совещаний. В частности, как вы можете последовательно и эффективно собрать всех вместе, обсудить действия и установить взаимопонимание, когда все так далеко друг от друга.

Читайте дальше, чтобы узнать о некоторых из наших лучших советов, как бегать больше эффективные встречи с вашими коллегами по всему миру.

5 способов более эффективно проводить международные встречи

1. Учитывайте часовой пояс каждой команды

Попытка запланировать встречу в нескольких часовых поясах сложна, но исключение членов команды из других регионов из-за конфликта в расписании никогда не является решением.

Один из способов приблизиться к этому — разослать быстрый опрос, чтобы выяснить временные предпочтения каждой команды. Вы можете обнаружить, что ваша команда в Сингапуре предпочитает звонить позже в тот же день, тогда как ваша команда в Ирландии любит встречаться в начале дня. Вовлечение каждого региона в планирование поможет вам убедиться, что ваша встреча состоится в наилучшее время для всех сторон.

Если нет удобного времени, подходящего для каждой команды, попробуйте чередовать время встреч, чтобы каждая команда могла проводить встречи каждые несколько встреч. Если вам нужен инструмент планировщика собраний, который может выбрать оптимальное время собрания для всех ваших глобальных команд, попробуйте использовать Время и дата.

2. Используйте технологии в своих интересах

Одна из самых больших проблем для удаленных команд заключается в том, как разница в часовых поясах может снизить производительность.

Например, если вы живете в Нью-Йорке и отправляете сообщение в блоге коллеге в Дублине для редактирования, они на самом деле опережают вас на пять часов и, скорее всего, перестанут работать к тому времени, когда вы отправите им свое сообщение.

Подобные задержки в часовых поясах могут привести к тому, что простые проекты будут занимать в три или четыре раза больше времени, чем обычно. Но если вы используете перечисленные ниже технологии, ваша глобальная команда может быть гибкой и эффективной.

Программное обеспечение для обмена мгновенными сообщениями

Слабый или Skype

Приложения для обмена мгновенными сообщениями — отличный способ общаться с вашей командой. Вы можете использовать их для разовых запросов и даже для ежедневного стеба.

Slack, самое популярное программное обеспечение для совместной работы в команде, является наиболее широко используемым приложением для обмена мгновенными сообщениями по одной причине — оно позволяет вам видеть, в каком часовом поясе находятся ваши коллеги, обновлять свой статус и отслеживать групповые беседы.

Программное обеспечение для видеоконференций

Увеличить

Находитесь ли вы на другом конце мира или всего в 10 милях друг от друга, вы всегда можете общаться со своими товарищами по команде через видеочат. Видеочат позволяет глобальным командам облегчать отношения и работать напрямую с другими людьми, которые не живут в одном офисе.

Но не забудьте сообщить, что встреча будет включать видео, чтобы вы не застали удаленного сотрудника врасплох. Еще одна идея видеочата, которую может реализовать ваша глобальная команда, — установить монитор, который транслирует прямую трансляцию другой команды в другом месте, на стену вашего офиса. Видя, как ваши международные товарищи по команде сталкиваются каждый день, ваша глобальная команда будет чувствовать себя более связанной друг с другом.

Умная конференц-камера

Встреча совы

Лучший способ заставить товарищей по команде чувствовать себя связанными во время командных собраний — это запечатлеть как можно больше человеческого фактора, например выражения лица и язык тела.

Эти маленькие, но важные детали укрепляют общение и делают общение более естественным, даже если вы находитесь на другом конце света.

Сегодня интеллектуальные камеры для конференц-связи с углом обзора 360° отлично справляются со своей работой, фиксируя все, что происходит на обоих концах, поэтому все чувствуют себя более связанными друг с другом.

Общие документы

Гугл Диск

Совместное редактирование в режиме реального времени на Google Диске устраняет множество дискуссий, когда вы работаете над проектами с вашей международной командой. Функция редактирования также является одним из лучших инструментов для совместной работы над контентом и просмотра изменений, предложенных вашими товарищами по команде.

Программное обеспечение для управления проектами

Трелло или Базовый лагерь

Несмотря на то, что управление проектами является ядром всех контент- и продуктовых команд, любой тип команды может использовать программное обеспечение для управления проектами. Такие инструменты, как Trello, помогут вашей глобальной команде двигаться быстро, сохраняя при этом гибкость, позволяя любому в любой момент воспользоваться инструментом и узнать о последних изменениях во всех ваших проектах.

Календарь

Календарь Google

Общие календари позволяют вашей команде видеть, что происходит с каждым сотрудником, командой и офисом. Знание конкретного календаря каждой команды также позволяет узнать, есть ли в другом месте национальный праздник или член команды отсутствует на работе, без необходимости спрашивать их.

3. Развивайте свою культурную компетентность

первый шаг к развитию вашей культурной компетентности является осведомленность. Знание собственного восприятия, культуры, происхождения и предубеждений необходимо для понимания того, как вы относитесь к другим культурам. Чтобы усилить свою осознанность, начните заниматься самоанализом и попытайтесь понять, как ваше воспитание и культура сформировали линзу, через которую вы смотрите на мир.

Вы также должны попытаться узнать больше о других культурах. Назначьте время с членом команды из другой части мира, чтобы просто познакомиться с ним и узнать об его культуре. Если у вас есть время, подумайте о поездке в конкретное место каждой команды, чтобы узнать об их образе жизни. Кроме того, вы можете читать книги, написанные авторами той же культуры, что и ваши товарищи по команде.

Изучая нюансы разных культур, вы также должны учитывать другие вещи, например, как каждая из ваших команд воспринимает время отпуска, удаленную работу и профессиональное общение.

Согласно опрос Исследование, проведенное Owl Labs в этом году и посвященное тому, как американцы и европейцы воспринимают политику отпусков и чувство вины за отпуск, показало, что американские рабочие берут в среднем 15 дней отпуска в год, в то время как европейские рабочие берут в среднем 22 дня отпуска. Американцы также на 50% чаще чувствуют себя виноватыми, когда отправляются в отпуск, чем европейцы.

Несмотря на то, что американцы и европейцы находятся прямо напротив друг друга, между их восприятием работы и отдыха все же есть большие различия. И если вы приложите согласованные усилия, чтобы понять, как разные культуры и регионы думают об этих важных темах, вы сможете сформировать тон и подход к общению и стать лучшим товарищем по команде.

Кроме того, погружаясь в другие культуры и оставаясь скромным в отношении своей собственной, вы не только сможете лучше работать со своими товарищами по команде, но и будете расти и развиваться как личность.

4. Занимайтесь сплочением команды

Глобальные команды нуждаются в командных связях так же, как и команды из одного региона. Когда ваша команда чувствует себя связанной, они могут лучше работать вместе. Даже если ваша команда разбросана по всему миру, вы все равно можете продвигать межкомандные и межконтинентальные связи через Интернет. Вот несколько забавных и эффективных стратегий цифровой связи, которые вы можете использовать уже сегодня:

1. Настройте виртуальные кофейные чаты с членами команды из каждого офиса.
2. Поощряйте использование Слабый или другие платформы обмена сообщениями для ежедневного общения.
3. Попросите каждый офис выбрать день, когда они могут поделиться своей культурой с остальной командой, когда вы можете сделать следующее:
• Закажите ланчи, характерные для каждой команды, в каждом офисе и настройте виртуальную встречу во время завтрака, обеда или ужина, в зависимости от часового пояса каждой команды.
• Выберите представителя офиса, который расскажет о своей культуре в этот день, чтобы сделать короткую презентацию о своей культуре.
• Вы можете организовать эти виртуальные мероприятия во время праздников, таких как День Благодарения, Холи, День подарков или День Святого Патрика.
4. Если члены международной команды могут приехать к вам в офис, убедитесь, что вы устроили веселые и увлекательные мероприятия по сплочению команды, такие как квесты или охота за мусором.

Сплочение глобальной команды не должно быть сложным. Все, что вам нужно делать как глобальному менеджеру команды, — это поощрять свою команду к общению с другими офисами, просить их помочь с проблемами других команд и думать о всей команде как о единой группе.

5. Спросите свою команду, каковы их предпочтения

Работа с глобальными командами означает, что вам приходится иметь дело с множеством различных мнений и ценностей. Если вы попытаетесь предположить, что думает каждая команда, не получив их отзывов, у вас никогда не будет продуктивных международных встреч и вы не сможете построить доверительные отношения со своей глобальной командой.

Если вы создаете глобальную команду, присоединяетесь к ней или управляете ею и хотите узнать предпочтения членов вашей команды, попробуйте отправить им анонимный опрос с такими вопросами, как:

• Какой стиль общения предпочитаете?
• Есть ли какие-либо праздники или местные события, о которых мы должны знать и добавить в календарь команды?
• Какие программы вы используете?
• В какое время вы предпочитаете проводить собрания команды?
• В какое время вы предпочитаете индивидуальные встречи?
• С какими трудностями, если таковые возникали, вы сталкивались, работая в глобальной команде?

Прямой вопрос членов вашей команды об их предпочтениях — лучший способ улучшить командные связи и сотрудничество. Чтобы собрать эту информацию, попробуйте использовать такой инструмент, как TINYpulse, Обезьяна-опросникили Гугл формы. После этого поделитесь данными со своей командой, чтобы они могли понять, как все относятся к одним и тем же проблемам. Просто убедитесь, что ответы анонимны, так вы получите честные ответы.

Создайте глобальную команду, которая действительно может сотрудничать друг с другом

Разнообразные команды – это самые успешные типы команд. Но они также более сложны в управлении. К счастью, эти практические советы по проведению более эффективных международных совещаний помогут вам улучшить сотрудничество и культуру вашей глобальной команды.