Как бы садистски это ни звучало, в последнее время я уделяю очень много внимания теме электронной почты. И, учитывая, какой ограниченный запас энергии у этого старичка в наши дни, это действительно о чем-то говорит.
Часть нудлинга была связана с моим текущим исследованием информационных бюллетеней по электронной почте, как с моими собственными еженедельными усилиями, так и с множеством других публикаций по электронной почте, которые я переваривал в последнее время (ням). В наши дни мой почтовый ящик становится больше, чем просто место для сообщений.
Но помимо этого у меня есть ненасытное желание бесконечно совершенствовать свои личные технические настройки в погоне за оптимальной эффективностью. Независимо от того, провожу ли я 10 минут в день или 10 часов в неделю в своем почтовом ящике, я хочу, чтобы каждая секунда была на счету — и от начала до конца я хочу, чтобы все было максимально эффективно и без проблем.
Вот почему я экспериментировал с бесчисленным количеством почтовых приложений и конфигураций на протяжении многих лет — и именно поэтому в последнее время, в частности, я посвящал так много своих нейронных колебаний сопоставлению Gmail и Inbox, двух вариантов интерфейса электронной почты Google.
Видите ли, в последние несколько лет я в основном полагался на Inbox, но с недавними улучшениями Google в Gmail в сочетании с уменьшающимся (хотя и не полностью исключенным) акцентом компании на Inbox, я задавался вопросом, не пора ли добавить полотенце и вернуться к Gmail. Поэтому я провел последние несколько недель, переключаясь между двумя приложениями, как на настольном компьютере, так и на мобильном устройстве. И через месяц стало ясно одно: как бы я ни старался, я еще не готов отказаться от Inbox — по восьми очень конкретным причинам.
1. Доставка пакетов по времени
Одним из основных компонентов Inbox является его способность разумно сортировать входящие сообщения по пакетам — таким категориям, как «Покупки», «Финансы», «Социальные сети», «Обновления» и «Низкий приоритет». По умолчанию все эти пакеты отображаются свернутыми в вашем основном представлении «Входящие», но вот ключ для меня: вы можете настроить любой из них так, чтобы он оставался, а затем отображался только один раз в день или даже только один раз в неделю.
Это означает, что не очень важные вещи, которые бесконечно заполняют мой почтовый ящик и либо накапливаются в неуправляемом беспорядке, либо заставляют меня продолжать поглядывать и смахивать прочь, остаются вне моего поля зрения большую часть времени, а затем появляются в одном кластере, в одном месте. время, когда я могу справиться с этим эффективно, все сразу. (И да, в Gmail есть смутно похожая система категоризации, но она далеко не такая мощная или настраиваемая, и в ней отсутствует эта важная система доставки, основанная на времени, которая удерживает все менее важные вещи от ваших волос в течение дня.)
младший Больше всего на свете это действительно изменило то, как я думаю — или, если быть более точным, часто думаю — о своем почтовом ящике. Интеллектуальная сортировка и меньшее количество прерываний — мощная комбинация и ключевая часть того, что позволило мне поддерживать это неуловимое состояние «нулевого почтового ящика» и не чувствовать, что электронная почта захватывает мою жизнь.
2. Простое подметание
В рамках своей системы пакетов Inbox дает мне возможность удалить целую группу сообщений одним нажатием. Я не могу сказать вам, насколько это здорово экономит время: это означает, что я могу просмотреть все, скажем, в моем пакете обновлений, когда он появляется один раз каждое утро, увидеть, что ни одно из них не требует никаких действий, а затем нажать один значок, чтобы отправить все сразу. Это может показаться мелочью, но необходимость либо вручную смахивать каждое сообщение в категории, либо вручную проверять каждое, а затем нажимать кнопку «Архивировать» — как я делал последние несколько недель с Gmail — кажется архаичным по сравнению с этим. особенно когда речь идет о дюжине или более сообщений.
У системы очистки Inbox есть еще один штрих, который делает ее бесценной: скажем, у меня есть 15 сообщений в пачке. Одно из них я хочу сохранить; остальные 14 — нерелевантный шум. Я могу выбрать одно важное сообщение и прикрепить его к моему почтовому ящику, удалить все — и сообщение, которое я хочу, останется, а остальные будут заархивированы.
младший Это небольшое прикосновение имеет большое значение в моих непрекращающихся усилиях держать под контролем свой почтовый ящик.
3. Интеграция универсальной системы напоминаний Google
Это огромно: Inbox легко интегрируется с системой напоминаний Google — вы знаете, вещь, которая позволяет вам сказать или ввести «напомнить мне …» в Google Assistant или любом окне поиска Google (в том числе в адресной строке Chrome) на любом устройство. Он также связан с напоминаниями в Google Keep, где я храню всевозможные заметки и информацию.
По сути, это превращает Inbox в универсальный список задач и персональный органайзер: любое напоминание, которое я где-либо устанавливаю, отображается как элемент в папке «Входящие», и я могу отметить его, как только оно будет выполнено. (Тем временем, если я отмечу это как выполненное где-либо еще, оно также будет помечено как выполненное в папке «Входящие». Беспроигрышный вариант.) Напоминания, отправленные в Google Home, не просто исчезают в эфире после того, как они прозвучали один раз; они остаются в моем почтовом ящике вместе со всеми другими делами, которые мне нужно сделать, а затем исчезают только тогда, когда я отмечаю их как завершенные.
Я также могу устанавливать новые напоминания прямо из папки «Входящие», вместо того чтобы отправлять себе электронные письма привычным способом. Это проще, удобнее и разумнее — и, черт возьми, я скучаю по нему, когда пользуюсь Gmail. Простое и отдельное приложение «Задачи» даже близко не подходит для замены этого.
4. Напоминания по электронной почте
Inbox служит не только концентратором для регулярных напоминаний, но и позволяет мне прикреплять напоминания к отдельным электронным письмам. Так что, когда у меня, например, долгая переписка с редактором, и мне нужно не забыть выполнить одну конкретную задачу, связанную с ней на следующий день, я могу поместить напоминание об этом там, где оно должно быть, а затем отложить все до нужного дня и времени.
младший Когда приходит время, электронное письмо возвращается в мой почтовый ящик с прикрепленным напоминанием и отображается на видном месте — прямо над сообщением, как при просмотре его полностью, так и при просмотре основного вида папки «Входящие». Это такой ценный инструмент для повышения производительности, и мне очень не хватало его за те недели, что я работал с Gmail.
5. Простое сохранение ссылок
Помните ту идею «все-в-одном списка задач и личного органайзера», о которой мы говорили минуту назад? В то же время Inbox позволяет мне очень просто сохранять ссылки из Интернета — либо отправляя их в папку «Входящие» на своем телефоне, либо щелкнув значок расширения «Входящие» в браузере Chrome на рабочем столе. Я делаю это всякий раз, когда мне нужно что-то обдумать, но у меня нет времени заняться этим немедленно.
Затем, как и все остальное в моем почтовом ящике, я откладываю его до того момента, когда я смогу с ним справиться, и оно появляется прямо там со всеми моими другими задачами на это конкретное время. Мне не нужно помнить о том, чтобы заглянуть в Pocket, Chrome или какое-то другое случайное приложение, где я собираю вещи, а затем быстро забываю о них; это прямо там, где я увижу и запомню это, ничем не отличающееся от любой другой задачи в моем списке.
6. Простая организация поездки
Еще один для столбца «органайзер все-в-одном»: Inbox автоматически собирает пакеты о предстоящих поездках и делает их легко доступными в моем почтовом ящике. Он собирает информацию о рейсах, бронировании отелей и других важных планах из входящих электронных писем с подтверждением, а затем организует их в легко просматриваемый маршрут, которым можно поделиться.
младший Он также делает шаг вперед и интегрируется с превосходным (и недооцененным) приложением Google Trips. Trips собирает всю ту же информацию в одном месте с разбивкой по пунктам назначения, а затем дополняет ее советами для путешественников и местными рекомендациями, а также делает все аккуратно организованным и доступным.
7. Доступ к вложениям в одно касание на мобильном телефоне
Новый Gmail принял функцию, похожую на папку «Входящие», которая обеспечивает доступ одним нажатием к вложениям из вашей папки «Входящие», поэтому вы можете щелкнуть прямо на документе, не открывая предварительно связанное электронное письмо. Это удобный вариант, но я нахожу эту функцию наиболее полезной на самом деле на мобильных устройствах, где я часто хочу взглянуть на что-то вроде PDF-файла, прикрепленного к отчету, пока я готовлюсь утром, не теряя времени или нажимать без необходимости — и на данный момент, по крайней мере, Gmail предлагает эту опцию в своем мобильном приложении.
8. Разумные жесты смахивания на мобильном телефоне
Откладывать приход в Gmail — это фантастика. Без сомнения, это одна из лучших функций Inbox и впечатляющий инструмент для поддержания порядка в почтовом ящике.
Однако в мобильном приложении Gmail это кажется второстепенным: вам нужно сначала выбрать или открыть сообщение, а затем просмотреть дополнительное меню, чтобы найти команду. Преимущество отложенного сообщения заключается в том, насколько это просто — или должно быть так: в папке «Входящие» я просто смахиваю сообщение влево и бам: появляется окно с вопросом, когда я хочу, чтобы оно снова появилось. Я могу быстро сортировать электронные письма и отправлять их все в нужное время.
Экономящие время жесты папки «Входящие» также не заканчиваются откладыванием: пролистывание вверх или вниз при просмотре пакета или метки в приложении — когда вы находитесь в самом верху или в самом низу списка сообщений соответственно — возвращает вас к основной вид почтового ящика. Это настолько разумно, что я не могу перестать пытаться сделать это (бесполезно, конечно) в Gmail.
Аналогичным образом, смахивание вверх или вниз сверху или снизу отдельного сообщения закрывает сообщение и возвращает вас к предыдущему представлению списка. Как и многие другие вещи, это, казалось бы, тонкое прикосновение, которое неизмеримо меняет то, как вы работаете с приложением, и насколько легко им пользоваться.
По крайней мере, часть дремоты кажется чем-то, что должно быть решено в ближайшее время. Вероятно, это кажется запоздалым в Gmail, потому что это запоздалое в Gmail; все признаки указывают на то, что мобильное приложение было быстро исправлено, чтобы соответствовать наиболее важным новым функциям обновленного сайта для настольных компьютеров, но более тщательная модернизация еще не завершена.
Что касается всего остального, о чем мы говорили в этом разделе и выше, некоторые вещи, похоже, с большей вероятностью, чем другие, в конечном итоге попадут в Gmail. Но каждый из них является важной частью головоломки продуктивности — той, которая, по крайней мере, на данный момент, снова отправляет меня из Gmail в папку «Входящие».
Будем надеяться, что этот выбор не исчезнет в ближайшее время.
Подпишитесь на новый еженедельный информационный бюллетень JR, чтобы получать эту колонку вместе с бонусными советами, личными рекомендациями и другими эксклюзивными дополнениями, доставленными на ваш почтовый ящик.
[Android Intelligence videos at Computerworld]
Авторское право © 2018 IDG Communications, Inc.