Все, что вам нужно знать о контактах Google

Следующая статья поможет вам: Все, что вам нужно знать о контактах Google

Google Контакты — один из наиболее широко используемых инструментов управления контактами. Являясь неотъемлемой частью набора веб-приложений Google, он хранит и упорядочивает контактную информацию как для личных, так и для профессиональных целей.

Если ваша компания использует GSuite, в том числе Gmail в качестве сервера электронной почты, вы можете использовать Google Contacts в качестве хранилища контактов для своей организации. Его можно использовать бесплатно, и он хорошо работает вместе с другими приложениями Google, поэтому это популярный выбор для малых предприятий, которым нужен простой и недорогой инструмент для управления контактами.

Но как вы можете максимально эффективно использовать Контакты Google, чтобы контактные данные вашего бизнеса были организованы и служили своей лучшей цели? В этом руководстве мы поделимся лучшими советами и рекомендациями по освоению всех возможностей Google Contacts.

Как работают контакты Google?

Контакты Google в основном работают за кулисами, чтобы ваши контакты в Gmail были организованы и обновлены. Но это больше, чем просто адресная книга: Google Контакты эволюционировали, чтобы предлагать несколько информационных полей и вариантов сегментации для организации и управления вашими контактными данными — как в почтовом ящике электронной почты, так и даже на вашем телефоне. Контакты автоматически добавляются в Google Контакты из Gmail, но вы также можете редактировать, дополнять и создавать новые контакты вручную.

Каждая контактная запись включает основную информацию, такую ​​как имя, фамилия, должность, адрес электронной почты, номер телефона и название компании. Вы также можете добавлять заметки о контакте, а также создавать ярлыки для разделения контактов на группы.

Ярлыки очень удобны для разделения контактов на группы, которые имеют смысл для вашего бизнеса, такие как «Новый потенциальный клиент», «Потенциальный клиент» и «Клиент». Если у вас есть личные и профессиональные контакты в одной учетной записи Google Contacts, вы можете пометить их соответствующим образом, чтобы не перепутать их.

Если вы нажмете «Показать больше» в левом нижнем углу, у вас также будет возможность добавить гораздо больше информации в свои записи контактов, например, префикс, суффикс, псевдоним, день рождения и т. д. Вы также можете создавать настраиваемые поля для ваши контакты, если вы чувствуете, что чего-то не хватает.

Организация ваших контактов

Мы упомянули ярлыки, которые вы можете добавить к каждому контакту в Google Contacts. Эти метки появятся на левой боковой панели главной страницы Google Контактов, чтобы вы могли легко увидеть, какие контакты в какой группе, а также сколько контактов в каждой группе.

В дополнение к визуализации меток вы также можете просмотреть обзор всех контактов, часто используемых, других контактов и контактов, которые можно объединить или исправить.

Контакты против других контактов

Вы могли заметить, что на этой левой боковой панели есть опция «Контакты», а в самом низу — еще одна опция «Другие контакты». Но в чем разница между этими двумя списками?

На Контактывы можете увидеть контакты, которые вы добавили вручную или которые были добавлены в Контакты Google с помощью интеграции или синхронизации контактов.

Однако, если вы отправляете кому-то электронное письмо, но не добавляете его в качестве контакта, Google Контакты автоматически сохраняет его адрес электронной почты в вашем Другие контакты группа. Итак, в следующий раз, когда вы захотите отправить им электронное письмо, их адрес электронной почты автоматически отобразится в Gmail в качестве своего рода функции «автозаполнения».

Если вы хотите переместить контакты из Другие контакты к Контактыпросто выберите их и нажмите кнопку Добавить в контакты Кнопка над списком. Хорошей причиной для этого будет то, что вы хотите синхронизировать базу данных контактов Google с другими приложениями, потому что в этом случае только контакты, хранящиеся в Контакты будет синхронизирован.

Если вы не хотите, чтобы каждый контакт, который вы отправляете по электронной почте, сохранялся в Другие контакты, есть простой способ отключить эту функцию: просто зайдите в свою учетную запись Gmail и щелкните значок настроек в правом верхнем углу. в Создание контактов для автозаполнения раздел, выберите контакты добавлю сам. Затем внизу нажмите Сохранить изменения.

Короче говоря, Контакты — это ваш настоящий список контактов, который можно использовать и редактировать. Другие контакты содержат всех, с кем вы когда-либо связывались через Gmail, поэтому вам не нужно запоминать их адреса электронной почты.

Объединение контактов

Нередко можно встретить дубликаты контактов в Google Contacts или Gmail. Это означает, что у вас может быть несколько записей контактов, принадлежащих одному и тому же человеку, но каждая из них хранит отдельные биты информации.

К счастью, в Google Контактах есть удобная возможность объединять и исправлять контакты. Он автоматически обнаружит записи контактов, которые могут быть дубликатами, и отобразит их под Объединить и исправить вариант в левом меню. Затем вы можете просмотреть эти записи контактов и решить, можно ли их объединить или обновить.

Например, вы могли дважды добавить один и тот же контакт в свои контакты Google: один раз с его адресом электронной почты, но без номера телефона, а другой раз с его номером телефона, но без адреса электронной почты.

Обе записи контактов появятся, если вы перейдете к опции «Объединить и исправить», что позволит вам решить, хотите ли вы объединить обе записи в одну. Затем просто нажмите на Объединить и все — о ваших дубликатах позаботятся.

Приложение также сообщит вам, есть ли какие-либо изменения, которые вам, возможно, потребуется внести в ваши контакты. Как и дубликаты, он обнаружит контактные данные, которые могли быть изменены, чтобы вы могли просмотреть их и авторизовать при необходимости.

Отмена изменений

Сделали ошибку при обновлении контактов? Не волнуйтесь, Google Контакты позволяют восстановить контакты до любого состояния за последние 30 дней. Просто нажмите на значок настроек в правом верхнем углу экрана и нажмите Отменить изменения. Затем система попросит вас выбрать время, чтобы вернуться к:

Каталог контактов

Если ваша компания использует G Suite, включая Gmail и Google Contacts, вы можете увидеть на левой боковой панели параметр, которого нет в вашей личной учетной записи Google Contacts: каталог.

При переходе в справочник вы можете увидеть контакты, которые не вводили сами. Так как же они туда попали?

Каталог представляет собой список пользователей и адресов электронной почты в домене вашей организации. Вот как Google может автоматически заполнять адреса электронной почты ваших коллег и планировать встречи с кем-либо в вашей компании, даже если вы никогда раньше не писали им по электронной почте.

Системный администратор контролирует, какие адреса электронной почты появляются в каталоге, а также может удалять из него контакты.

Как интегрировать контакты Google с другими приложениями

Интеграция контактов Google с другими инструментами определенно возможна и рекомендуется. Google Контакты уже легко интегрируются с другими продуктами Google, такими как Календарь Google и Карты Google.

Помимо экосистемы Google, контакты Google очень легко связать с другими инструментами, которые вы используете для хранения контактных данных. Вот как работают эти интеграции.

Синхронизация контактов Google с другими приложениями Google

В Google у вас есть «одна учетная запись, чтобы управлять ими всеми». Это означает, что, создав всего одну учетную запись, вы сможете пользоваться всеми приложениями Google, и информация во всех них будет автоматически синхронизироваться. Перейдя в свою учетную запись Gmail (или на главную страницу своей учетной записи Google), вы увидите значок с девятью точками в правом верхнем углу. Нажав на нее, вы сможете быстро визуализировать все приложения Google, к которым у вас есть доступ.

Поскольку все они автоматически подключаются, вам не нужно много делать для синхронизации информации в ваших приложениях Google. Но вот несколько примеров того, как вы можете использовать данные контактов Google в других приложениях.

Карты Гугл

Интеграция контактов Google и Карт Google упрощает поиск адреса прямо на Картах Google. Если вы идете к другу домой, но не можете вспомнить, как туда добраться, вы можете легко найти его адрес, введя его имя в строку поиска на Картах Google, и его адрес появится автоматически.

То же самое происходит, если вы собираетесь на деловую встречу с клиентом, например, в его офисе. Вы можете легко найти их адрес на Google Maps, просто введя их имя в строке поиска.

Излишне говорить, что это работает только в том случае, если к записи контакта для этого человека прикреплен действительный адрес. Кроме того, вам необходимо убедиться, что вы вошли в одну и ту же учетную запись Google как на Картах Google, так и в Контактах Google.

Календарь Google

При настройке собрания в Календаре Google очень просто отправить приглашение контактам, которые у вас уже есть в Контактах Google. Все, что вам нужно сделать, это зайти в свой Календарь Google и создать встречу. Затем начните вводить их имя в поле «Добавить гостей», и ваши контакты автоматически появятся в качестве предложений.

Как и при интеграции с Google Maps, вам необходимо убедиться, что вы вошли в одну и ту же учетную запись как в Google Calendar, так и в Google Contacts.

Это работает как для людей за пределами вашей организации, так и для тех, кто работает в вашей компании. Единственное отличие состоит в том, что для внешних контактов вам необходимо самостоятельно добавить их контактные данные. Для внутренних контактов вся их информация уже будет в разделе каталога в Контактах Google, поэтому вы можете назначать встречи с кем-либо в вашей организации без необходимости выискивать их адреса электронной почты.

Еще одно применение интеграции с Календарем Google — дни рождения. Если вы добавили дату рождения контакта в Google Контакты, она также автоматически появится в вашем Календаре Google.

Интеграция контактов Google с другими вашими инструментами

Помимо интеграции в экосистему Google, вы также можете поделиться своими контактами в Google Contacts с другими вашими приложениями, которые хранят контактные данные, или наоборот.

Это можно сделать либо путем импорта и экспорта файлов CSV, либо с помощью приложение для интеграции. Вот как работает каждый из этих методов.

Импорт и экспорт через файлы CSV

Google Contacts предлагает стандартную возможность импорта и экспорта контактов в виде файлов CSV. Когда вы посещаете свою страницу контактов Google, вы увидите параметры для импорта и экспорта файлов CSV на левой боковой панели. Это позволяет вам импортировать список контактов из другого приложения в свою учетную запись Google Contacts или экспортировать контакты, которые вы храните в Google Contacts.

В Контактах Google доступны три метода файлов CSV: файлы CSV Google, файлы CSV Outlook и файлы vCard.

Вам не обязательно импортировать/экспортировать всю базу данных контактов в Google Contacts — вы можете, например, импортировать или экспортировать файлы, помеченные только как «Работа», и не включать другие группы.

Импорт и экспорт контактов в файлы CSV работает достаточно хорошо, если вам нужно сделать это только один раз. Другими словами, если вам нужно взять контакты из одного приложения и отправить их в другое приложение, импорт/экспорт ваших контактов в Google Contacts будет для вас хорошим решением.

Однако, если вам необходимо постоянно обмениваться контактами между несколькими приложениями, использование CSV-файлов может принести вам больше вреда, чем пользы.

Например, поскольку некоторые CSV-файлы разделены запятыми, адреса могут быть разбиты на разные информационные поля при перемещении контакта через CSV-файл. Такие данные, как номера телефонов, также могут иметь множество различных форматов, поэтому вы можете столкнуться с неправильными или дублирующими данными в своих приложениях.

Но самая большая проблема с CSV заключается в том, что ваши контактные данные постоянно меняются, а файлы CSV делают только временный снимок вашей базы данных. Этот снимок может очень быстро устареть и не будет обновлять ваши контакты в режиме реального времени. Из-за этого вам, вероятно, придется постоянно импортировать и экспортировать, что может быстро запутаться — не говоря уже о том, что выполнение этого вручную несколько раз в месяц займет слишком много вашего времени.

Это связано с тем, что CSV не оптимизирован для непрерывного обмена контактами в режиме реального времени и не синхронизирует ваши контакты.

Однако, если вы хотите синхронизировать свои контакты в режиме реального времени, вам, вероятно, лучше синхронизировать контакты Google с остальной частью вашего технического стека двумя способами.

Синхронизация контактов Google с вашим мобильным устройством

Если вы в основном полагаетесь на свой телефон для проверки своих контактов, вы знаете, насколько ценным может быть синхронизация данных ваших контактов Google с вашими телефонными контактами.

Существует простой способ войти в свою учетную запись Google на устройствах Android и iOS и синхронизировать контакты Google с телефоном. Вот как вы можете это сделать.

Google Контакты на Android

Ваши контакты Google синхронизируются с вашим устройством Android, когда вы входите в систему, и изменения в ваших контактах будут автоматически синхронизироваться, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии.

Если вы вошли в несколько учетных записей Google на одном устройстве, контакты из всех учетных записей будут синхронизироваться с устройством, поэтому следите за этим, если вы не хотите, чтобы все контакты были включены в синхронизацию.

Если вы хотите, чтобы контакты Google не синхронизировались автоматически, перейдите к Настройки на вашем Android-устройстве. Кран Googleзатем Услуги по работе с учетными записямиа потом Синхронизация контактов. Затем вы увидите возможность Автоматически синхронизировать контакты Google, который вы можете отключить.

Если вы создали контакты на своем устройстве Android, они автоматически появятся в вашей учетной записи Google Contacts в разделе «Контакты».

Google Контакты на iOS

Синхронизация контактов Google с iOS также возможна. Просто зайдите в приложение «Настройки» вашего телефона и нажмите Пароли и учетные записи.

Затем нажмите на Добавить аккаунт и выберите Google. Затем система попросит вас ввести имя пользователя и пароль Google. После входа в систему вы увидите сервисы Google, которые можно синхронизировать с телефоном, а также включить или выключить. Просто убедитесь, что «Контакты» включены, и все настроено.

Теперь у вас должно быть все настроено с контактами Google. Это чрезвычайно полезное приложение, которое упрощает управление вашими контактами как на личном, так и на профессиональном уровне.