Как настроить автоматический ответ в Outlook

Поскольку факт, что мы не работаем 24 часа в сутки, было бы разумно настроить автоматические ответы, чтобы уведомлять людей, пытающихся связаться с вами.

Функция «Нет на месте» в Outlook позволяет настроить автоматические ответы, когда вы не можете сразу ответить на электронные письма. Это помогает мгновенно сообщить отправителю о вашей недоступности.

Вы можете использовать эту функцию по разным причинам, например, когда вы находитесь на больничном или в отпуске или по какой-либо причине недоступны в офисе.

Если это звучит как то, что может пригодиться, давайте узнаем, как настроить эту функцию автоматического ответа в Outlook.

Есть несколько способов сделать это, и шаги зависят от того, какое устройство вы используете, поэтому следуйте одному из следующих способов, который вам подходит.

Использование опции автоматических ответов

Вероятно, это самый простой способ сделать это; вот шаги.

Шаг 1: ловойти в свою учетную запись Outlook.

Шаг 2: Из вариантов в левом верхнем углу нажмите там, где написано «Файл».

Шаг 3: Нажмите «Автоматические ответы (вне офиса)».

Шаг 4: Выберите кнопку с надписью «Отправлять автоматические ответы».

Шаг 5: В текстовом поле вы можете ввести свое сообщение, которое будет отображаться для людей, пытающихся связаться с вами.

Важно ввести сообщение так, чтобы оно подходило для каждого сценария, поскольку вы никогда не знаете, кто вам напишет.

Шаг 6: Вы можете отправить автоматический ответ сразу или установить время, когда он будет отправлен человеку. Для этого выберите «Отправлять только в течение этого периода времени» и установите желаемое время и дату.

Шаг 7: Вы можете создать два разных сообщения. Один для людей в вашей организации, а другой для людей за ее пределами.

Как только все это будет сделано, нажмите «ОК», и все готово.

Использование правил и шаблонов

Не каждая учетная запись Outlook поддерживает автоматические ответы (вне офиса). Если вы не видите его в своей учетной записи, это, вероятно, означает, что у вас нет этой функции.

К счастью, есть еще один способ настроить автоматические ответы — использовать правила и шаблоны.

Вот шаги для этого:

Шаг 1: Во-первых, мы должны создать шаблон. Для этого создайте новое сообщение в Outlook. Заполните все детали, такие как тема и текст сообщения.

Помните, что тело сообщения будет автоматически отправлено в качестве ответа людям, которые отправят вам электронное письмо.

Шаг 2: Когда вы закончите, на вкладке «Файл» нажмите «Сохранить как». В диалоговом окне «Сохранить как» вам нужно назвать свой шаблон и выбрать «Шаблон Outlook (*.oft)» в раскрывающемся меню «Сохранить как тип». Наконец, нажмите Сохранить.

Шаг 3: Теперь пришло время взять наш шаблон и создать правило автоответчика. В своей учетной записи Outlook нажмите «Информация», а затем нажмите «Правила и оповещения».

Шаг 4: Когда откроется диалоговое окно «Правила и оповещения», нажмите кнопку «Новое правило…».

Шаг 5: Из вариантов выберите параметр «Применить правило к сообщениям, которые я получаю» и нажмите «Далее», чтобы создать новое правило для автоответов.

Шаг 6: Теперь вам будут представлены условия, касающиеся автоответов. Вы можете оставить поля «Шаг 1» и «Шаг 2» без изменений, так как мы хотим отвечать на каждое полученное сообщение. После этого нажмите Далее.

Шаг 7: Нажмите «Да», когда появится сообщение с вопросом, хотите ли вы применить это правило ко всем сообщениям.

Шаг 8: Появляется такой экран. Из вариантов выберите «ответить, используя определенный шаблон» на шаге 1, а затем щелкните там, где написано «определенный шаблон» на шаге 2. Это откроет другое окно, позволяющее выбрать шаблон, который вы создали ранее.

Во всплывающем окне «Выбор шаблона ответа» в разделе «Искать в» выберите «Шаблоны пользователя в файловой системе».

Шаг 9: Нажмите кнопку «Обзор», выберите шаблон, расположенный на вашем компьютере, и откройте его.

Шаг 10: На этом шаге вас спросят, хотите ли вы применить какие-либо исключения. Отметьте те, на которые вы хотите подать заявку, и нажмите «Далее».

Наконец, назовите свое правило и нажмите «Готово», чтобы завершить процесс. Теперь, когда кто-то отправляет вам электронное письмо, пока вас нет, сообщение в созданном вами шаблоне будет автоматически отправлено в качестве ответа.

На ПК

Шаги по настройке автоматических ответов на вашем ПК почти такие же, как и в вашем браузере. Вот шаги для этого:

Шаг 1: Откройте Outlook на ПК с Windows.

Шаг 2: Выберите «Файл» > «Автоматические ответы». Если у вас есть Outlook 2007, вы должны перейти в Инструменты > Ассистент вне офиса.

Шаг 3: В поле «Автоматические ответы» выберите «Отправлять автоматические ответы».

Шаг 4: Когда окно сообщения откроется, выберите, хотите ли вы, чтобы автоматический ответ направлялся людям в вашей организации или за ее пределами. Далее начните вводить сообщение.

Когда вы закончите, нажмите «ОК», чтобы завершить процесс.

В приложении для iPhone

Настроить автоматические ответы на iPhone очень быстро. Для этого выполните следующие шаги:

Шаг 1: Откройте приложение Outlook и выберите «Настройки» > «Почта».

Шаг 2: Выберите конкретную учетную запись Outlook.

Шаг 3: Включите автоматические ответы, если они не включены по умолчанию.

Вы также можете выбрать, хотите ли вы, чтобы сообщение было отправлено всем или только людям в вашей организации. Когда вы закончите, нажмите на галочку, и все готово.

Также читайте: Как добавить календарь в Outlook

В приложении для Android

Аналогично процессу на iPhone, вот шаги по настройке автоматических ответов в приложении Outlook для Android.

Шаг 1: Откройте приложение и коснитесь значка «Настройки».

Шаг 2: Выберите конкретную учетную запись Outlook.

Шаг 3: Нажмите на автоматические ответы.

Шаг 4: Включите опцию «Автоматические ответы».

Включив его, вы увидите варианты добавления своего сообщения, выберите, хотите ли вы, чтобы оно было отправлено всем или только избранным людям и т. д.

Выберите подходящие параметры в соответствии с вашими требованиями, а затем, наконец, нажмите на значок галочки.

Заключительные слова

Даже когда вы находитесь вне офиса и пытаетесь найти время для себя, вам могут прийти в голову мысли о людях, пытающихся связаться с вами.

Используя функцию автоматического ответа (вне офиса) в Outlook, вы будете спокойны, зная, что люди мгновенно уведомляются о вашей недоступности.

Затем проверьте эти приложения, чтобы очистить свой почтовый ящик.