Следующая статья поможет вам: Полный контрольный список для планирования мероприятия [with A Concise Guide]
Представьте, что вы собираетесь провести идеальный день в году. Вы проснулись в умеренно солнечный день с приятной погодой, как раз вовремя, чтобы увидеть утреннюю росу. Вы разогреваете чашку вкусного кофе, берете дневную газету и произносите самый идеальный тост в своей жизни. Читайте газету, готовьтесь к работе, водите машину, не останавливаясь из-за пробок. Вы добираетесь до своего рабочего места, занимаете любимое место для парковки и входите с позитивным взглядом на предстоящий день. Как только вы вступаете в должность, первое, что просит вас сделать начальник, — это поручить вам планирование следующего корпоративного мероприятия.
День испорчен! Или это? Распространенная ошибка организаторов корпоративных мероприятий — слишком серьезное отношение к мероприятию. Не пытайтесь произвести впечатление на своего начальника. Их, вероятно, не будет, даже если вам удастся уговорить Бейонсе выступить на ночь. Как только вы усвоите этот суровый факт, планирование мероприятия сведется к простому жизненному правилу: сохранять хладнокровие. Поскольку время имеет решающее значение при планировании мероприятия, мы приступаем к нему с помощью нашего контрольного списка/руководства. Продолжайте читать.
Выберите тему
Время имеет большое значение, поэтому давайте начнем с выбора темы. Я понимаю, что каждое мероприятие было бы круто, если бы тема косплея Monster Hunter была, но это корпоративное мероприятие. Придерживайтесь более простой темы!
К сожалению, большинство тем чрезмерно используются. Постарайтесь найти тему, которая будет интересна каждому. Убедитесь, что тема понятна большинству участников. Составьте список идей по теме и переходите к следующему шагу: пониманию аудитории.
Анализ потенциальной аудитории — первый шаг в поиске хорошей темы для вашего мероприятия. Понятно, что вы имеете право голоса в выборе темы мероприятия. Однако организатор мероприятия всегда должен быть достаточно мудрым, чтобы понимать, что мероприятие предназначено для аудитории.
Бюджет красиво
Бюджет играет решающую роль. Экспериментируйте с идеями, если у вас хороший бюджет. Хотя обычно этого не происходит. Само собой разумеется, что независимо от бюджета, большая его часть уходит на место проведения. Я бы порекомендовал потратить на это место 20–40 % вашего бюджета. Чем лучше место проведения, тем успешнее продвижение мероприятия в социальных сетях. Местоположение продается.
Заведение предоставит декорации для вашей темы в окончательную цену. В некоторых заведениях есть фиксированные декорации, которые могут хорошо сочетаться с вашей темой. Прежде чем устанавливать его, внимательно изучите место проведения. Если это не так, 10-20% следует потратить на украшение помещения. Небольшая экономия на украшениях возможна и необходима при ограниченном бюджете.
Из оставшегося бюджета вам следует спланировать раздачу подарков, еды и развлечений. Эти три будут объяснены позже.
Выберите место и отметьте календарь
Выбрать хорошее место – это половина проблемы. Следующий аспект – установка даты. Постарайтесь назначить даты, которые не совпадают с праздниками, трагедиями или выходными. Хотя проведение мероприятий на выходных является нормой, наблюдается постепенный сдвиг основных событий на будние дни, особенно на пятницу. Постарайтесь не проводить мероприятие в воскресенье, поскольку воскресенья с меньшей вероятностью привлекут на ваше мероприятие людей, которых вы хотите. Каждый заслуживает перерыва перед ужасной реальностью, с которой ему придется столкнуться в понедельник!
Суббота идеально подходит для мероприятий как для клиентов, так и для сотрудников. По субботам на корпоративных мероприятиях обычно собирается больше людей, и «важные» участники толпы обычно с большей вероятностью появляются на субботних мероприятиях.
Назначать должности
Не пытайтесь провести все мероприятие самостоятельно. Хотя выполнение всего самостоятельно обеспечивает контроль над событием, вы вряд ли справитесь со всем давлением. Научитесь назначать людей для управления различными аспектами мероприятия. Ваша работа как организатора мероприятий — делегировать важную работу людям. Убедитесь, что они достаточно хорошо разбираются в задаче, которую им дают на мероприятии.
Продвижение и рынок
Наиболее важной частью любого корпоративного мероприятия, в котором участвуют люди за пределами организации, является его маркетинг. Правильно рекламируемое мероприятие может вызвать значительный ажиотаж и освещение. Это помогает улучшить имидж вашего бренда. Возьмем пример Теслы. Она всегда продает и «запускает» свои автомобили за два года до выпуска (недавний CyberTruck), в то время как другие компании
Не забудь еду
Это моя любимая часть большинства мероприятий. Еда часто является срочным аспектом организации мероприятий, и я считаю, что это огромная ошибка. Так много хорошо организованных мероприятий экономят на хорошем бюджете на еду, что в конечном итоге получают некачественную еду.
Вам не обязательно подавать дорогую изысканную кухню, но приготовить хорошую еду – не проблема.
Хорошая еда не должна быть проблемой для мероприятия. Установите для этого бюджет и убедитесь, что вы не экономите на нем. Делегируйте эту работу гурману в вашей организации. Им удастся найти подходящего поставщика провизии. События неполны без духов, поэтому включите некоторые из них, где сможете. Постарайтесь, чтобы они были мягкими и убедитесь, что они относительно более высокого качества.
Установите центр внимания
Развлечения во время мероприятия — еще один аспект мероприятия, который вам следует делегировать тому, у кого есть связи. Развлечения — это то место, где на многие корпоративные мероприятия тратят как слишком много, так и недостаточно средств. Тарифы в индустрии развлечений не стандартизированы, и артисты завышают цены для корпоративных клиентов.
Придерживайтесь своего бюджета и старайтесь избегать слишком сильного вовлечения публики в сцену и в центр внимания. Зачастую это контрпродуктивно.
Предоставить маршрут
Определившись с развлечениями, создайте маршрут и раздайте его гостям вечеринки. Вы также можете включить это в листовку/приглашение на вечеринку. Предоставление маршрута позволяет вашей аудитории/гостям соответствующим образом планировать свое посещение.
Снимите это на камеру и украсьте свои социальные сети.
Корпоративные мероприятия — это маркетинговые возможности и способ продемонстрировать свою культуру. Хорошее мероприятие — отличный способ повысить имидж бренда и наполнить ваши социальные сети. Хорошо заснятое событие поможет вашему YouTube, Instagram, Facebook, а аккаунты LinkedIn набирают столь необходимую популярность. Почему вы хотите потерять эту возможность? Действуй. Наймите лучшего оператора, которого сможете найти. Получите несколько восхитительных кликов и дайте людям оценить мероприятия, которые организует ваша компания. Это принесет вам, организатору мероприятия, благодарность с самых высоких мест.
Небольшой подарок признательности
На каждом корпоративном мероприятии обязательно должен быть сувенир с логотипом вашего бренда. Назовите это способом убедиться, что ваши посетители запомнят это. Если мероприятие предназначалось для ваших сотрудников, можно пропустить этот шаг, но если это было настоящее корпоративное мероприятие, убедитесь, что у вас есть подарок.
Не забывай цель
Организатор мероприятий, в котором вы будете теряться, работая с огромным контрольным списком, упомянутым выше. Вполне вероятно, что вы забываете что-то по пути или делегируете задачи другим. Что бы вы ни делали, убедитесь, что вы не забыли первоначальную цель. У каждого корпоративного мероприятия есть цель, будь то вознаграждение сотрудников, продвижение продукта или просто демонстрация силы. Как бы то ни было, конечная цель – это то, что решает, как будет сделано все остальное. Удачи в мероприятии, которое босс возложил на ваши плечи!
Знаете ли вы, что у вас может быть собственное приложение для планирования мероприятий, которое облегчит этот контрольный список? Создайте свое собственное приложение для планирования мероприятий сегодня! кликните сюда!
