Человеческая ошибка, автоматизация и мир финансовой обработки

Об авторе

Дермот Мюррей, генеральный менеджер EMEA, Workiva

Достижения в области технологии сыграли важную роль в улучшении отчетности в финансовом секторе. В то время как в традиционной отчетности использовались бумажные, ручные процессы, требующие огромного количества времени, ресурсов и денег, технологии позволили организациям эффективно оптимизировать процессы, несмотря на увеличение объема данных.

  

Хотя распространение цифровых технологий возросло, многие из современных организаций по-прежнему ограничены старыми процессами и устаревшими системами. Это часто связано с пропускной способностью ИТ-групп и их способностью принимать программное обеспечение и управлять им, но также может быть привлечено к простой причине знакомства. Многие команды предпочитают использовать старые процессы и системы из-за удобства работы с уже известной им технологией.

Сложности, связанные с фрагментацией

Поскольку некоторые организации используют устаревшие системы, а некоторые используют цифровую обработку, финансовая отчетность становится все более непоследовательным и фрагментированным процессом. Это отключение создало пространство для ошибок, вызывая волновой эффект, изобилующий штрафами и потерями репутации организации. Поскольку вероятность ошибки очень высока, а последствия серьезны, это становится главной заботой многих организаций. Согласно недавнему опросу Ipsos, проведенному для Shred-It, 53% руководителей C-suite и 28% владельцев малого бизнеса называют человеческую ошибку или случайную потерю сторонней организацией в качестве основных причин взлома данных.

Исправление одной ошибки в нескольких таблицах, презентациях и отчетах – сложный процесс. Для этого и обеспечения точности организации должны тратить значительные ресурсы – как с точки зрения затрат, так и поддержки сотрудников. Эти несоответствия и риски, связанные с ручными процессами, приводят к необходимости финансовых преобразований в организациях по всему миру.

Использование автоматизации для оптимизации процесса отчетности

Подключенные автомобили, дома и устройства сегодня считаются нормой. Тем не менее, несмотря на это, многие организации по-прежнему отказываются признавать возможные возможности, возникающие при одинаковом взгляде на процесс отчетности. Используя автоматизацию, чтобы связать все значения между несколькими отчетами – документами, электронными таблицами и презентационными колодами – организации могут минимизировать риск из-за человеческой ошибки, сэкономить деньги и улучшить согласованность в масштабах всего предприятия.

Комплексное решение может также помочь упростить процесс консолидации, производства, анализа и утверждения документов, затрагивая каждый этап системы финансовой отчетности: сбор, агрегирование и совместное использование. В более широком смысле, автоматизация может улучшить:

Согласованность данных – Согласно исследованию EY, почти 75% предприятий используют более шести различных систем отчетности, таких как ERP, CRM и HCM. Тем не менее, данные в этих системах теряют контекст и риск несоответствия при экспорте и отключении от источника. С помощью связанной отчетности люди, процессы и данные объединяются для предоставления точных отчетов, требуемых регулирующими органами, руководством и акционерами.

Сотрудничество – Поскольку устаревшие процессы и технологии отсоединенного программного обеспечения неэффективны, организации часто полагаются на громоздкие ручные процессы, большие группы, сторонних консультантов и различные точечные решения для выполнения важных задач. Поскольку в процессе задействовано так много точек, часто бывает трудно отследить наиболее точную и последнюю версию каждого документа. Это особенно верно для организаций, которые работают в группах в разных местах и ​​часовых поясах. Автоматизация может обеспечить точность в разных версиях документа, независимо от времени, места или языка, и может улучшить сотрудничество для быстрой и надежной отчетности перед руководством, инвесторами, регулирующими органами и советом директоров.

Точная отчетность – Общей проблемой в отрасли является постоянный рост и сложность многих предприятий с растущим числом сотрудников и точек данных, разбросанных по всему миру. Это множество данных затем распространяется по сотням различных источников и хранится в несовместимых форматах. Создавая единый источник правды, предприятия могут быть уверены, что все документы, презентации, информационные панели и отчеты являются современными и согласованными, что снижает риски, связанные с ошибочной информацией.

Опора на IT- Интеграция нового инструмента финансовой отчетности, обработки данных или управления рисками в используемое предприятие означает, что ИТ-команда должна быть вовлечена на каждом этапе процесса – от установки до обновления программного обеспечения. Процесс также был очень запутанным, и ИТ-командам, вероятно, пришлось бы планировать несколько часов простоя для загрузки и установки каждого обновления. Облачные технологии избавили ИТ-группы от необходимости устанавливать исправления и обновления программного обеспечения. Платформы в облаке автоматически обновляются в фоновом режиме, что позволяет группам работать эффективно без перерывов и экономит драгоценное время для ИТ-групп, чтобы сосредоточиться на приоритетах.

Объем доступных данных и сопутствующих правил будет продолжать расти в течение следующих нескольких лет. Организации, стремящиеся добиться успеха, должны будут отдавать приоритет прозрачности, эффективности и проверяемости при заполнении своих заявок, проверок и отчетов. Они должны решать эти проблемы с помощью перспективных облачных технологий, которые позволяют файловым системам модернизировать процессы, контролировать совместную работу и безопасный доступ в интегрированной среде. Это станет особенно важным, поскольку команды продолжают сотрудничать вне офиса, а человеческие ошибки остаются главной проблемой.