Следующая статья поможет вам: Вам действительно нужно провести эту встречу [Quiz + Tips]
Эти шесть слов могут выбить дух из офиса. Они означают, что время было потрачено впустую, сотрудники разочарованы, а лидерство было слегка подорвано.
Необоснованные встречи неэффективны и раздражают. Случайное выделение времени в календаре коллег — только для того, чтобы возиться с его целью, проводить его без направления или тратить все свое время на разговоры с посетителями, а не на сотрудничество с ними — сказывается на всех участниках.
Здесь мы рассмотрим некоторые критерии, на которые следует обращать внимание при принятии решения о том, стоит ли собрание времени каждого, рассмотрим несколько явных признаков того, что проблема не требует собрания, и рассмотрим некоторые из наиболее заметных и эффективных вариантов собрания.
Когда следует провести собрание
Рассматриваемый вопрос является срочным и срочным.
Если информация, которую вам нужно передать, является обязательной для прослушивания и ограничена по времени, не раздумывайте дважды — назначьте встречу. Вы не хотите рисковать, отправив массовую рассылку по электронной почте о насущной проблеме, только для того, чтобы некоторые сотрудники приукрасили ее или полностью проигнорировали.
Некоторые вещи нужно знать, и они не могут ждать, и ваш ответ на эти случаи должен отражать такую срочность. Не будьте слишком пассивны. Не рассчитывайте на то, что члены вашей команды получат информацию в свое свободное время. Запишитесь на встречу и расскажите об этом.
Вам нужно пространство для тщательного обсуждения и различных точек зрения.
Некоторые вопросы требуют определенной степени сотрудничества и размышлений вслух. Такие мозговые штурмы и общие обсуждения требуют реальных встреч. Спонтанное мышление и гибкость вашей команды для обмена идеями друг с другом трудно воспроизвести с помощью таких средств, как мгновенные сообщения или электронная почта.
Совместные встречи способствуют творчеству и критическому мышлению. Если вы чувствуете, что вам нужно, чтобы ваша команда немедленно обменивалась мыслями друг с другом на лету и выискивала идеи друг у друга лично, договориться о встрече, вероятно, будет вашим лучшим выбором.
Принятие решений в игре.
Когда ставки на потенциальной встрече высоки — например, — вы должны собрать всех вместе.
Нельзя легкомысленно относиться к таким ситуациям. В этих случаях заинтересованные стороны должны знать, что происходит, и иметь форум для обсуждения проблем и внесения вклада. Цепочка электронных писем, доска объявлений или предварительно записанная видео-презентация этого не обеспечат.
Когда вам не нужна встреча
У вас нет окончательной повестки дня.
Одна из самых больших ошибок на встрече, которую вы можете совершить, — это прийти без плана. Никогда не спеши на встречу. Просто зайти и попытаться разобраться во всем, что происходит, разочаровывает и раздражает членов вашей команды — это непродуктивная трата времени.
Если вы не составляете повестку дня, вы также подрываете свою способность определять, действительно ли рассматриваемый вопрос требует встречи. Когда вы тратите время на то, чтобы систематизировать свои мысли, опасения и материалы, вы даете себе шанс увидеть ситуацию в более объективном свете.
С такой ясностью и перспективой вы можете более вдумчиво определить, подходит ли информация, которую вам нужно передать, для массовой электронной почты, цепочки мгновенных сообщений или любого другого формата, требующего меньше времени и энергии.
У вас нет всей информации вместе.
Этот пункт связан с предыдущим. Если вы недостаточно подготовлены или информация, которую вы уже собрали, представляет собой неполную картину сложившейся ситуации, вам лучше воздержаться от назначения встречи.
Самые эффективные встречи тщательны, вдумчивы и дают практические рекомендации. Если у вас есть только часть общей картины, вы, вероятно, не сможете окончательно направить свою команду на правильный путь — и вы не сможете вернуть время, которое вы забронировали вместе со всеми.
Если у вас есть информация, которую, по вашему мнению, должна знать ваша команда. Возможно, вам будет лучше связаться с ними через менее личную и отнимающую много времени среду и дать им знать, что в ближайшее время вы сможете предложить больше информации.
На встрече будет слишком много людей.
Если вы находите, что ваш список потенциальных участников собрания кажется чрезмерным, возможно, вы захотите изучить другие варианты получения сомнительной информации. Массовые собрания часто непродуктивны и обычно включают в себя достаточное количество людей, которым не нужно там присутствовать.
Если собрание будет переполнено до отказа, вы, вероятно, не увидите вдумчивого, организованного обсуждения. Кроме того, если людям нужно знать, что вы хотите сказать, это, вероятно, скорее одностороннее объявление, чем проблема, которая требует целенаправленного сотрудничества. В большинстве случаев такой контент лучше подходит для электронной почты.
1. Электронная почта
Электронная почта может быть наиболее заметной альтернативой встречам. Это отличный ресурс для объявлений и менее срочных, более общих внутренних сообщений — информации, которая не обязательно требует немедленного ответа. Это позволяет вам легко донести свое сообщение, предоставляя возможность для индивидуальных вопросов и вдумчивого сотрудничества.
2. Видеопрезентации
Заранее записанные видеопрезентации могут стать отличным способом тщательно и вдумчиво донести информацию, не собирая команду. Такие ресурсы, как Ткацкий станок позволяют вам проводить демонстрации, записывать сообщения и предлагать обновления, которые члены вашей команды могут просматривать самостоятельно, что снижает трения и экономит время, которое может быть потрачено впустую при полномасштабном совещании.
3. Обмен мгновенными сообщениями
Обмен мгновенными сообщениями — один из лучших способов воспроизвести некоторые из более непосредственных, спонтанных аспектов совместной встречи. С помощью таких программ вы можете получать быстрые ответы от членов команды в режиме реального времени. Формат лучше всего подходит для быстрых вопросов и разговоров, которые не обязательно достаточно значимы, чтобы оправдать полномасштабные встречи.
4. Страницы вики и часто задаваемых вопросов
Страницы вики и часто задаваемых вопросов содержат материалы, которые отвечают на общие вопросы и проблемы, с которыми могут столкнуться члены вашей команды. Эти средства также эффективны в долгосрочной перспективе. Размещая информацию на веб-странице, вы можете предложить своей команде постоянный ориентир для решения проблем и предотвратить ненужные встречи в будущем.
Тест: нужна ли вам эта встреча?
Встречи должны быть запланированы тщательно и с намерением. Ваши коллеги не смогут вернуть это время, поэтому вам нужно знать, что вы будете продуктивны каждый раз, когда будете общаться с ними.
Если вы думаете о бронировании времени со своей командой, обязательно рассмотрите пункты из этого списка. Вы не хотите иметь дело со стонами и закатыванием глаз, которые сопровождают встречу, которая