Использование диаграммы Ганта в управлении проектами

Следующая статья поможет вам: Использование диаграммы Ганта в управлении проектами

Проблема управления проектами будет существовать везде и всегда, вне зависимости от сложности выполняемой задачи, будь то строительство хижины, пирамиды Хеопса или космического корабля для полета на Марс.

И судьба проекта будет зависеть от мастерства менеджера проекта не меньше, чем от мастерства исполнителя проекта. Эти две роли зависят друг от друга. Вы можете построить очень большую лодку, но не сможете ее спустить на воду из-за плохого планирования.

Что такое проект вообще? Как возникло понятие t и зачем оно нужно в 21 веке?

Проект в инженерии — это набор моделей и конструкторской документации, который содержит проектные решения и дает полное представление о структуре разрабатываемого продукта, процесса или организации.

Проект в документации — это предварительный текст документа.

Проект в управлении проектами – это уникальная совокупность процессов, ограниченных по времени, ресурсам и требованиям к качеству, направленных на достижение уникальных целей и задач по созданию новой ценности (продукта или услуги).

Дизайн в дизайне – это концепция, идея создания индивидуального стиля помещения или изделия с учетом их функционального назначения.

Согласно определению организации PMBOK, проект — это действие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата.

Например, создание информационной системы — это проект. Переезд в новый офис — это проект. Приготовление кофе несколько раз в день для себя и своих близких является оперативной деятельностью, так как результат не уникален и действие многократно повторяется (хотя приготовить два одинаковых вкусных кофе достаточно сложно).

Каковы цели управления проектами и почему к этому нужно относиться очень и очень серьезно?

Основные цели управления проектами, будь то большой или малый проект, заключаются в следующем:

• правильно оценивать этапы и составляющие проекта
• должным образом оценить необходимые ресурсы для реализации
• организовать этапы проекта во времени
• найти взаимосвязь этапов проекта и выстроить их в нужной последовательности
• правильно оценивать риски и реализовывать антирисковые меры по их снижению или устранению

Чтобы выполнить все эти требования, закончить в рамках бюджета, времени и с требуемым качеством, люди начали серьезно задумываться над тем, как улучшить процесс проектирования и планирования.

А один очень умный человек Генри Гант в 1910 году предложил очень интересный метод создания диаграммы проекта, который позволял визуально оценивать проект и отслеживать правильность его выполнения. Эта простая диаграмма спасла неизвестное количество проектов и очень помогла сотням тысяч менеджеров проектов.

Одно из первых серьезных применений диаграмм Ганта было во время Первой мировой войны в Соединенных Штатах генералом Уильямом Крозье.

Очень хороший пример диаграммы Ганта помещен здесь. Он показывает задачи и временную шкалу, а также зависимости задач. Он наглядно представляет последовательность задач и позволяет руководителям проектов обращать внимание на текущий статус задач и контролировать сроки и ресурсы.

Тип зависимостей в диаграмме Ганта

Существует четыре типа зависимостей между задачами. Он позволяет описать наиболее типичные отношения между началом и завершением задачи. Если вам нужно установить отношение в середине задачи, легко разделить задачу на две задачи, а затем установить необходимую зависимость.

Рис. 1. Пример диаграммы Ганта

Зависимость	Функция
Готово, чтобы начать	Задача B не может начаться до завершения задачи A
Начать, чтобы начать	Задача B не может начаться до начала задачи A.
Готово, чтобы закончить	Задача B не может быть завершена до завершения задачи A
От начала до конца	Задача B не может быть завершена до начала задачи A

На следующих изображениях показаны зависимости на схеме.

Рис. 2. Зависимость «Готово к началу»

Рис. 3. Зависимость «Старт к пуску»

Рис. 4. Зависимость «От финиша до финиша»

Рис. 5. Зависимость «От начала до конца»

Как создать диаграмму Ганта

Есть бесплатные или простые программы, в которых можно построить схему в несколько этапов. А есть специализированные инструменты, в которых это можно сделать в пару кликов.

Выбор инструмента зависит от масштаба и важности проекта. Если вы делаете диаграмму для своего небольшого проекта, вы можете использовать бесплатные решения. Крупные компании, работающие с дорогими и сложными проектами, должны ориентироваться на профессиональные программы, так как это сокращает время и повышает качество управления проектами.

Карандаш и бумага

Даже не думайте, что лист бумаги и карандаш не подойдут для диаграммы Ганта. Все самые большие проекты на планете были сделаны с помощью бумаги и карандаша: например, первая машина, первый самолет, первый телевизор, первый компьютер и так далее. Диаграмма Ганта легко строится обычным карандашом в клетчатой ​​школьной тетради и приносит много пользы проекту.

MS Excel или Google Таблицы или LibreOffice

Или можно использовать любую электронную таблицу. Вы можете использовать ячейки в таблице, чтобы составить список задач и упорядочить столбцы со временем выполнения. Вы можете просто сделать это руками и клавиатурой. И вы можете использовать инструменты, чтобы заполнить ячейки, а затем создать диаграмму в таблице, что также легко, если вы посмотрите видео о том, как это делается.

Специализированные инструменты (MS Projects, Open Project)

Специализированные инструменты позволяют строить диаграммы Ганта с закрытыми глазами. Вы нажимаете на нужные кнопки и интуитивно изучаете программу. Несмотря на простоту этих инструментов, они позволяют управлять большими и сложными иерархическими проектами. Есть специализированные функции, которые позволяют на ходу перестраивать проект, вносить изменения, рассчитывать специальные показатели проекта и т.д., так что специализированный софт того стоит. Например, вы можете использовать Microsoft Projects или, если вы предпочитаете облачное решение, есть Open Project.

Сетевые диаграммы критического пути

Недостатком диаграммы Ганта является то, что она не показывает, какие задачи являются «критическими»; для этого можно успешно использовать метод критического пути.

Метод критического пути — это инструмент планирования, планирования и управления проектами. Метод критического пути был разработан в конце 1950-х годов Морганом Уокером из DuPont и Джеймсом Келли из Remington Rand. Метод основан на определении наиболее протяженной последовательности задач от начала проекта до его завершения с учетом их взаимосвязи. Задачи, лежащие на критическом пути (критические задачи), имеют нулевой запас времени выполнения, и, в случае изменения их продолжительности, меняются сроки выполнения всего проекта. В связи с этим критические задачи требуют более тщательного контроля. В частности, необходимо уделить внимание своевременному выявлению проблем и рисков, влияющих на сроки и, следовательно, на сроки реализации проекта в целом. В ходе проекта критический путь проекта может измениться.

Рис. 6. Диаграмма PERT для проекта с пятью этапами (от 10 до 50) и шестью действиями (от A до F)
Источник изображения

Если начальный момент проекта установить равным нулю, то сроки выполнения первых задач будут определяться их длительностью. Время возникновения любого события должно быть установлено равным самому позднему времени завершения задач, непосредственно входящих в это событие: предполагается, что работа в сетевом расписании не может начаться, пока не будет завершена вся предыдущая работа для нее. Суть решения задачи сокращения времени, необходимого на сетевой график, заключается в привлечении дополнительных ресурсов для выполнения работ, лежащих на критическом пути, удалении работ, не лежащих на критическом пути, и распараллеливании работ.

Затем критические пути могут быть выделены на диаграмме Ганта, что помогает руководителям проектов тщательно контролировать процесс (рис. 2).

Гибкие методологии и диаграмма Ганта

Сейчас, скажут некоторые, зачем нам эти диаграммы Ганта, они стары как свет, а у нас сейчас новейшие Agile-технологии. В рамках долгосрочной перспективы проекта, если вы рассчитываете на 2-3 итерации в Scrum или, например, планируете задачи в рамках одной итерации, диаграмма Ганта создает для вас четкую картину.

Если вы пробовали использовать технологию Scrum для четкого отслеживания связанности задач в одной итерации в течение 3-4 недель, то знаете, насколько это может быть облачно. Это требует повышенной концентрации и внимания к деталям. Если у вас перед глазами диаграмма Ганта, и члены вашей команды тоже ее увидят, то вы можете выстроить задачи в бэклоге таким образом, чтобы критический путь был таким, каким вы его планируете, и точно укладывался в одну agile-итерацию.

Рис. 7. Использование диаграмм Ганта для Scrum

Заинтересованные стороны также будут гораздо меньше беспокоиться, если увидят нормально построенную диаграмму Ганта, а вы отметите прогресс в выполнении задач. Многие возразят, ну есть отставание, зачем перегружать себя построением дополнительных графиков или диаграмм. Но эта работа займет у вас 10-20 минут, а пригодится вашей команде сотни и сотни рабочих часов.

Читать этот и этот статью, чтобы увидеть, насколько использование метода диаграммы Ганта в agile-технологиях помогает и облегчает жизнь всем участникам проекта — стейкхолдерам, скрам-мастеру, команде разработчиков, тестировщикам и т. д.

Самое интересное преимущество использования диаграммы Ганта заключается в том, что вы становитесь по-настоящему гибким в проекте, когда в течение следующих спринтов или двух вы пытаетесь выбрать необходимые функции вашего проекта. При планировании всегда проще все увидеть в виде диаграмм, чтобы можно было указать именно то, что вам нужно в следующем спринте и, самое главное, то, что вы реально сможете сделать вовремя.

На диаграмме Ганта опытным путем доказано, что вы сразу увидите ошибку в планировании и это сэкономит много времени и денег по сравнению с отменой итерации Scrum.

Заключение

В общем, лучший совет на эту тему следующий. Если вы не «джедай», проработавший в управлении проектами 50 и более лет, лучше нарисуйте диаграмму Ганта, будь то на листе бумаги, с помощью электронной таблицы на компьютере или в специализированных программах. Обычно новички думают, что каждый сможет представить все детали в голове, не используя диаграмму Ганта или какой-либо другой метод документирования проекта. Но они ошибаются, так как очень сложно держать в голове все аспекты даже простого ИТ-проекта. Поэтому не засоряйте голову деталями, воспользуйтесь этой системой. Поверьте, опытные менеджеры проектов используют этот подход, несмотря на то, что они очень опытны и обладают специально натренированной памятью. Когда вы все записываете и строите план проекта, ваша жизнь становится намного проще. Светла желает вам четких диаграмм Ганта и успешных проектов.