Следующая статья поможет вам: Как проводить более продуктивные виртуальные встречи
С появлением удаленной работы и глобального бизнеса виртуальные встречи стали необходимы для общения и совместной работы. Виртуальные встречи могут быть такими же эффективными, как и личные встречи. Все, что для этого требуется, — это правильная подготовка, фасилитация и коммуникативные навыки. Но допустим, у вас нет нужных инструментов и методов. Тогда виртуальные встречи могут быстро стать неорганизованными и непродуктивными. Непродуктивные совещания занимают в среднем 31 час в месяц, и у вас уже достаточно на вашей тарелке.
Этот пост предназначен для удаленных работников, менеджеров или владельцев бизнеса. Здесь мы рассмотрим важность виртуальных встреч и поделимся советами, которые помогут вам получить максимальную отдачу от виртуальных встреч. Идеи, изложенные в этом посте, помогут вам улучшить удаленные собрания и повысить производительность вашей команды.
Важность виртуальных встреч
Сегодня виртуальные встречи приобретают все большее значение. Они позволяют людям общаться и сотрудничать с другими людьми, которые могут находиться в разных географических точках или часовых поясах. По мере того, как компании становятся все более распределенными, виртуальные встречи становятся все более важными для поддержания отношений и выполнения работы. Они помогают повысить продуктивность при решении проблем, принятии решений и мозговом штурме.
Эффективность затрат
Виртуальные встречи экономически выгодны. Компании используют возможности виртуальных встреч, чтобы избежать дорогостоящих авиаперелетов, проживания и других расходов. Вместо этого руководителям нужен только компьютер, веб-камера, микрофон и подключение к Интернету, чтобы общаться с людьми в разных частях земного шара. Кроме того, виртуальные встречи экономят время, а возможность проведения виртуальных встреч означает, что компании могут сократить время, затрачиваемое на подготовку к личным встречам.
Гибкость
Еще одно существенное преимущество виртуальных совещаний заключается в том, что они обеспечивают повышенную гибкость. Удаленные работники или сотрудники, работающие в разных офисах, могут участвовать, где бы они ни находились, в любое время дня и ночи. Виртуальные встречи не имеют географических ограничений, что делает их доступными для людей независимо от их местонахождения. Это было преимуществом после пандемии, когда большинству компаний пришлось применять политику работы на дому, чтобы ограничить распространение вируса.
Сотрудничество
Виртуальные встречи также предоставляют возможность для совместной работы в режиме реального времени. Сотрудничество имеет решающее значение для успеха любой организации. А виртуальные встречи предлагают платформу для совместной работы над важными проектами в режиме реального времени. Виртуальные встречи могут включать в себя такие функции, как демонстрация экрана, обмен файлами и интерактивные доски для поддержки совместной работы в реальном времени. Это делает виртуальные встречи эффективной платформой для мозгового штурма, решения проблем и принятия решений.
Подготовка к успешной виртуальной встрече
Виртуальные встречи позволяют людям, которые находятся в разных географических точках, собираться вместе и достигать общей цели. Используя инструменты виртуальных встреч, такие как видеоконференции, члены команды могут подключаться из любой точки мира и эффективно сотрудничать.
Подготовьтесь заранее
Чтобы обеспечить успешную виртуальную встречу, крайне важно должным образом подготовиться. Это включает в себя понимание цели встречи, приглашение нужных участников, создание повестки дня и предоставление ее участникам. Перед встречей желательно протестировать инструменты и технологии, которые будут использоваться во время сессии. Это позволяет проверить наличие технических сбоев. Правильная подготовка помогает обеспечить бесперебойную работу встречи с минимальными перерывами и достижение желаемых результатов.
Назначение ролей
Еще одним аспектом подготовки к успешной виртуальной встрече является распределение конкретных ролей между участниками. Участникам могут быть назначены различные роли в зависимости от размера и цели встречи. Вы можете назначить людей фасилитаторами, хронометристами, секретарями или даже модераторами. Это помогает эффективно управлять совещанием и гарантирует, что каждый участник останется вовлеченным в течение всего сеанса. Это также упрощает процесс принятия решений и предотвращает информационную перегрузку.
Установить рекомендации
Также важно установить этикет виртуальной встречи, например, время встречи, дресс-код и ожидаемый фоновый шум. Это помогает поддерживать профессионализм и дисциплину во время виртуальной встречи. Создание благоприятной виртуальной среды для собраний, за которой может следить каждый, гарантирует, что обсуждение не изменится и что все будут эффективно участвовать. Надлежащая подготовка к виртуальной встрече помогает обеспечить ее продуктивность и то, что все участники остаются сосредоточенными на протяжении всего сеанса.
Содействие продуктивной виртуальной встрече
Виртуальные встречи позволяют беспрепятственно общаться в разных странах, часовых поясах и культурах. Но чтобы виртуальные встречи были эффективными, кто-то должен взять на себя инициативу и организовать их. Фасилитатор с отличными коммуникативными навыками имеет решающее значение для управления временем, контроля повестки дня и обеспечения того, чтобы каждый присутствующий имел возможность внести свой вклад.
Продуктивная виртуальная встреча требует организации и подготовки фасилитатора. Они должны заранее спланировать повестку дня собрания и поделиться ею со всеми участниками. Хорошо организованная повестка дня позволяет каждому знать, чего ожидать. Кроме того, ведущий должен убедиться, что у всех участников есть необходимые материалы и технологии для участия в собрании. Техническая проверка перед встречей может выявить любые потенциальные проблемы и избежать сбоев во время встречи.
Во время встречи фасилитатор должен следить за уровнем вовлеченности участников и соответствующим образом корректировать их стиль общения. Они должны гарантировать, что каждый получит возможность принять участие и что обсуждение останется сосредоточенным на пунктах повестки дня. Фасилитатор также должен управлять временем и следить за тем, чтобы встреча не превышала отведенное время. Они должны убедиться, что все покидают собрание с четким пониманием того, что обсуждалось, какие решения были приняты и какие действия необходимо предпринять.
Эффективное общение на виртуальных встречах
Эффективное общение лежит в основе успешных виртуальных встреч. При отсутствии физических сигналов посетители должны полагаться исключительно на визуальную и слуховую коммуникацию, что делает важным обеспечение эффективной коммуникации.
Во-первых, следует поощрять всех участников высказываться и участвовать в дискуссиях, что помогает поддерживать вовлеченность. Во-вторых, должно быть понимание, что все должны слушать друг друга. Люди должны избегать разговоров друг с другом. Это уважение к мнениям и точкам зрения друг друга создает доверие и взаимопонимание, что необходимо для продуктивных встреч.
Участники встречи также должны использовать невербальные сигналы, такие как мимика и жесты. Это может улучшить общение и улучшить понимание. Поощряйте участников использовать веб-камеры во время совещаний, чтобы помочь считывать невербальные сигналы. И наоборот, большинство виртуальных собраний также включают участников, использующих только телефон или аудио. Крайне важно помнить, что они потенциально упускают значительную часть невербального общения. При обращении к ним лучше всего использовать четкий и краткий язык, а короткие паузы перед сменой темы имеют большое значение для обеспечения того, чтобы удаленные участники могли следить за разговором.
Активное слушание имеет решающее значение для эффективного дистанционного общения. Сконцентрируйтесь на том, что говорят участники и как они это говорят. Поощряйте ведение заметок, которые могут помочь участникам оставаться вовлеченными, бодрствовать и вспоминать важные детали обсуждения. Это также показывает выступающему, что слушатель проявляет интерес и внимание. Благодаря активному ведению заметок участники могут собрать важные пункты действий и обеспечить эффективное последующее общение.
Удаленные собрания не должны заменять электронную почту для тех, кто не может присутствовать лично. Наоборот, создание пространства для установления взаимопонимания гораздо важнее, когда все находятся на расстоянии. В офисной обстановке есть чувство общности без принуждения. Но теперь вам нужно способствовать этому чувству общности. Потратьте первые несколько минут, просто пытаясь немного наверстать упущенное. Проблемы, списки дел или разговоры о том, как вы справились с удаленной работой, — все, что носит развернутый характер, — может помочь тем, кто работает дома, почувствовать себя сопричастными.
Инструменты и технологии для виртуальных встреч
Наличие правильных инструментов и технологий может существенно повлиять на вовлеченность и продуктивность вашей команды.
Программное обеспечение для видеоконференций
Прежде всего, важна надежная платформа для виртуальных встреч. Такие платформы, как Zoom, Microsoft Teams и Skype разрешить кому-либо посещать виртуальные собрания. Они предлагают такие функции, как совместное использование экрана, комнаты отдыха и виртуальные фоны, чтобы улучшить впечатления от виртуальных встреч. Также важно убедиться, что у всех есть доступ к стабильному интернет-соединению. Это позволяет избежать сбоев.
Цифровая доска
Еще одним ценным инструментом для онлайн-встреч является цифровая доска. Это может быть использовано для мозгового штурма и изложения идей. Такие платформы, как Google Jamboard и Miro, предлагают интерактивные доски для совместной работы, к которым могут обращаться несколько членов команды в режиме реального времени. Совместное использование документов также важно во время виртуальных встреч, а такие платформы, как Google Docs или Dropbox, полезны для обмена файлами и совместной работы над проектами.
Инструменты управления проектами
Чтобы организовывать виртуальные встречи, можно использовать инструменты управления проектами, такие как Trello или Asana, для отслеживания задач и сроков. Это гарантирует, что все находятся на одной странице и несут ответственность за выполнение задач. Кроме того, использование платформ обмена мгновенными сообщениями, таких как Slack или Microsoft Teams, может быть полезно для быстрого общения и обмена обновлениями, не прерывая ход собрания.
Доступность и инклюзивность
Наконец, важно учитывать доступность и инклюзивность при выборе инструментов и технологий для виртуальных собраний. Убедитесь, что все члены команды имеют доступ к необходимым инструментам и что они удобны для людей с ограниченными возможностями. Использование скрытых субтитров, предоставление расшифровок и использование средств чтения с экрана — это способы сделать виртуальные собрания более доступными для всех участников.
Советы по повышению продуктивности виртуальных совещаний
Так как же повысить общую продуктивность виртуальных совещаний? Есть несколько вещей, которые вы можете сделать в качестве фасилитатора или участника.
Заканчивайте встречи вовремя
Один из ключевых советов — своевременно начинать и заканчивать встречи. Поскольку многие люди работают из дома и совмещают несколько обязанностей, соблюдение определенного графика может предотвратить опоздание, срывы и увеличение продолжительности собрания.
Ставьте четкие цели
Еще один совет по повышению продуктивности виртуальных совещаний — иметь четкую повестку дня и цели. Это относится и к личным встречам, но особенно важно для виртуальных встреч, где много отвлекающих факторов. Четкое определение того, что будет обсуждаться на совещании и каков желаемый результат, поможет участникам оставаться сосредоточенными и заинтересованными. Также важно заранее поделиться повесткой дня и позволить участникам подготовиться соответствующим образом.
Избегайте многозадачности
Основываясь на важности подготовки, рекомендуя участникам избегать многозадачности во время встречи, вы также можете повысить производительность. Имея под рукой кнопку отключения звука, у участников может возникнуть соблазн заняться другими задачами во время виртуальной встречи. Поощряйте всех оставаться вовлеченными и оставаться сосредоточенными на обсуждаемых темах. Это обеспечит продуктивные беседы и принятие решений.
Протестируйте программное обеспечение для виртуальных встреч
И хотя технологии могут сделать виртуальные встречи эффективными и действенными, они также могут стать источником разочарования, когда возникают технические проблемы. Заблаговременно протестировав технологию и предоставив четкие инструкции по доступу к виртуальной встрече, участники смогут полноценно участвовать, не теряя времени и терпения из-за технических трудностей. Это может иметь большое значение для того, чтобы сделать встречи продуктивными и инклюзивными для всех участников.
Будьте более продуктивны с онлайн-планированием
Еще один способ помочь вам оставаться продуктивным — внедрить онлайн-планирование. Если вы бизнес-профессионал, онлайн-инструменты планирования позволят вам более эффективно управлять своими встречами.
С онлайн-планированием Wix оставаться организованным и следить за своими встречами никогда не было так просто. Наше программное обеспечение для планирования упрощает бронирование, снижая вероятность двойного бронирования и отмены. Беспрепятственно общайтесь со своими клиентами и получайте уведомления обо всех встречах. Вы даже можете пригласить всю свою команду использовать Wix и оставаться организованным. Зарегистрироваться сейчас!
