Используете ли вы Outlook для передачи сообщений и файлов в вашу рабочую группу? Или вы используете его для работы в университете? Вы можете улучшить этот процесс, создав рабочие группы с вашими контактами или пользователями, которые временно участвуют с вами в проекте.

ПОЛУЧИТЕ НАШУ БЮЛЛЕТЕНЬ

Подпишитесь, чтобы получать последние новости технологии в вашем почтовом ящике. Мы будем отправлять вам одно электронное письмо в день с кратким изложением заголовков новостей, хитростей, сравнений, обзоров, опубликованных на наших сайтах.
Сервис, предлагаемый Mailchimp

Мы покажем вам, как вы можете создавать разные рабочие группы в Outlook.com в два этапа.

Outlook рабочие группы

Для чего нужны рабочие группы в Outlook? Это простой способ управления всем контентом, которым вы делитесь со своей группой. Вместо того чтобы смешивать сообщения и общие файлы с остальным содержимым в Outlook, у вас будет выделенное место только для группы,

Вы найдете все сообщения, мультимедийный контент и события групп в одном месте. Группа может иметь уникальный адрес электронной почты, чтобы она не мешала входящим сообщениям ее участников. Что вы можете делать в группах?

  • Поделиться файлами и мультимедийным контентом
  • Создать события из календаря группы
  • Отправлять и получать электронные письма с группового адреса электронной почты
  • Управление групповой активностью из отдельной панели

Это простая и полезная динамика для работы на компьютерах, которую можно бесплатно настроить в Outlook.

Как создать группы в Outlook

Вам просто нужно открыть свою учетную запись Outlook и перейти к опции «Новая группа», как вы видите на картинке:

После того как вы добавите имя и описание в группу, Outlook попросит вас добавить контакты, которые станут частью команды. Вашим контактам не обязательно иметь учетную запись Outlook, поскольку они могут отправлять контент в группу со своих адресов электронной почты.

Как управлять группами

Каждая группа имеет свой профиль и конфигурацию, Вам просто нужно открыть файл группы, и вы найдете информацию, которую вы видите на картинке:

В первом разделе вы найдете адрес электронной почты, который Outlook назначил группе. Все участники должны использовать этот адрес, чтобы содержимое и сообщения достигали места, выделенного для группы.

Если вы перейдете во второй раздел, вы найдете опции для управления членами группы. Если вы владелец Вы можете удалить или добавить новых участников из этой панелил. А в электронной почте и файлах вы найдете все недавнее содержимое, которым они поделились в группе.

Параметры группы можно изменять столько раз, сколько необходимо, и удалять, когда это соответствует своей цели.

Советы, которые следует иметь в виду

Если вы создали разные группы или присоединились к ним, вы можете изменить настройки, чтобы они не заполняли ваш почтовый ящик. Для этого вам нужно перейти в каждую группу, выбрать «Настройки» и настроить некоторые детали:

Таким образом, вы будете держать ваш почтовый ящик Outlook отделен от активности ваших групп, При появлении обновления Outlook отобразит его в боковом меню, поэтому вам не придется беспокоиться о проверке каждой группы, чтобы не пропустить новости. И если вы больше не хотите принадлежать ни к одной из групп, вам просто нужно выбрать «Покинуть группу».

Хотя существует множество инструментов для совместной работы со специальными функциями для совместных проектов, этот вариант Outlook является отличной альтернативой. Он может работать во временных и небольших группах, не прибегая к сторонним решениям.

Другие новости о … Microsoft