Следующая статья поможет вам: Как тратить меньше времени на электронную почту: 12 советов, как держать папку «Входящие» под контролем
Управление почтовым ящиком может напоминать бесконечную игру в «ударь крота». Как раз в тот момент, когда вы думаете, что дошли до нуля и начинаете свой маленький победный танец… появляется еще одно электронное письмо. И еще один.
Что еще хуже, сам объем электронной почты, которую мы получаем, часто превышает время, которое мы можем позволить себе с ней справиться. Это становится более серьезной проблемой, когда мы позволяем вине взять верх над нами — вине, которая возникает из-за того, что мы не отвечаем сразу, отвечаем резко или вообще не отвечаем.
Но дело в том, что в наших списках дел есть более важные дела, чем электронная почта. Хотите тратить меньше времени на просмотр входящих сообщений и больше времени на то, что действительно важно? Вот 12 советов, которые помогут вам начать.
12 советов по лучшему управлению электронной почтой
1) Отписаться. Безжалостно.
Самый простой способ поддерживать нулевой почтовый ящик? Получайте меньше электронной почты. Самый первый шаг к опустошению почтового ящика — отказ от подписки на каждый список адресов электронной почты, который не приносит вам регулярной пользы.
На самом деле, я рекомендую отказаться от подписки на рассылку Take несколько дней, чтобы она впиталась, а затем повторно подписаться только на те информационные бюллетени, по которым вы действительно скучаете. На этом этапе вы можете подумать о преобразовании любых ежедневных дайджестов, которые вы использовали, в еженедельные.
При отписке вручную от десятков — сотен? — Рассылать информационные бюллетени по одному звучит утомительно, есть инструменты, которые помогут вам сделать это всего за несколько кликов. Развернуть.me мой личный фаворит: это бесплатный инструмент, который позволяет вам массово отписываться от всех информационных бюллетеней, которые вы не читаете. Можно либо от всего сразу отписаться (моя рекомендация), а можно и выбирать. Прочтите этот пост в блоге, чтобы узнать больше о том, как это работает.
2) Удалите себя из любых внутренних и бизнес-тредов компании, в которых вам нет необходимости.
После того как вы отписались от внешних информационных бюллетеней, пришло время оценить внутренние электронные письма, которые вы регулярно получаете. Вам действительно нужно получать уведомления по электронной почте каждый раз, когда отдел продаж закрывает или заключает сделку, или каждый раз, когда кто-то из отдела маркетинга сообщает об ошибке?
Если ответ не является окончательным «да», сделайте себе одолжение и удалите себя из любого псевдонима или списка, в котором вы находитесь. Если это вызывает у вас дикий дискомфорт, создайте папку в своем почтовом клиенте и автоматически отправляйте эти электронные письма в эту папку. (Чтобы настроить, вы можете создать фильтры в Gmail или правила в аутлуке.)
3) Поймите — и примите — что вы не можете ответить на все.
Часть поддержания управляемого почтового ящика — и вашего здравомыслия — состоит в том, чтобы немного изменить то, как вы думаете об электронной почте. Только вы можете решить, что заслуживает вашего очень ограниченного времени и внимания. Когда дело доходит до электронной почты, поймите, что вы просто не сможете ответить на каждое электронное письмо, которое приходит в ваш почтовый ящик, не говоря уже о том, чтобы прочитать их все.
Я люблю как выразился Мерлин Манн: «Перестаньте думать об электронных письмах как о драгоценных семейных реликвиях и начните относиться к ним как к пинтам молока. Скоропортящееся молоко с отметкой времени, которое с каждым днем становится немного менее свежим, пока оно не пахнет странно, и его просто нужно выбросить. Поверьте мне. , всегда будет больше».
Поэтому, если вы просматриваете электронное письмо и в глубине души знаете, что никогда не ответите на него, заархивируйте его. А еще лучше удалите его. Как говорит Манн«Доверяйте своим инстинктам, прислушивайтесь к ним и перестаньте пытаться быть идеальным».
4) Старайтесь, чтобы ваши ответы были краткими, когда это возможно.
Когда вам нужно ответить на электронное письмо, вы обнаружите, что в большинстве случаев вам не нужно придумывать идеальный ответ. Часто достаточно нескольких предложений; в некоторых случаях несколько слов. Если вы оставите электронное письмо с пунктом действия на несколько дней, быстрый вопрос «Вам это еще нужно?» электронная почта может в конечном итоге сэкономить вам много времени.
Не чувствуйте себя виноватым, отправляя краткие электронные письма. Если вы обеспокоены тем, что ваша краткость будет воспринята неправильно, предупредите людей, с которыми вы чаще всего обмениваетесь электронными письмами. Скажите им, что, стремясь тратить меньше времени на электронную почту и больше времени на реальную работу, вы планируете сократить количество слов в своих электронных письмах.
Чем лучше вы будете удалять электронные письма, которые вам не нужно читать или отвечать на них, тем больше времени у вас будет на написание писем, которые требуют таких длинных ответов.
5) Используйте заранее написанные ответы.
Какие типы электронных писем вы печатаете снова и снова без особой необходимости настраивать их?
Я, например, часто отсылаю людей на страницу руководства HubSpot по ведению гостевого блога. Раньше я писал разовые электронные письма людям, то есть мне нужно было составить несколько предложений, найти и скопировать ссылку и так далее. Теперь я возвращаю себе десять минут назад в свой день, отправляя заранее написанные ответы с помощью функции «консервированных ответов» Gmail.
Gmail, Outlook и другие почтовые клиенты предлагают готовые ответы. Ниже приведены инструкции по их настройке и использованию в Gmail.
Чтобы настроить готовые ответы в Gmail:
- Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите «Настройки».
- Перейдите на вкладку «Лаборатория», найдите «Шаблоны ответов» вверху и нажмите «Включить». Прокрутите вниз и нажмите «Сохранить изменения».
Чтобы создать готовый ответ, создайте новое электронное письмо и щелкните маленькую стрелку в правом нижнем углу нового электронного письма. Выберите «Шаблоны ответов», а затем «Новый шаблон ответов». Оттуда вы можете назвать свой новый готовый ответ, написать его и сохранить. В любое время, когда вы захотите использовать его, просто вернитесь к этой маленькой стрелке, выберите «Шаблоны ответов» и щелкните тот, который вы хотите использовать. (Узнать больше на веб-сайте Google.)
Чтобы настроить готовые ответы в Outlook:
В Outlook лучшим вариантом, который я смог найти, было настроить готовые ответы как «Подписи». Таким образом, когда вы отвечаете на электронное письмо, вы можете выбрать соответствующую «подпись», и появится готовый ответ целиком. Вот как это сделать:
- В меню Outlook нажмите «Настройки». В разделе «Электронная почта» нажмите «Подписи».
- Щелкните значок плюса, чтобы добавить новую подпись.
- Новая подпись появится в разделе «Имя подписи» с пометкой «Без названия». Дважды щелкните «Без названия», а затем введите новое имя для готового ответа.
- На правой панели введите текст, который вы хотите включить в подпись, другими словами, введите готовый ответ.
Создав готовый ответ в качестве подписи, вы можете добавить его в новое электронное письмо, щелкнув тело сообщения, выбрав вкладку «Сообщение», нажав «Подписи» и выбрав подпись из списка. (Подробнее о Страница поддержки Outlook.)
6) Используйте правило одного клика.
Это правило может показаться упрощенным, но оно значительно экономит время. «Один щелчок» означает один щелчок, чтобы открыть электронное письмо один раз. Открыв его, решите, что именно вы хотите с ним делать прямо здесь и сейчас: ответить, переслать, отправить в папку, заархивировать и/или удалить.
Суть здесь в том, чтобы открыть электронное письмо, прочитать его, а затем решить разобраться с ним позже и двигаться дальше. Это плохая привычка, которая гарантирует вам засорение почтового ящика и еще больший стресс в будущем.
7) Проверяйте электронные письма, используя «специальные звезды» в Gmail.
Если вы пользуетесь Gmail и ваша цель — избавиться от почтового ящика и поддерживать его, то я хотел бы направить вас к системе электронной почты, которая изменила мой способ работы с электронной почтой. Вот полные инструкции. Это прекрасно работает в сочетании с правилом одного щелчка, о котором мы только что говорили.
Предпосылка такова: в Gmail вы настроите несколько почтовых ящиков и дадите каждому из них имя, например «Требуется действие/ответ» и «Ожидает ответа». Ваш общий почтовый ящик появится слева, а ваши помеченные почтовые ящики (которые Gmail называет «панелями») появятся справа, например:
Вы будете использовать то, что Gmail называет «специальными звездами» — что-то вроде ярлыков Gmail, но лучше — для категоризации каждого письма, которое приходит в ваш почтовый ящик.
Каждый раз, когда вы получаете новое электронное письмо в свой почтовый ящик, вам нужно:
- Ответьте на те, которые вы можете сразу.
- Отметьте электронные письма, с которыми вам нужно разобраться позже, пометив их соответствующей специальной звездочкой.
- Архивируйте или удаляйте любые электронные письма, с которыми вам не нужно иметь дело.
В конце концов, ваш почтовый ящик останется на нуле, а все остальное будет либо в назначенной ему панели, либо в архиве, либо удалено.
Использовать Outlook?
ПростоФайл — это бесплатный организационный инструмент, который поможет вам классифицировать электронные письма с помощью папок. Когда приходит электронное письмо, все, что вам нужно сделать, это перетащить его в соответствующую папку. Вы можете упорядочивать как сообщения, которые вы получаете в папке «Входящие», так и сообщения, которые вы отправляете, которые вы можете сохранять по мере их отправки.
8) Делегируйте электронные письма другим, используя инструмент для совместной работы.
Иногда вы можете обнаружить, что получаете электронные письма, которые лучше обрабатываются кем-то другим. В этих случаях вы можете либо переслать электронное письмо, либо упростить процесс, быстро отправив электронное письмо кому-то из вашей команды с помощью инструмента для совместной работы по электронной почте.
Существует ряд инструментов для совместной работы по электронной почте на выбор. Если вы используете Gmail, Хивер — отличный выбор: он позволяет вам делиться ярлыками Gmail (и, следовательно, общими папками) с другими пользователями, которые вы можете использовать для назначения задач, делегирования электронных писем и даже отслеживания их статуса, если хотите. Если вам нужно добавить быструю заметку, объясняющую, что происходит в ветке электронной почты, вы можете сделать это прямо в инструменте.
9) Используйте подход «вчерашний ящик».
«Yesterbox» — это методология управления вашим почтовым ящиком. создано генеральным директором Zappos Тони Шей. Этот подход похож на нулевой почтовый ящик, за исключением того, что вы отрабатываете все электронные письма со вчерашнего дня и обрабатываете их как сегодняшний список дел.
Основная предпосылка такова: каждое утро у вас есть фиксированное количество электронных писем, на которые нужно ответить, вместо бесконечного потока новых входящих писем. Как только вы закончите работу со вчерашними электронными письмами, вы закончите с электронной почтой на день. Вот полная инструкция.
Как и в методологии Клингера из № 7, вы будете распределять входящие электронные письма по папкам с пометками «Yesterbox», «Сегодня», «Требуется действие», «Ожидает ответа» и так далее. По мере поступления новых электронных писем вы будете помечать их соответствующим образом. Но что касается этих электронных писем, то они оставлены на определенное время в вашем календаре, которое вы выделили для обработки вчерашних электронных писем. В конце концов, ваш Yeseterbox — это список дел со статическими задачами.
Именно это освобождающее чувство завершенности делает этот метод таким привлекательным, но будьте осторожны, если ваша работа требует, чтобы вы обрабатывали электронные письма по мере их поступления, это может быть не лучший метод для вас.
10) Настройте фильтры, когда уезжаете в отпуск.
Каникулы — это круто, но возвращаться к переполненному почтовому ящику… не так уж и круто. Один из способов управлять рабочим процессом электронной почты, когда вы отсутствуете в течение длительного периода времени, — это настроить фильтры.
Это подход директора по маркетингу HubSpot Ребекка Корлисс Находка сработала для нее очень хорошо, когда она ушла в свой месячный творческий отпуск. Корлисс работал в Gmail, но этот метод можно адаптировать для большинства почтовых клиентов. Короче, вот что она сделала:
- Она создала новую папку для своего отпуска («Испанский творческий отпуск 2015»).
- Она установила фильтр, который распознавал любые электронные письма, отправляемые на адрес *@hubspot.com. Поместив звездочку вместо фактического адреса электронной почты, она смогла захватить не только электронные письма, отправленные на ее рабочий адрес электронной почты, но и электронные письма, отправленные на псевдонимы компании, под которыми она работала.
- Она добавила второй фильтр, который удалял нерелевантные электронные письма — например, все ежедневные и еженедельные дайджесты, которые она ожидала получать, такие как обновления показателей.
- Когда она вернулась, она стратегически обработала все свои непрочитанные электронные письма. Например, она искала электронные письма, на которые хотела ответить в первую очередь, выполнив ключевой поиск адреса электронной почты своего менеджера.
Как только эти более срочные сообщения были адресованы, она заблокировала время, чтобы просмотреть оставшиеся электронные письма и ответить только на те, которые были абсолютно необходимы. Вот полная инструкция.
11) Блокируйте время, чтобы вернуться к нулевому почтовому ящику.
Выделять определенные отрезки времени, чтобы вернуться к нулевому почтовому ящику, нужно не только тогда, когда вы возвращаетесь из отпуска. Это должно быть чем-то, чем вы занимаетесь ежедневно небольшими порциями, а большими порциями каждую неделю или около того, в зависимости от того, сколько новой электронной почты вы получаете.
Цель пакетной электронной почты? Таким образом, вы не обрабатываете электронные письма по мере их поступления. Это может стать серьезным убийцей производительности и отвлечь вас от проектов и задач, которые важнее, чем идеально чистый почтовый ящик.
Ежедневно ограничивайте себя работой с новыми электронными письмами в течение фиксированных периодов каждый день. Например, менеджер по формированию спроса HubSpot Аманда Сибли физически выделяет в своем календаре час утром и час вечером, чтобы навести порядок в почтовом ящике. Делайте то, что работает для вас.
12) Используйте сочетания клавиш.
Чтобы сделать процесс чтения, ответа, архивирования и удаления электронной почты более быстрым (и, как правило, более приятным), воспользуйтесь любыми сочетаниями клавиш, предлагаемыми вашим почтовым клиентом. Вот советы по сочетаниям клавиш в Gmail и Outlook. Если вы используете другой почтовый клиент, выполните быстрый поиск в Google по названию вашего почтового клиента + «сочетания клавиш».
Сочетания клавиш в Gmail:
Прежде всего: вам нужно активировать сочетания клавиш. Сделать это:
- Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите «Настройки».
- Перейдите на вкладку «Общие», найдите «Сочетания клавиш» и выберите «Сочетания клавиш включены». Прокрутите вниз и нажмите «Сохранить изменения».
- Затем вернитесь в «Настройки» с помощью значка шестеренки, щелкните вкладку «Лаборатории» и найдите «Пользовательские сочетания клавиш» (автор Alan S). Выберите «Включить». Прокрутите вниз и нажмите «Сохранить изменения».
После включения пользовательских сочетаний клавиш в настройках появится новая вкладка под названием «Сочетания клавиш». Отправляйтесь туда, чтобы узнать сочетания клавиш по умолчанию и настроить их, если хотите.
Сочетания клавиш в Outlook:
Outlook не позволяет настраивать сочетания клавиш, но у них есть из чего выбирать. Вот полный списоки ниже приведены некоторые избранные:
- Создайте новое сообщение: ⌘ + Н (Мак); Ctrl + Н (ПК)
- Отправить открытое сообщение: ⌘ + Возврат (Mac); Ctrl + Возврат (ПК)
- Сохраните открытое сообщение и сохраните его в Черновиках: ⌘ + S (Мак); Ctrl + S (ПК)
- Переслать сообщение: ⌘ + J (Мак); Ctrl + J (ПК)
- Показать следующее сообщение: Контроль +]
- Показать предыдущее сообщение: Контроль +[[
- Удалить выбранное сообщение: Удалить
- Отметить выбранные сообщения как прочитанные: ⌘ + Т (Мак); Ctrl + T (ПК)
Ищете другие идеи для получения и сохранения контроля над вашей электронной почтой? Вот 11 инструментов организации почтового ящика, которые стоит попробовать, а также четыре решения для получения «нулевого почтового ящика» исходя из вашей личности.
