Сегодня удаленная работа включает в себя множество вещей: это вся жизнь и стиль работы, которые меняют бизнес-ландшафт завтрашнего дня. Сегодня компании начинают понимать тот факт, что удаленная работа – это не такая простая концепция, как «просто работай из дома и все!» — Удаленным командам необходимо тщательное планирование, современная стратегия и четкое видение. Одним из требований является программное обеспечение — это чрезвычайно важно, потому что оно может улучшить или разрушить рабочий процесс удаленной команды.
Поскольку мы сами являемся удаленной компанией, мы в Soshace имеем непосредственный опыт работы с таким программным обеспечением: наши удаленные веб-разработчики ежедневно используют его в своем рабочем процессе. В то время как инструменты для конкретной работы, как следует из их названия, помогают выполнить работу, программное обеспечение в этом списке помогает нам организовывать и управлять то, как мы работаем, поэтому основными категориями будут общение, продуктивность, и облачное хранилище. В этой статье мы рассмотрим лучшее программное обеспечение, которое должна использовать каждая удаленная команда для максимизации своей производительности.
Коммуникация
Коммуникация абсолютно необходима в удаленной среде: поскольку члены команды разбросаны по всему миру, каждый из них может чувствовать себя оторванным, если единственный “коммуникация” они получают такие сообщения, как «Задание выполнено» или «Приложения отправлены, проверьте». Таким образом, инструменты командного общения предназначены для решения этой проблемы: они помогают членам команды лучше и проще взаимодействовать — и это помогает поддерживать высокий моральный дух. Разработчики вашего приложения будут вам за это благодарны!
Также следует отметить, что вы можете заметить, что некоторые приложения попадают в разные категории — это связано с тем, что их функциональность широка.
Слабый
Разработчики Slack описывают свой продукт как «Программное обеспечение для совместной работы, которое продвигает работу вперед» — это описание идеально подходит приложению, потому что то, как оно организует общение, действительно двигает работу вперед. Главной особенностью Slack является каналы — по сути, это группы, созданные для определенных тем или целей: обсуждение проектов, информирование о новинках компании и общение вне темы.
Однако каналы в Slack особенные благодаря своей функциональности: каждый канал имеет собственную экосистему пользовательских ролей, ботов и других расширенных функций. Эта система позволяет удаленным командам эффективно самоорганизовываться, разделяя внутрикомандное общение на отдельные категории. Кроме того, уведомления и упоминания помогают им оставаться в курсе последних обновлений — как мы увидим в следующих разделах, Slack одинаково хорош с точки зрения производительности.
С точки зрения цен, Slack предлагает аккуратную “Бесплатно” вариант, который небольшие команды могут счесть оптимальным. Недостатком бесплатного плана является ограничение в 10 000 сообщений: как только канал достигнет этой отметки, старые сообщения будут заменены новыми. Платные планы, конечно, не накладывают такого рода ограничений и предлагают большие возможности хранения файлов и функции, ориентированные на безопасность.
Цена за пользователя в месяц: 0 долларов США (бесплатно) / 6,67 долларов США (стандартно) / 12,50 долларов США (плюс)
Увеличить
Решения для видео- и аудиоконференций являются неотъемлемой частью удаленного рабочего процесса; Однако до Zoom технологическая ситуация в этой области была слишком хаотичной. Эти времена прекрасно резюмировал один из клиентов Zoom: «Связь действительно была нарушена… [the] технологии мешали — у нас было множество разных систем: для конференц-залов, для аудиоконференций, для видеоконференций…»
Чтобы решить эту проблему, разработчики Zoom создали универсальное программное обеспечение как для традиционных офисных, так и для удаленных команд. В зависимости от ваших потребностей вы можете выбрать любой из этих продуктов:
Ценовая политика Zoom отлично подходит для личного использования — она бесплатна. В случае бизнес-команд вам придется платить за каждого хоста (т. е. пользователя, организующего конференцию).
Цена за хост в месяц: 0 долларов США (Basic) / 14,99 долларов США (Pro) / 19,99 долларов США (Бизнес; минимум 10 хостов) / 19,99 долларов США (Корпоративный; минимум 50 хостов)
Производительность
Как только системы связи наконец будут установлены, имеет смысл попытаться оптимизировать управление командными проектами и задачами — именно здесь на помощь приходит программное обеспечение для повышения производительности. Даже если у удаленных работников нет проблем с производительностью, организация их работы все равно может получить значительную выгоду от эти приложения.
Слабость (опять!)
Еще один слоган, который придумали разработчики приложения: «Тратите меньше времени на жонглирование вкладками и больше времени на осмысленную работу». С точки зрения производительности Slack также преуспевает благодаря интеграция особенность. По сути, Slack можно использовать как платформу для различных сторонних сервисов — их функционал можно интегрировать прямо в приложение, поэтому Slack становится “центр” практически для всех видов деятельности, связанных с работой. Вот несколько вариантов интеграции, которые разожгут ваш аппетит:
Цена за пользователя в месяц: 0 долларов США (бесплатно) / 6,67 долларов США (стандартно) / 12,50 долларов США (плюс)
Асана
Черпая вдохновение из метода Канбан, Asana фокусируется на визуализации хода работы: вместо использования длинных электронных таблиц и бесчисленных сообщений чата (которые потом будет сложно найти), она предлагает интерфейс, основанный на визуальных элементах, таких как полосы. , графики и схемы. Основная цель программного обеспечения — помочь удаленным командам стабильно укладываться в сроки, поэтому этот визуальный подход работает безупречно.
Подобно Slack, Asana также может включать функции сторонних сервисов и приложений: Dropbox, Gmail и G Suite (в который входят такие приложения, как Gmail, Календарь и электронные таблицы) можно использовать внутри приложения.
Хотя “Базовый” План, ну, довольно простой, небольшие команды все еще могут использовать его и выполнять свою работу. Платные варианты, с другой стороны, предоставляют более важные функции, такие как временная шкала, этапы, просмотр прогресса, портфолио и многое другое.
Цена за пользователя в месяц: 0 долларов США (бесплатно) / 9,99 долларов США (Премиум) / 19,99 долларов США (Бизнес) / Договорная (Корпоративный)
Облачное хранилище
Файлы и данные компании являются одним из ее наиболее ценных активов, поэтому имеет смысл найти быстрое, надежное и безопасное решение для облачного хранения. Вот несколько замечательных услуг, на которые стоит обратить внимание:
Дропбокс
Несмотря на то, что это самое простое программное обеспечение в этой категории, его простота является самым большим преимуществом: благодаря интеграции с многочисленными платформами Dropbox легко использовать практически в любом случае. С другой стороны, Dropbox как компания не обладает таким количеством ресурсов, как ее конкуренты (например, Google или Microsoft), поэтому ее продукт может быть не идеальным для корпоративных приложений с большой нагрузкой.
Хотя Dropbox может быть оптимальным для личного использования, Dropbox Business создан для улучшения сотрудничества между командами. В Dropbox Business основная разница между доступными планами заключается в функциональности: «Стандартный» предлагает только 3 ТБ хранилища и не имеет более сложных инструментов для совместной работы, а также функций администрирования, аудита, интеграции и безопасности.
Однако в последние годы Dropbox стремится выйти за пределы своего бизнеса облачных хранилищ: Dropbox Paper — это программное обеспечение для совместного редактирования документов, которое работает аналогично Google Docs. Однако Paper также предлагает мобильные приложения, позволяющие гораздо проще редактировать документы с помощью мобильных устройств — в этом отношении она превосходит Google Docs.
Стоимость за пользователя: 12,50 долларов США (стандартный), 20 долларов США в месяц (расширенный), по договоренности (корпоративный).
Гугл Диск
Экосистема продуктов Google похожа на экосистему Microsoft, но ее масштаб еще больше: G Suite включает в себя множество сервисов, которые безупречно работают как для отдельных пользователей, так и для крупных корпораций. Основу пакета составляют такие приложения, как Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive и Calendar; кроме того, существуют приложения для конкретных доменов, такие как Forms, Sites, Vault, Admin и Jamboard.
Благодаря опыту Google в разработке мобильных устройств (помните, кто создал Android?), использование приложений G Suite на мобильных устройствах не является проблемой. Конечно, “с использованием” на самом деле означает «просмотр» в этом случае редактирование электронной таблицы на маленьком экране по-прежнему затруднительно независимо от приложения.
Инфраструктура Google позволяет Drive быть самым быстрым облачным хранилищем на рынке, превосходя Dropbox и OneDrive — разницу в скорости может быть трудно заметить в небольших командах, но как только размеры файлов начнут увеличиваться, вы оцените скорость. Естественно, их платформа также является самой надежной, обеспечивая почти 100% безотказную работу.
Еще одно преимущество может быть использовано технически подкованными командами: Google предоставляет API и язык программирования под названием GoogleScript; язык, как следует из названия, можно использовать для создания сценариев и запуска их в приложениях G Suite. Если вы потратите на это некоторое время, почти каждую рабочую задачу можно автоматизировать, поэтому обязательно проверьте, не страдает ли ваша команда от рутинных задач. В нашем случае нам нужно было организовать все папки на Диске — нам удалось сделать это всего за 10 строк кода.
Следует отметить, что вы можете получить неограниченное хранилище только в том случае, если выберете планы Business и Enterprise — базовый предоставляет всего 30 ГБ.
Стоимость за пользователя: 6 долларов США в месяц (Базовый), 12 долларов США в месяц (Бизнес), 25 долларов США (Корпоративный).
Один диск
Подобно G Suite, OneDrive также предлагает полноценную экосистему — естественно, она включает только такие продукты Microsoft, как Word, Excel, PowerPoint, Outlook. Однако существуют и другие приложения, выходящие за рамки пакета Office — Microsoft Teams, Microsoft Planner и Microsoft Bookings, которые улучшают совместную работу команды над конкретными задачами.
Сила OneDrive заключается в его интеграции с другими продуктами: многие удаленные команды предпочитают полностью использовать Microsoft и использовать Office для документов, Outlook для почты, OneDrive для облачного хранилища и Windows как основа(Windowsфактически в настоящее время занимает 75% доли мирового рынка).
Названия планов OneDrive могут показаться запутанными, поэтому давайте проясним ситуацию: план 1 — самый простой; План 2 добавляет к этому набору расширенные возможности безопасности и соответствия требованиям; Бизнес — это уровень предприятия для крупных удаленных команд.
Стоимость за пользователя: 5 долларов США в месяц (План 1), 10 долларов США в месяц (План 2), 12,50 долларов США в месяц (Премиум).
Итак, что же использует наша компания?
Здесь, в Soshace, мы используем G Suite в большинстве наших рабочих мероприятий. Если вы сравните каждый сервис в каждой категории, станет совершенно ясно, что между ними нет большой разницы — например, когда дело касается программного обеспечения для повышения производительности, и Asana, и Trello работают нормально. В конце концов, все сводится к удобству: продукт А и продукт Б могут работать одинаково хорошо, но продукт А также прекрасно интегрируется в вашу CRM.
Разные команды Soshace используют разные инструменты G Suite: например, контент-менеджеры работают в Google Docs, а менеджеры по продажам в значительной степени полагаются на Google Sheets. Вот важный вопрос: могут ли наши контент-менеджеры перейти, скажем, на Dropbox Paper? Совершенно верно, но наша команда, вероятно, потратила бы больше времени на организационные вопросы, поэтому иногда эти изменения того не стоят.
Мы выбрали CRM HubSpot, поэтому следующий шаг, который мы хотим сделать, — это еще больше автоматизировать интеграцию G Suite в HubSpot. Эту идею может быть сложно реализовать, но в долгосрочной перспективе она обязательно окупится.
В общем, мы призываем вас не гоняться за тенденциями; вместо этого вы можете согласиться на более дешевое решение, потому что оно может работать нормально.
