Лучшие практики управления: 9 важных советов
Некоторые из лучших практик управления документами, описанные ниже, могут показаться очевидными. К счастью, это означает, что их легко понять и реализовать; вам нужно только убедиться, что вы соблюдаете их, чтобы иметь постоянно надежную систему управления документами. Давайте пройдемся по ним.
1. Выберите лучшее программное обеспечение для управления документами для вашего бизнеса
Первый шаг, который должен сделать ваш бизнес, — это определить, какая система управления документами вам подходит. Хотя многие варианты похожи, они не одинаковы, и выбор того, который не соответствует вашим потребностям, может быть пустой тратой времени и денег.
Выбор правильной DMS является неотъемлемой частью эффективного управления документами.
Если в вашем бизнесе создается много новых документов, над которыми вам нужно работать совместно, хорошими вариантами будут Microsoft SharePoint или Egnyte, поскольку оба предлагают интеграцию с Office 365. В качестве альтернативы, если вам просто нужно место для хранения и управления контрактами, DocuWare — отличный вариант, который также позволяет вам ставить цифровую подпись на ваших документах.
2. Используйте четкую индексацию
Чтобы обеспечить легкий доступ к вашим документам, крайне важно точно индексировать каждый новый документ и папку, создавая таким образом согласованную файловую структуру. Перед созданием вашей DMS мы рекомендуем вам создать четкую структуру папок и создать список категорий для каждого типа документов.
Четкое индексирование значительно упрощает поиск документов при поиске, а различным отделам намного проще управлять документами в рамках своей сферы деятельности. При использовании решения для управления документами, такого как M-Files, вы также можете помечать документы тегами и другими формами метаданных, гарантируя, что каждый документ находится на своем месте в вашей DMS.
3. Сканируйте бумажные документы
При переходе с физических документов на электронные рекомендуется делать цифровые копии бумажных документов. Это может быть сложной задачей, но сканирование документов и их передача в электронную цифровую систему управления гарантирует, что конфиденциальные документы останутся безопасными и доступными.
Ваш безбумажный процесс должен включать сканирование и перемещение физических документов в электронные.
Бумажные документы гораздо легче потерять, а физический картотечный шкаф не имеет того уровня безопасности, который обеспечивает лучшее программное обеспечение для управления документами. Таким образом, перемещение всего подряд не только повышает эффективность хранения, но и обеспечивает гораздо более надежную защиту каждого документа.
4. Выберите права доступа
Не каждый человек в вашем бизнесе должен иметь доступ ко всем документам, находящимся в вашей системе управления документами. Будут конфиденциальные документы, такие как контракты сотрудников и отчеты о производительности, которые должны оставаться конфиденциальными. К счастью, с современным программным обеспечением для управления документами вы можете предоставлять разрешения на доступ пользователям по вашему выбору.
При настройке системы управления документами найдите время, чтобы определить, каким старшим сотрудникам и отделам необходим доступ к определенным документам. Они также смогут контролировать доступ для членов своей команды и выбирать, кто из них может получать доступ, редактировать и делиться документами.
5. Настройте автоматизацию
Автоматизация — это то, что каждый бизнес должен добавить в свой рабочий процесс управления документами. Они упрощают деловую жизнь, а также помогают вам оставаться последовательным в управлении документами и бизнес-процессами.
Автоматизация играет ключевую роль в управлении документами в вашей организации.
В зависимости от используемого программного обеспечения для управления документами вы можете отправлять автоматические уведомления при создании или редактировании документа. Вы также можете настроить автоматизированные рабочие процессы утверждения документов для определенных документов, а также настроить автоматическое выставление счетов, если ваш бизнес работает с внешними клиентами.
Если вы используете эффективную систему управления документами, вы можете ожидать, что у вас будет больше доступных вариантов автоматизации, и это хорошая идея, чтобы использовать их.
6. Используйте облачное хранилище
Если вы хотите отказаться от физических документов и картотек, у вас есть два варианта использования системы управления документами: локальное и облачное хранилище.
Локальное программное обеспечение для управления документами позволяет вам контролировать свои документы с сервера в вашем бизнесе. Облачное хранилище означает, что ваши документы существуют на сторонних серверах, что не нравится некоторым пользователям.
Хранение ваших документов в облаке означает, что вы можете получить к ним доступ, даже если ваше оборудование выйдет из строя.
Однако облачное хранилище дает вам дополнительный уровень защиты в случае повреждения или кражи вашего оборудования, поскольку вы по-прежнему можете получить доступ к своим документам в облаке. Облачное программное обеспечение также упрощает совместную работу с разными пользователями, особенно в рамках удаленных команд, повышая общую эффективность бизнеса.
Если вы ищете место для управления документами, а также файлами других типов, ознакомьтесь с нашими ведущими поставщиками облачных онлайн-хранилищ для документов.
7. Имейте постоянный контроль версий
Управление версиями файлов позволяет получить доступ к более ранним версиям отредактированных документов.
Если ваш бизнес постоянно обновляет документы, наличие эффективного контроля версий является обязательным. Управление версиями файлов означает, что вы можете получить доступ к предыдущим версиям документов и при необходимости восстановить их.
Это также позволяет вам предоставить некоторым пользователям возможность только просматривать документы, а другим пользователям — возможность просматривать, комментировать и изменять отредактированные версии. Это означает, что вы можете эффективно совместно работать над документом и гарантировать, что документ не будет изменен без надлежащего разрешения.
8. Полный аудит документов
Хотя управлять бизнес-документами намного проще с помощью электронной системы управления документами, по-прежнему рекомендуется проводить регулярные аудиты ваших документов, чтобы минимизировать потенциальные сбои или нарушения процессов.
Вы можете проводить внутренний и внешний аудит. В первом случае хорошо проводить аудит каждые три-шесть месяцев, тогда как внешний аудит можно проводить ежегодно.
Проведение регулярных аудитов позволяет вам быть в курсе соблюдения требований к управлению документооборотом.
Аудит не только позволяет вам узнать, какие документы у вас есть, но и означает, что вы можете понять, соответствует ли ваш бизнес отраслевым нормам. Во многих профессиональных секторах обязателен внешний аудит, поэтому лучше быть в курсе всего, а не паниковать, когда придет время подвергнуть ваш бизнес тщательному анализу.
9. Знайте свои местные правила
Это хорошая идея, чтобы узнать, какие типы документов вам нужно хранить в системе управления документами в течение определенного периода времени. Например, в финансовой сфере нормативные требования гласят, что определенные документы должны храниться в течение семи лет. Перед удалением документа еще раз проверьте, не противоречит ли это правилам.