Следующая статья поможет вам: Лучшие техники тайм-менеджмента
Я работаю в разработке программного обеспечения более 9 лет, последние 3 года в качестве iOS Team Lead в Semrush Systems. За время своей карьеры у меня была возможность работать фрилансером и сотрудником как продуктовых, так и аутсорсинговых компаний.
Один из ключевых процессов, который должен иметь в своем арсенале успешный специалист, — тайм-менеджмент. Если вы работаете в команде или индивидуально, важно быть максимально эффективным, совмещая другие дела, помимо работы. Важность тайм-менеджмента еще больше возросла во время «карантина», когда почти все компании перевели своих сотрудников на работу из дома.
В этом посте я поделюсь методами тайм-менеджмента, которые я и мои коллеги применяли на практике и которые оказались успешными. Для каждой компании, команды или проекта я всегда разрабатывал свою уникальную систему, потому что, хотя некоторые подходы универсальны, часто возникает необходимость попробовать что-то новое.
Существует несколько распространенных методов и теорий организации рабочего дня, но не все они работают в конкретных случаях или с конкретными людьми. Некоторые выступают за Помидор метод, в то время как других раздражают постоянные уведомления таймера, потому что это мешает им сосредоточиться.
⏱️ График работы
Для многих четкий рабочий график с 9 до 17 является типичным и разумным повседневным рабочим днем. Однако в ИТ более распространен гибкий график. Эта гибкость открывает возможность начать работу в любое время и «забыть» о конце рабочего дня.
💡 Главное: начинайте и заканчивайте рабочий день (включая обед) в одно и то же время.
➕ Планируйте свое рабочее и нерабочее время. Таким образом, коллеги будут знать, когда вы доступны, а когда воздержаться от связи с вами, например, после окончания рабочего дня. Будет четкий ответ на вопрос «Когда удобно провести встречу?» вопрос. Ваш мозг привыкнет к постоянным активным периодам и будет работать в оптимальном режиме.
➖ Соблюдать режим. Приходить и уходить с рабочего места вовремя. Это может причинить беспокойство другим членам команды, потому что вы будете недоступны в определенное время.
Особенно мне нравилась эта техника, когда я работал в продуктовой компании. У меня был гибкий график, но мне нужно было быть доступным в основные часы (с 11 до 5). Я пришел в 8 утра и программировал до 11 утра, как раз в тот момент, когда стали прибывать другие коллеги. У нас был стендап, решались вопросы, а с 13 до 14 часов мы обедали. Звонки и встречи были запланированы на вторую половину дня.
По опыту моей команды коллеги часто спрашивали у меня совета или приглашали участвовать в других встречах. Хотя это обостряло мое чувство собственной важности, было очень трудно выделить несколько часов в течение дня и не допустить, чтобы они конфликтовали с моими основными обязанностями. Таким образом, мне пришлось добавить дополнительные часы.
Когда я перешла на более стабильный утренний график, я освободила свои вечера, и мои коллеги прекрасно знали, что я недоступна после 17:00. Были времена, когда мне приходилось нарушать собственные правила и задерживаться допоздна, но, к счастью, смог представить эти часы как сверхурочные, что дало мне дополнительные выходные.
🗂️ Распорядок дня
Говорят, вам нужен 21 день, чтобы сформировать привычку, и 90 дней, чтобы сформировать образ мышления. На мой взгляд, это соответствует действительности. Повторная отработка конкретных действий будет способствовать автоматизации и совершенствованию их выполнения.
💡 Главное: выполняйте одни и те же ритуалы в одно и то же время каждый день.
➕ Вы ежедневно выполняете нужные и важные дела. Подойдите к своей рабочей рутине с позитивным настроем. Снизить стресс. Установите связь с командой (командами). Сократите количество дополнительных встреч.
➖ Вы можете испытывать беспокойство, когда не можете выполнить ритуал как обычно. Отсутствие гибкости на собраниях.
Для меня эта практика оказалась крайне полезной при общении с другими командами. Например, каждый день по нескольку раз в день я присоединялся к разработчикам на их перекуре. Я не курю, но всегда присоединяюсь к ним для этих «ритуалов». В перерыве мы обсуждали рабочие вопросы, новые реализации или функционал приложения, над которым параллельно или отдельно работали другие команды. Стало легко пропускать дополнительные встречи и оставлять активными только стоячие звонки.
Также был утренний кофе-брейк с моими коллегами из отдела продаж и отдела по связям с общественностью, что помогло мне быть в курсе будущих событий и предстоящих релизов. Я также заранее знал, каких функций ждут клиенты, и мог добиться прогресса в выполнении этих задач во время планирования спринта, избегая срочных запросов на добавление функций.
🗺️ Дорожная карта разума
Часто сложная задача может быть пугающей по масштабу, что может привести к прокрастинации. Хорошие идеи приходят, когда вы меньше всего этого ожидаете, поэтому рекомендуется быстро их записывать и структурировать позже.
Обычные способы или методы разбить вашу идею могут не дать достаточных ресурсов для визуализации. В таких случаях на помощь приходит метод «дорожной карты разума».
💡Суть: графическое представление задач, идей, проектов и связей.
➕ Видимая связь между визуализируемыми мыслями и идеями простым способом. Возможность трассировки и отображения последовательности действий. Существует множество онлайн-сервисов для создания, редактирования и распространения дорожных карт Mind.
➖Занимает много места.
Я начал использовать этот подход еще в студенческие годы, когда мне нужно было визуализировать работу студенческого совета, которым я руководил. У меня были хорошие рабочие результаты, когда я готовил материалы для обучения коллег, облегчая разбивку сложных задач. Все, что мне было нужно, это белая доска и маркеры. Вы можете использовать этот подход, чтобы быстро нарисовать список подзадач во время обсуждения сложного решения. Вот хороший пример: необходимые знания для iOS-разработчиков.
🍅 Техника помидора
Техника Pomodoro основана на использовании обычного таймера для измерения периодов напряженной работы и отдыха. При таком подходе вы можете останавливать свои задачи и возобновлять их каждые полчаса.
💡 Суть: 25-минутные интервалы с небольшими 5-минутными перерывами между ними и один большой 60-минутный перерыв..
➕Есть несколько программ для установки интервалов и записи задач. Вы можете без особых усилий загрузить эти приложения на свой смартфон. Такой подход впишется в любой рабочий день.
➖ Этот метод плохо работает в быстро меняющейся среде или если вы легко отвлекаетесь на общение с другими людьми.
Для меня эта техника была идеальной для программирования, когда ты концентрируешься на задаче и тебя никто не отвлекает. Многие разработчики, в том числе и я, сосредотачиваются на «научном» методе, когда вы вносите небольшое изменение и смотрите, работает ли оно после каждой итерации. В этих условиях подход работает, но может быть сложно выйти из цепочки текущих небольших изменений и сборок.
Согласно методу Помидора, каждые 25 минут вы должны делать перерыв в каждом деле. Этот перерыв позволяет вам тщательно обдумать решения или проблемы и придумать новые способы внесения изменений. Как и в других работах, программисты сталкиваются с «опасностями», такими как сидение в течение длительного периода времени, слишком много времени у экрана или долгий рабочий день. 5-минутные перерывы, которые предлагает эта техника, позволяют вам встать, немного пройтись, дать отдых глазам, подвигаться и перезагрузить свое мышление.
🎯 Глобальные цели
Какой ты видишь себя через 5 лет? На вопросы HR-специалистов на собеседованиях у многих из нас нет кристально ясного ответа. Этот вопрос одновременно и личный, и профессиональный, и его следует постоянно задавать себе.
💡 Суть: список глобальных целей с годовыми, ежемесячными, еженедельными и ежедневными шагами для их достижения.
➕ Делает вас ответственным и помогает вам видеть «общую картину». Это поможет вам не сбиться с пути и поможет расставить приоритеты или отсечь ненужные задачи, которые не способствуют вашему глобальному развитию.
➖Демотивирует выполнять задачи, не соответствующие глобальной цели.
Техника проста и хорошо сочетается с «Дорожной картой разума»: напишите на листе бумаги, чего вы хотели бы достичь в ближайшие 5 лет и какие шаги вам нужно предпринять, чтобы это произошло. Важно понимать, какие конкретные шаги вы предпринимаете для достижения своих целей каждый день и способствуют ли ваши шаги достижению ваших целей.
Например, я поставил перед собой цель занять должность руководителя группы, так как большую часть своей карьеры я делал это неофициально. Каждый раз, когда меня просили что-то сделать или высказать свое мнение по поводу работы, я спрашивал себя: «Содействует ли это достижению моей глобальной цели стать руководителем группы? Если бы ответ был утвердительным, я бы потратил на это дополнительное время.
Не все цели должны быть такими амбициозными. Если вы чувствуете, что являетесь экспертом в определенной технологии, подавайте заявки на соответствующие вакансии при каждом удобном случае. Особенно хорошо это работает, когда в команде есть более опытные люди, которые могут проверить вашу работу или дать совет. Таким образом, я смог получить опыт написания модульных тестов.
📝 Общий список
Еще один простой и, казалось бы, очевидный прием — создание общего списка. Как сказал персонаж сэра Артура Конан Дойля Шерлок Холмс: «Голова подобна чердаку, куда можно положить что угодно. Глупо делает. Но в голове у меня как раз те инструменты, которые мне нужны, но они в полном порядке и всегда под рукой!» Персонаж вымышленный, но совет вполне реальный и полезный.
💡Главное: перенесите все задачи из головы на бумагу, чтобы вы могли соответствующим образом расставить приоритеты.
➕ Снимает фоновую нагрузку, связанную с большим количеством задач. Это поможет вам увидеть связи между различными задачами и определить, является ли одна из них частью более широкой задачи.
➖ Может потребоваться дополнительная работа, поскольку не всегда достаточно просто записывать задачи. Вам могут потребоваться дополнительные усилия, чтобы понять все движущиеся части задачи.
Недавно я понял, что уже много лет не писал ничего длиннее страницы текста. Вместо этого я напечатал большинство своих идей. За последние несколько лет писать на настоящем листе бумаги стало менее актуально, а быстрый набор текста на предпочитаемом устройстве стал нормой.
Тем не менее, запись чего-либо на листе бумаги имеет свои преимущества. Когда вы что-то пишете, вы должны критически проанализировать, какие слова использовать, чтобы текст был небольшим, и продумать формулировку, чтобы эффективно сформулировать свою задачу.
Главный момент — «полный сброс» всех задач с головы на бумагу. Когда первая итерация закончится, обязательно углубитесь в поиск фоновых задач, которые не очевидны, но требуют ресурсов.
Хотя речь идет о профессиональной эффективности, общий список должен включать все, даже личные вещи. Если вы не можете вспомнить хотя бы еще одну задачу более 5 минут, список можно считать полным и для управления им можно использовать другие приемы из этой статьи.
🐸 Съешь лягушку
Собрав все свои задачи в общий список, вы можете обнаружить одну или несколько задач, которые кажутся вам неприятными. Разговор с раздражающим членом команды, ответ на электронное письмо, в котором кто-то просит вас сделать что-то, выходящее за рамки вашей работы, или заплатить налоги. Все это «лягушачьи» задачи. Если вы начнете свой день с решения одной из этих задач, вы обнаружите, что все пойдет более гладко.
💡 Главное: начните день с самой неприятной короткой задачи, и вы обнаружите, что все будет намного проще.
➕ Мотивирует делать неприятные, но нужные вещи. Он задает тон «победительскому» настроению.
➖ Иногда встречается неприятное задание, которое невозможно выполнить за 5 минут. Если вы не сможете ее решить, ваше настроение может быть испорчено.
Я постоянно использую эту технику в действии. Я отвечаю на несрочные сообщения и быстро их заканчиваю. Например, если мне нужно дать неприятную оценку, я утром готовлю обратную связь, которая дает мне время проанализировать работу нового человека после собеседования и может превратиться в действенные призывы к действию.
Если у вас нет «лягушачьих» задач на работе, вы можете взяться за личную проблему, которая подходит под определение «лягушачьего». Если я работаю над большой задачей, я иногда берусь за что-то простое и маленькое, чтобы отвлечься и получить чувство завершенности и победы после ее завершения.
🔠 Матрица Эйзенхауэра
Эта концепция очень популярна среди бизнес-тренеров, в основном потому, что она эффективна. Он работает с общим списком как с инструментом расстановки приоритетов. Срочные и важные дела нужно делать немедленно, срочные и неважные нужно делегировать, несрочные и важные нужно планировать, а несрочные и неважные нужно игнорировать.
💡Главное: классификация задач по степени срочности и важности помогает в эффективной обработке.
➕ Позволяет отбрасывать задачи, которые вообще не нужно выполнять. Это хороший инструмент для делегирования. Помогает справиться с множеством накопившихся задач или преодолеть кризис. Это хорошо рассматривается как система координации.
➖ Не всегда хорошо получается с работой и личными делами, потому что эффективность не равнозначна счастью.
Не могу сказать, что часто практикую этот метод, но он кажется очень эффективным. Особенно, когда нужно определить, какие задачи можно или нужно делегировать, и это помогает справиться с проблемой: «хочешь сделать хорошо — сделай сам».
Чаще всего мы думаем, что кто-то другой не справится с конкретной задачей так же хорошо, как вы. Но это не всегда так. Важно помнить, что вы не можете делать все самостоятельно, и помощь — это хорошо.
Применяя матрицу Эйзенхауэра, вы можете обнаружить, что некоторые задачи, которые вы считаете важными и срочными, на самом деле не такие уж важные и срочные.
📔 Блокнот
Практика записной книжки помогает анализировать опыт и оценивать задачи после их выполнения.
💡 Главное: не храните идеи или важную информацию только в своем уме. Запишите их для дальнейшего использования.
➕ Вы всегда можете носить с собой блокнот. Записывайте информацию максимально удобно, будь то текст, рисунок, схема или иконка. Запиши это.
➖ Это может занять некоторое время, чтобы вести хорошие записи. Если блокнот будет утерян, информацию будет сложно восстановить.
Разработчики проделывают много умственной работы, и идеи имеют решающее значение для реализации конкретного запроса заказчика. Наличие блокнота под рукой — полезная практика, которая поможет вам быстро излагать идеи на бумаге. Записывая задачи и время, которое вы потратили на них, вы можете получить интересные оценки аналогичных запросов на разработку. Есть много методов, которые вы можете использовать для создания визуальных обозначений, которые помогут вам построить ассоциативные связи в информации или восстановить идею. Например, если вы посещаете семинар, вы можете использовать свой блокнот, чтобы записать идею, не отвлекаясь и активно слушая.
Легко листать страницы своего блокнота и видеть свои идеи, цели и подходы в сжатой форме. Я рекомендую блокноты формата А5 из-за их размера.
📅 Ежемесячные испытания
Исходя из опыта, несколько моих друзей составляют список ежемесячных задач и получают выдающиеся результаты.
💡 Суть: составьте для себя список ежемесячных «вызовов» и ежедневно отмечайте их выполнение или невыполнение.
➕ Стимулирует улучшения каждый день. Помогает достигать долгосрочных целей, а при использовании в команде способствует здоровому духу соперничества.
➖ Нуждается в визуализации.
Я начинаю применять этот подход на практике, но уже могу рассказать о некоторых его преимуществах. Это хорошо работает, когда месячные задачи помещаются на большой лист бумаги или доску, чтобы другие люди могли их увидеть. Это стимулирует производительность и создает здоровый дух соперничества.
Некоторые интересные темы для рабочих заданий включают в себя чтение литературных произведений в течение N минут в день, упражнения для спины, шеи или глаз, выполнение N во время стендап-совещаний, уход с работы вовремя, написание документации, исправление ошибок и т. д. Существует множество тем. проблемы для вас, чтобы создать! По моему опыту, проведение стендап-совещаний на английском языке было полезным, поскольку мотивировало меня развивать свои языковые навыки, более четко формулировать идеи и чувствовать себя более уверенно на совещаниях.
В целом, каждая из этих практик или подходов имеет свои преимущества. Некоторые из них работают лучше в сочетании с другими — я бы посоветовал вам попробовать каждый из них и посмотреть, какие из них лучше всего подходят для ваших тренировок. Имейте в виду, что эффективность не является ключом к счастью, но если вам удастся успешно и вовремя выполнять свои рабочие задачи, ваша личная жизнь останется крепкой и сбалансированной.