Основные этапы управления контрактами, которые необходимо знать

Предприятия, большие и малые, не могут работать без соглашений. Контракты заключаются между сторонами, имеющими юридическую силу, путем создания, определения и регулирования взаимных прав и обязанностей между ними.

Контракты использовались задолго до индустриализации и возникновения капиталистической экономики. Еще во времена королей и их империй условия сделки определялись соглашениями, и стороны должны были их соблюдать.

По прошествии десятилетий мир претерпел непреодолимые изменения, но основы контрактов остались прежними. Управление контрактами — это процесс управления контрактами. Он включает в себя управление соглашениями, от их источника до их исполнения выбранной стороной и возможного расторжения контракта.

Поскольку контракты сами по себе имеют несколько аспектов, управление контрактами ввело различные уровни/этапы для представления каждого аспекта соглашения. Важные элементы управления контрактами включают анализ эффективности для максимизации операционных и финансовых показателей, а также выявление и снижение финансовых и репутационных рисков, связанных с несоблюдением условий контракта.

Основы управления контрактами

Чтобы управлять работой и людьми, участвующими в контракте, команда должна четко понимать работу, ресурсы и время, необходимые для выполнения работы. Четкое понимание всех этих аспектов является основой управления контрактами.

Преимущества управления контрактами

Управление контрактами против. Административный договор

Сфера управления контрактами включает в себя весь жизненный цикл, с момента его создания до его расторжения. Однако администрирование контрактов включает в себя процессы, которые входят в структуру контрактов между двумя сторонами. Цикл администрирования контракта заканчивается, когда контракт согласован и подписан. При этом управление договором начинается после подписания и заканчивается с расторжением договора.

Администраторы контрактов несут ответственность за то, чтобы обе стороны были довольны контрактом, который они создали вместе. С другой стороны, менеджеры по контрактам следят за тем, чтобы все стороны соглашения соблюдали все условия.

Этапы управления договором

Как упоминалось ранее, управление контрактами — это гораздо больше, чем просто подписание соглашений. Он включает в себя ряд действий, которые направляют и развивают процессы для обработки каждого узла в соглашении. Это стало возможным благодаря тому, что в договоре все четко и тщательно.

Этап создания

Мы знаем, что планирование играет решающую роль в успехе любой стратегии. Хороший менеджер всегда планирует свой проект. Этап создания управления контрактами включает в себя создание гибкой дорожной карты, учитывающей несколько непредвиденных обстоятельств.

Этап создания — это начальный этап долгого и трудного пути управления контрактами. На этом этапе вы оцениваете потребности и ресурсы компании. Он включает в себя мозговой штурм критических элементов контрактной стратегии. Это делает все последующие шаги точными и безошибочными и делает их готовыми к импровизациям в случае непредвиденных обстоятельств. Особенности, о которых следует позаботиться на этапе планирования:

Стадия создания закладывает основу для последующих стадий/уровней.

Стадия сотрудничества

Этап сотрудничества наступает после Создания, посредством которого была создана основа управления контрактами. В первую очередь это помогает в реализации установленной основы для новых и свежих контрактов. Это также включает в себя разработку новых типовых соглашений для повседневных и будничных ситуаций. Главной проблемой, с которой сталкиваются менеджеры по контрактам на этом этапе, является создание уравнения, которое обеспечивает то, что требуется, при одновременном снижении рисков.

Сцена становится самой легкой для повседневных ситуаций. Все менеджеры должны найти правильный тип контракта и указать соответствующую информацию, не внося изменений в контрактный документ или внося незначительные изменения. Однако задача усложняется, когда обсуждаются более сложные ситуации, и в этом случае новая запись готовится с нуля, получая соответствие, стандарты и права. Электронная подпись следует за состоянием до контакта для завершения контракта.

Стадия подписания

Стадия подписания является следующим наиболее важным шагом в управлении контрактами. Здесь вы пытаетесь реализовать стратегии, которые вы запланировали на предыдущем этапе. Это также этап, на котором вы развертываете программное обеспечение для управления контрактами, чтобы выполнять задачи, связанные с контрактами. Программное обеспечение также известно переносом контрактов с централизованным хранилищем.

Программное обеспечение для управления контрактами — это цифровой инструмент, который позволяет пользователям отслеживать контракты и управлять ими на различных этапах их жизненного цикла. Это программное обеспечение также позволяет компаниям обновлять уведомления, управлять соответствием, собирать цифровые подписи и управлять шаблонами контрактов.

Еще одна важная особенность этапа внедрения — онбординг. Удостоверяется, что каждая сторона контракта понимает видение и цели контракта и руководителя контракта, а также удобна с используемыми инструментами.

После завершения этапа реализации, за которым следует электронная подпись обоих лиц, наступает этап передачи, на котором проверяется отсутствие ошибок и недостатков в договоре. Каждая роль, ответственность, веха и цель подтверждены.

Стадия отслеживания

Это когда все цели, описанные в ваших контрактах, воплощаются в жизнь. Таким образом, это также этап, на котором вы должны уделять более пристальное внимание всем условиям, изложенным в соглашении, и регулярно отслеживать их, чтобы убедиться, что все происходит так, как должно.

Роль менеджеров на этапе контракта заключается в том, чтобы убедиться, что все идет по плану и в соответствии с условиями, изложенными в контракте. Они несут ответственность за выявление проблем и наличие систем раннего предупреждения.

Для этого менеджеры могут черпать вдохновение на этапе планирования. Можно разработать должным образом упорядоченный список всех элементов контракта, подлежащих проверке и проверке. Это не только не оставит без проверки ни одну часть договора, но и будет быстрым способом найти расхождения между согласованными элементами и выполненной работой.

Стадия обновления

Стадия Обновления по сути не является стадией. Однако обратить на это внимание становится уместным уже после заключения контракта. Но принципы Стадии Обновления должны применяться во всех местах.

Стадия продления в управлении контрактами — это прежде всего ситуация в жизненном цикле вашего контракта, когда вы решаете, хотите ли вы возобновить контракт или расторгнуть его. Поскольку существуют положения о штрафах или действиях по умолчанию, в случае несоблюдения соглашения становится более важным заранее учитывать расторжение контракта при принятии других решений по контракту.

Продление включает в себя оценку выполнения контракта и несколько решений, которые включают продление и изменения в контракте, если это необходимо. Заинтересованные стороны должны быть осведомлены о датах расторжения и продления и убедиться, что у обеих сторон достаточно времени для сбора информации, прежде чем решения будут зафиксированы в еще одном контракте.

Постконтрактная стадия

Постконтрактный этап – заключение договора. Это следует за расторжением контрактов. На этом этапе ведение домашнего хозяйства гарантирует, что все сделано правильно, выставляя или оплачивая окончательные счета и архивируя контракты.

Кроме того, многие менеджеры по контрактам, как правило, проводят вскрытие своих контактов, чтобы узнать о выводах для следующих контрактов. Это вскрытие предоставляет ценную информацию и знания, которые обязательно улучшат результаты будущих контрактов.

Вывод

Контракты хороши настолько, насколько хорош человек, управляющий ими. Независимо от того, насколько хороши условия в контрактах, ни одна из сторон контрактов не получит выгоду, если не будет должным образом рассмотрена. Таким образом, очень важно дисциплинированно следовать рекомендациям, чтобы получить максимальную отдачу от ваших контрактов.

Вы также можете посмотреть, где можно получить шаблоны юридических документов для ваших контрактов.