Следующая статья поможет вам: Полное руководство по управлению заинтересованными сторонами
Успешные проекты получают поддержку заинтересованных сторон в рамках всей организации. Вот почему управление заинтересованными сторонами необходимо для любой инициативы.
Управление заинтересованными сторонами позволяет вам выявлять и удовлетворять потребности лидеров, сохраняя при этом открытое общение.
В этой статье вы узнаете, что такое управление заинтересованными сторонами, почему оно важно и как создать план управления заинтересованными сторонами.
Оглавление
Почему важно управление заинтересованными сторонами?
Проекты терпят неудачу, когда игнорируются интересы и потребности заинтересованных сторон. Это приводит к отсутствию поддержки со стороны ключевых заинтересованных сторон, что может поставить под угрозу успех проекта.
Когда заинтересованные стороны чувствуют, что их потребности удовлетворяются, они с большей вероятностью поддержат проект. С другой стороны, если их потребности не будут удовлетворены, они могут попытаться заблокировать вашу инициативу. Управление заинтересованными сторонами помогает построить позитивные отношения, которые обеспечивают бесперебойную работу вашего проекта.
Эффективная стратегия управления заинтересованными сторонами может помочь вам:
- Избегайте или разрешайте конфликты между заинтересованными сторонами.
- Заручитесь поддержкой и поддержкой ключевых заинтересованных сторон.
- Эффективно общаться с заинтересованными сторонами.
- Управляйте ожиданиями заинтересованных сторон.
- Мониторинг взаимодействия с заинтересованными сторонами на протяжении всего проекта.
Преимущества управления заинтересованными сторонами
Эффективная стратегия управления заинтересованными сторонами имеет много преимуществ, в том числе:
- Улучшенная связь. Определив интересы и потребности заинтересованных сторон, вы можете адаптировать свои коммуникации к их конкретным потребностям. Это гарантирует, что ваши сообщения будут получены и поняты.
- Повышенный бай-ин. По данным КПМГ, 61% проектов имеют активное участие спонсоров. Когда заинтересованные стороны чувствуют, что их интересы и потребности учитываются, они с большей вероятностью поддержат проект.
- Снижение рисков. Взаимодействуя с заинтересованными сторонами, вы можете заранее выявить потенциальные риски и принять меры для их предотвращения или смягчения. Это может помочь снизить общий риск проекта.
- Улучшенная производительность. Эффективная стратегия управления заинтересованными сторонами может помочь вам оптимизировать ресурсы и согласовать деятельность проекта с интересами заинтересованных сторон. Это может привести к повышению производительности проекта.
Внутри процесса управления заинтересованными сторонами
Хотя для некоторых управление заинтересованными сторонами может показаться интуитивно понятным, вы можете начать систематически укреплять доверие с помощью более формальной дорожной карты.
Следующие шесть шагов могут помочь вам понять приоритеты заинтересованных сторон и то, как вы можете удовлетворить эти потребности.
1. Определите заинтересованные стороны.
Stary, определяя всех людей и группы, которые могут повлиять на ваш проект как положительно, так и отрицательно. Сюда входят внутренние заинтересованные стороны (например, члены команды) и внешние заинтересованные стороны (например, клиенты или поставщики).
Чтобы определить заинтересованные стороны, задайте себе следующие вопросы.
- Кого затронет ваш проект?
- Кому интересен ваш проект?
- Кто имеет право влиять на ваш проект?
- Кто хочет, чтобы ваш проект провалился?
- Кто хочет, чтобы ваш проект был успешным?
2. Определите приоритеты заинтересованных сторон.
После того, как вы определили все заинтересованные стороны, следующим шагом будет расстановка приоритетов. Это поможет вам сосредоточить свое внимание на заинтересованных сторонах, наиболее важных для успеха вашего проекта.
Вы должны определить, в чем заключаются их ожидания, уровень их влияния, какую информацию они захотят получить от вас и как часто они будут получать отчеты от вашей команды. Вы можете использовать картирование заинтересованных сторон, чтобы определить приоритеты ключевых лидеров.
Проведите упражнение по картированию заинтересованных сторон
В приведенном выше упражнении по картированию заинтересованных сторон вам предлагается нанести лидеров на сетку два на два. Одна ось обозначена властью, а другая — интересом.
На оси власти вы оцениваете способность каждого заинтересованного лица влиять на проект. На оси интересов вы оцениваете уровень заинтересованности каждого заинтересованного лица в проекте. Это даст вам четкое представление о том, с какими заинтересованными сторонами наиболее важно взаимодействовать и как лучше всего это сделать.
Существует несколько различных способов картирования заинтересованных сторон, в том числе:
- Матрица RACI. Это популярный метод картирования заинтересованных сторон, в котором используются буквы R (ответственный), A (подотчетный), C (консультируемый) и I (информированный), чтобы оценить заинтересованные стороны по уровню их участия в проекте.
- Сетка власти/интереса. Это простой способ сопоставить заинтересованные стороны, который можно использовать для определения приоритетов взаимодействия. Она также известна как модель Salience.
- Матрица влияния/воздействия. Это более подробный метод картирования заинтересованных сторон, который можно использовать для оценки потенциального влияния каждой заинтересованной стороны на проект.
3. Оцените потребности и интересы заинтересованных сторон.
Ключом к успешному плану управления заинтересованными сторонами является понимание ваших заинтересованных сторон. Это поможет вам оценить, чего они хотят от проекта и как лучше с ними взаимодействовать.
На этом этапе задайте себе следующие вопросы.
- Понимаете ли вы их потребности, приоритеты и проблемы?
- Могут ли они повлиять на проект?
- Какой финансовый или эмоциональный интерес они имеют в результате проекта?
- Что их мотивирует?
Поняв ответы на эти вопросы, вы сможете лучше разработать план управления заинтересованными сторонами, который подойдет каждому лидеру.
4. Определите мотивы заинтересованных сторон.
После того, как вы определили и оценили заинтересованные стороны, вы можете приступить к определению их мотивов. Это поможет вам понять, чего они хотят от проекта и как лучше с ними взаимодействовать.
Существует несколько способов определения мотивов заинтересованных сторон, в том числе:
- Интервью. Вы можете взять интервью у заинтересованных сторон, чтобы узнать их мнение о проекте. Это можно сделать лично, по телефону или по электронной почте.
- Опросы. Вы можете рассылать опросы заинтересованным сторонам, чтобы получить их отзывы о проекте. Это быстрый способ собрать данные от большого числа заинтересованных сторон.
- Фокус группы. Вы можете проводить фокус-группы с заинтересованными сторонами, чтобы узнать их мнение о проекте. Это можно использовать для генерации идей и выявления проблем.
Понимая мотивы заинтересованных сторон, вы можете разработать эффективный план управления заинтересованными сторонами, отвечающий их потребностям и интересам.
5. Разработайте план взаимодействия.
Целью взаимодействия с заинтересованными сторонами является управление ожиданиями и построение отношений. Это можно сделать с помощью нескольких различных методов, в том числе:
- Частое общение. Это самый важный аспект взаимодействия с заинтересованными сторонами. обручение. Вы должны регулярно общаться с заинтересованными сторонами, чтобы информировать их о проекте и получать отзывы. Это можно сделать с помощью личных встреч, телефонных звонков, электронных писем или онлайн-инструментов, таких как программное обеспечение для управления проектами. Каждой заинтересованной стороне может потребоваться собственная коммуникационная стратегия.
- Консультация. Это включает в себя консультации с заинтересованными сторонами в процессе принятия решений. Это можно сделать с помощью встреч, опросов или фокус-групп.
- Сотрудничество. Это включает в себя работу с заинтересованными сторонами для выполнения задач или достижения целей. Этого можно добиться путем совместного творчества, совместного планирования или совместного принятия решений.
Лучший способ взаимодействия с различными лидерами будет зависеть от заинтересованной стороны и проекта. Вы должны адаптировать свой план взаимодействия с каждым человеком.
Шаблоны планов управления заинтересованными сторонами
После того, как вы определили заинтересованные стороны, пришло время разработать планы управления для каждой группы.
Приведенные ниже шаблоны помогут вам составить планы взаимодействия и организовать общение с заинтересованными сторонами.
Асана
Если вы новичок в управлении заинтересованными сторонами, этот шаблон от Asana предлагает простой способ оставаться организованным. В этом плане вы записываете каждого заинтересованного лица, уровень их заинтересованности в вашем проекте и их влияние на вашу работу.
Затем вы можете установить флажок, чтобы определить их предпочтения в общении. Это включает в себя то, как часто они хотят получать известия от вашей команды и как они хотят, чтобы вы связывались с ними.
Что мы любим: С помощью этого шаблона вы сразу узнаете, кто из ваших руководителей предпочитает быстрый Slack официальному электронному письму.
Документы по управлению проектами
Если вам нужен более подробный план взаимодействия, рассмотрите этот вариант в Документах по управлению проектами. С помощью этого документа вы можете полностью изложить видение своего проекта и какие отделы затронет ваша инициатива.
Что мы любим: Этот шаблон включает диаграммы и таблицы, которые можно использовать для определения уровня важности каждого заинтересованного лица для вашего проекта. Вы можете использовать этот документ, чтобы провести мозговой штурм и наметить окончательный проект.
Хижина знаний
Если вы ищете полное руководство по составлению плана взаимодействия, вам поможет KnowledgeHut. Этот шаблон включает разделы, которые помогут вам определить заинтересованные стороны и создать график участия каждого человека. Вы также можете отслеживать затраты и участие человеческих ресурсов.
Что мы любим: Этот шаблон содержит диаграммы, которые вы можете заполнить данными заинтересованных сторон. Если вы застряли, в каждом разделе есть полезные вопросы для самоанализа, которые помогут вам в этом.
PM-обучение
Если вы искали простую электронную таблицу для управления заинтересованными сторонами, не ищите дальше. Этот шаблон из PMОбучение предлагает простой подход к управлению заинтересованными сторонами.
Что нам нравится: в этом шаблоне указано, кто участвует, что им нужно сделать для вашего проекта и как вы планируете поддерживать их участие. Если вы ищете быстрый способ разработать одностраничное руководство по управлению заинтересованными сторонами, то это оно. Кроме того, все можно редактировать в Google Docs.
Советы по управлению заинтересованными сторонами
Формализация управления заинтересованными сторонами может показаться непосильным процессом. Если вы только начинаете или уже имеете многолетний опыт, следующие советы помогут вам обеспечить успешное управление заинтересованными сторонами.
1. Определите цель проекта.
По данным PMI, 44% проектов терпят неудачу из-за отсутствия соответствия между бизнес-целями и целями проекта.
Прежде чем приступить к взаимодействию с заинтересованными сторонами, крайне важно определить цель проекта. Это поможет вам определить, с кем вам нужно взаимодействовать, и их цели.
2. Определите роли и обязанности.
В начале проекта четко определите роли и обязанности каждой заинтересованной стороны. Это поможет убедиться, что все четко понимают свое участие в проекте.
3. Общайтесь регулярно.
Регулярная коммуникация необходима для успешного управления заинтересованными сторонами. Вы должны регулярно информировать заинтересованных лиц о проекте и запрашивать их отзывы.
Ваши стратегические цели всегда должны быть ясны при общении с заинтересованными сторонами. Это позволяет вашей команде управлять ожиданиями заинтересованных сторон и создавать позитивные отношения.
4. Будьте прозрачными.
Важно быть прозрачным с заинтересованными сторонами в отношении проекта. Это поможет укрепить доверие и убедиться, что все находятся на одной волне.
5. Ищите обратную связь.
Обратная связь необходима для успешного управления заинтересованными сторонами. Вы должны добиваться обратной связи от заинтересованных сторон на каждом этапе проекта.
Следите за их предложениями и реализуйте их идеи. Затем вы можете сообщить о том, как вы реализовали их решения, чтобы получить их поддержку.
6. Выберите правильное программное обеспечение.
Только сегодня одна из четырех команд использует программное обеспечение для управления проектами. Внедрение одного из этих инструментов может помочь вам сохранить организованность.
Это варьируется от программного обеспечения для управления проектами, такого как Basecamp или Asana, до программного обеспечения для совместной работы, такого как Google Drive или Trello. Выберите стек технологий, который лучше всего соответствует потребностям вашего проекта.
7. Будьте гибкими.
Управление заинтересованными сторонами не является универсальным процессом. Вы должны быть гибкими и адаптировать свой подход к каждому человеку, с которым вы работаете.
Создайте эффективный план управления заинтересованными сторонами
Заинтересованные стороны имеют право влиять на ваш проект, поэтому привлечение лидеров при сохранении их потребностей на переднем плане поможет обеспечить бесперебойную работу.
Помните об этих советах, разрабатывая стратегию управления заинтересованными сторонами, чтобы не сбиться с пути.