Почему программное обеспечение для управления документами должно иметь совместимость с PDF-файлами

Компании, которые уже внедрили программное обеспечение для документооборота в свою рабочую систему, могут согласиться с тем, что работа с оцифрованными документами облегчила им работу. Не только организации, но и отдельные люди, желающие обезопасить свои документы, доверяют системе документооборота для личного использования.

Процесс документооборота довольно прост, однако требует некоторых пояснений. Итак, в этой статье я дам краткое представление о рабочем процессе программного обеспечения для управления документами (DMS), а также о том, почему этому программному обеспечению необходима совместимость с PDF.

Давайте подробнее узнаем о порядке работы ДМС.

1. Сканирование/захват: Для оцифровки документов необходимо отсканировать все старые бумажные документы в DMS, это можно сделать с помощью высокоскоростного сканера. Это может показаться сложной задачей, но таким образом можно избавиться от тех файлов или бумаг, которые никогда не потребуются.

Помимо этого, любые отчеты, созданные программным обеспечением, электронные письма, результаты, полученные системой, могут быть захвачены DMS и сохранены для использования в будущем.

2. Сортировка: Это важный процесс, поскольку без этого шага поиск будет проще. Все документы сортируются в соответствии с их назначением, и с помощью правильных ключевых слов эти записи индексируются. Таким образом, когда кто-то ищет файл среди всех сохраненных документов, этот человек может ввести ключевые слова, и этот конкретный файл будет показан в системе в течение долей секунд. Для индексации записей можно использовать интеллектуальное программное обеспечение для обработки; однако в этом случае больше всего доверяют поставщикам ERP-решений.

3. Хранение: Эта процедура является причиной того, что DMS можно разделить на два типа.

Самостоятельная DMS: его также можно назвать локальной DMS, поскольку документы сохраняются на сервере организации. Вся безопасность и техническое обслуживание являются обязанностями организации. Весь процесс сохранения и архивирования данных выполняется в автономном режиме.

Облачная DMS: весь процесс происходит онлайн. Данные сохраняются в облаке, и, в отличие от локальной системы DMS, любой, кто работает вне офиса, может получить доступ к файлам с помощью любого устройства, имеющего активное подключение к Интернету. Чтобы избавить вас от головной боли, вся ответственность за обслуживание и безопасность лежит на поставщике услуг (хосте).

4. Получение: Процесс сортировки позволяет быстрее получить данные. В случае самостоятельного размещения DMS документы можно получить с сервера, а с другой стороны, данные можно найти в облаке.

Этими цифровыми документами можно поделиться по электронной почте или с помощью любого процесса передачи файлов. DMS обеспечивает превосходную безопасность, когда речь идет о контроле конфиденциальности, защите файлов паролем на уровне папок и шифровании документов при возможности совместного использования. Также можно предоставить определенным сотрудникам разрешение на доступ к конфиденциальным файлам.

Теперь, когда стало ясно, как на самом деле работает DMS, пришло время узнать, почему так важно иметь систему управления документами, совместимую с PDF-файлами.

PDF-файлы принимаются во всем мире при работе с цифровыми документами, поскольку PDF-документы не только обеспечивают более быстрый доступ и высокую эффективность, но и более безопасны, чем любой другой файл документов.

Почему PDF-документы предпочтительнее?

PDF-файлы в основном предпочтительнее, потому что они действуют как любой другой цифровой файл, но они состоят из некоторых дополнительных функций, например, эти файлы могут быть зашифрованы в таком процессе, что только автор сможет получить доступ или изменить его, даже может распечатать. Это во многом похоже на файлы Word, но PDF-файл может содержать только идеально отсканированное изображение без каких-либо записей, иногда изображение записанного файла также можно сохранить как PDF-файл.

Это основная причина, по которой файлы PDF принимаются во всем мире. Поскольку все организации и частные лица принимают файлы PDF, каждой компании будет полезно внедрить систему управления документами PDF, чтобы рабочий процесс проходил гладко. Из этой статьи вы можете получить полезную информацию о ее важности.

На что обратить внимание при получении PDF DMS?

Три основные функции, которые следует проверить при управлении документами PDF.

1. Должна быть опция сканирования в PDF для сканирования всех остальных существующих документов в формате PDF.

2. Должен быть виртуальный принтер, который сможет виртуально распечатать любой другой контент в формате PDF и сохранить его для дальнейшего использования. Такая печать применима только к таким файлам, как перехваченные электронные письма, результаты и отчеты, созданные программным обеспечением и т. д.

3. DMS должна работать как программное обеспечение для сканирования документов, чтобы при сканировании документов она могла напрямую конвертировать их в файл PDF.

Помимо этих функций, программное обеспечение для управления PDF-документами имеет и другие привлекательные функции.

Как упоминалось ранее, DMS сортирует все отсканированные файлы по определенным ключевым словам. При работе с управлением документами PDF оно позволяет пользователю использовать свои собственные ключевые слова, чтобы им было проще запомнить ключевые слова при поиске файла.

Иногда функция предварительного просмотра также доступна, чтобы просмотреть документ, не читая все содержимое.

PDF-файл может содержать только изображения, поэтому изображение может действовать как значок (обычно известный как миниатюра), чтобы пользователь мог запомнить, что на самом деле содержит файл.

Редактор PDF — это одно из новых дополнений к дополнительным функциям управления PDF-документами. Предположим, что если к существующей странице PDF необходимо добавить какие-либо другие отсканированные документы или необходимо собрать несколько PDF-документов в одном документе, тогда вам пригодится редактор PDF.

Если ведение, обновление и обеспечение безопасности документов возможно в одной системе, то других забот быть не должно. Внедрение системы программного обеспечения для управления документами не только помогает нам улучшить рабочий процесс и управлять им, но также может сократить использование бумаги, что, по сути, является шагом вперед на пути к защите окружающей среды. Оцифрованные документы оставляют свой след в системе, и он никуда не денется. Футуристы делают очевидный прогноз, что наряду с такой функцией, как совместимость с PDF-файлами, в систему управления документами будут включены и другие новые функции, которые будут очень полезны для любого бизнеса.