Следующая статья поможет вам: Руководство для начинающих по диаграммам потоков данных
Спросите любого профессионального спортсмена или руководителя бизнеса, как они добились успеха, и они скажут вам, что овладели процессом. Выяснив, какие из их привычек привели к успеху, а какие нет, они повысили свою эффективность, результативность и производительность на работе.
Но внедрение процесса в бизнес, отдел или даже команду — это совсем другое дело, чем оттачивание собственного личного процесса. С таким количеством движущихся частей, как вы отслеживаете каждый аспект вашего бизнес-процесса и как вы его совершенствуете?
Диаграммы потоков данных предоставить организациям простой и эффективный способ понять, усовершенствовать и внедрить новые процессы или системы. Они являются визуальным представлением вашего процесса или системы, поэтому их легко понять и сократить.
Прежде чем мы углубимся в то, как диаграммы потоков данных могут помочь усовершенствовать любую из ваших бизнес-систем или процессов, давайте рассмотрим, что это такое.
DFD стали популярными в 1970-х годах и сохранили свое широкое распространение благодаря простоте понимания. Визуальное отображение того, как работает процесс или система, может привлечь внимание людей и объяснить сложные концепции лучше, чем блоки текста, поэтому DFD могут помочь практически любому понять логику и функции системы или процесса.
Существует два типа DFD — логические и физические. Логические диаграммы отображают теоретический процесс перемещения информации по системе, например, откуда берутся данные, куда они уходят, как они меняются и где они заканчиваются.
Физические диаграммы показывают вам практический процесс перемещения информации через систему, например, как конкретное программное обеспечение, аппаратное обеспечение, файлы, сотрудники и клиенты вашей системы влияют на поток информации.
Вы можете использовать логические или физические диаграммы для описания одного и того же потока информации или использовать их вместе, чтобы понять процесс или систему на более детальном уровне. Но прежде чем вы сможете использовать DFD для понимания потока информации в вашей системе или процессе, вам необходимо знать стандартные обозначения или символы, используемые для его описания.
Символы диаграммы потока данных
Символы диаграммы потока данных представляют собой стандартизированные обозначения, такие как прямоугольники, круги, стрелки и краткие текстовые метки, которые описывают направление потока данных системы или процесса, входные данные, выходные данные, точки хранения данных и его различные подпроцессы.
В DFD используются четыре распространенных метода записи: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM и Unified. Все они используют одни и те же метки и похожие формы для представления четырех основных элементов DFD — внешнего объекта, процесса, хранилища данных и потока данных.
Внешний объект
Внешний объект, также известный как терминаторы, источники, приемники или акторы, представляет собой внешнюю систему или процесс, который отправляет или получает данные в и из системы, изображенной на диаграмме. Они являются либо источниками, либо получателями информации, поэтому их обычно размещают по краям диаграммы. Символы внешних объектов одинаковы для всех моделей, за исключением модели Unified, в которой вместо прямоугольника, круга или квадрата используется рисунок в виде палочки.
Процесс
Процесс — это процедура, которая манипулирует данными и их потоком, принимая входящие данные, изменяя их и производя на их основе выходные данные. Процесс может сделать это, выполняя вычисления и используя логику для сортировки данных или изменения направления потока. Процессы обычно начинаются в левом верхнем углу DFD и заканчиваются в правом нижнем углу диаграммы.
Хранилище данных
Хранилища данных содержат информацию для последующего использования, например файл документов, ожидающий обработки. Входные данные проходят через процесс, а затем через хранилище данных, в то время как выходные данные проходят из хранилища данных, а затем через процесс.
Поток данных
Поток данных — это путь, по которому системная информация поступает от внешних объектов через процессы и хранилища данных. С помощью стрелок и кратких меток DFD может показать вам направление потока данных.
Прежде чем приступить к отображению диаграмм потоков данных, вам необходимо следовать четырем передовым методам создания действительного DFD.
1. Каждый процесс должен иметь как минимум один вход и один выход.
2. Каждое хранилище данных должно иметь как минимум один входящий и исходящий поток данных.
3. Сохраняемые в системе данные должны пройти процесс.
4. Все процессы в DFD должны быть связаны с другим процессом или хранилищем данных.
Уровни диаграмм потоков данных
DFD могут варьироваться от простых обзоров до сложных, детализированных представлений системы или процесса с несколькими уровнями, начиная с уровня 0. Наиболее распространенными и интуитивно понятными DFD являются DFD уровня 0, также называемые контекстными диаграммами. Это удобоваримые высокоуровневые обзоры потока информации через систему или процесс, так что почти каждый может понять это.
Уровень 0: Контекстная диаграмма
Этот уровень DFD фокусируется на высокоуровневых системных процессах или функциях и источниках данных, которые поступают к ним или от них. Диаграммы уровня 0 предназначены для простого и понятного обзора процесса или системы.
Уровень 1: Декомпозиция процесса
Хотя DFD уровня 1 по-прежнему представляют собой общие обзоры системы или процесса, они также являются более подробными — они разбивают единый узел процесса системы на подпроцессы.
Уровень 2: более глубокие погружения
Следующий уровень DFD погружается еще глубже в детали, разбивая каждый процесс уровня 1 на детализированные подпроцессы.
Уровень 3: Возрастающая сложность
DFD уровня 3 и выше встречаются редко. Во многом это связано с количеством требуемых деталей, что противоречит его первоначальной цели быть простым для понимания.
Примеры диаграмм потока данных
Профессионалы в различных отраслях, таких как разработка программного обеспечения, ИТ, электронная коммерция, управление продуктами и дизайн, могут использовать DFD, чтобы лучше понять, усовершенствовать или внедрить новую систему или процесс.
Но как на практике выглядит диаграмма потоков данных и как она помогает вашему бизнесу? Вот три примера, которые помогут контекстуализировать влияние DFD.
1. DFD уровня 0
Этот DFD уровня 0 представляет собой контекстную карту платформы для торговли ценными бумагами. Данные передаются в одном направлении от помощника по обслуживанию клиентов и брокера к платформе и в двух направлениях от клиентов к платформе и обратно.
2. DFD уровня 1
Этот DFD уровня 1 более подробно описывает процесс клиента, расширяя его, включая создание учетной записи, снятие наличных и возможные транзакции с ценными бумагами.
3. DFD уровня 2
Этот DFD уровня 2 разлагает процесс «Размещение заказа», чтобы контекстуализировать шаги, необходимые для размещения заказа. — либо заказчиком, либо брокером. Он даже учитывает сторонний центр фондовой биржи, куда детали транзакции пересылаются после размещения заказа.
1. Выберите систему или процесс.
Начните с выбора конкретной системы или процесса, который вы хотите проанализировать. Хотя любую систему или процесс можно превратить в DFD, чем больше процесс, тем сложнее схема и тем труднее ее контекстуализировать. По возможности начинайте с небольшой функции или процесса, который вы хотите улучшить.
2. Классифицировать родственные виды деятельности.
Затем разделите все действия, связанные с этим процессом, на внешние объекты, потоки данных, процессы и хранилища данных.
Рассмотрим систему заказа еды в ресторане. Клиенты — это внешние сущности, система заказа еды — это процесс, а взаимодействие между клиентами и системой (которое идет в обоих направлениях) — это поток.
Тоже стоит отметить? Система заказов удваивается как хранилище данных, поэтому для модели SSADA это означает рисование ее в виде прямоугольника с закругленными углами и двумя горизонтальными линиями внутри, чтобы представить ее двойную функцию.
3. Нарисуйте контекстный DFD.
Теперь пришло время начать рисовать. DFD можно создавать вручную, используя бесплатные шаблоны, доступные в Интернете, или с помощью расширений браузера.
Начните с простого DFD уровня 0: начните с вашего процесса или системы, затем сопоставьте все основные соединения и потоки.
4. Проверьте свою работу.
Прежде чем углубляться в более сложные DFD, проверьте уже проделанную работу, чтобы убедиться, что она точная и полная. Если вы пропустили (или добавили) процесс, объект или поток, ваши DFD следующего уровня могут не иметь смысла, и вам придется начать все сначала.
5. Создайте дочерние диаграммы.
Для каждого процесса или системы, описанных в вашем DFD уровня 0, создайте новую дочернюю диаграмму со своими собственными объектами и потоками. В конце концов, вы можете использовать эти дочерние диаграммы для соединения процессов.
6. Разверните процессы в DFD уровня 1.
Используя дочерние диаграммы, вы должны отобразить более глубокие связи между каждым процессом. В случае нашего примера с рестораном это может означать более глубокое изучение системы заказа еды и ее связи с поставщиками, менеджерами, клиентами и кухонным персоналом.
7. Повторяйте по мере необходимости.
Каждый процесс — независимо от того, насколько он велик или мал — может быть переосмыслен как контекстная диаграмма уровня 0, и цикл может начаться снова. Повторяйте эти шаги по мере необходимости, чтобы создать необходимое количество DFD, или разбейте процессы на части, чтобы разработать DFD уровня 2, 3 и т. д.
Совершенствование вашего процесса
Хотя не существует такой вещи, как «идеальная» диаграмма потока данных, постоянная практика может помочь упростить процесс и дать критическое представление о том, что работает, а что нет и где ваш бизнес может внести улучшения, которые окажут наибольшее влияние.
Ваша лучшая ставка? Помните правило: будьте проще. Начните с контекста, создайте связанные процессы и повторяйте по мере необходимости, чтобы сопоставить ключевые связи, потоки и сущности в вашей организации.