Следующая статья поможет вам: 10 советов по дизайну для создания красивых диаграмм и графиков Excel в 2021 году
Очень заманчиво позволить ужасным графикам Excel проникнуть в ваш маркетинг. Вашего начальника не волнуют такие мелочи, как внешний вид графиков, верно? И все, что Excel предлагает по умолчанию, вероятно, нормально … верно?
Не совсем. Вы используете данные, чтобы стимулировать действия. Может быть, вы собираете данные, чтобы убедить своего босса внедрить входящий маркетинг, дать вам дополнительную часть бюджета или скорректировать стратегию вашей команды — среди прочего. Независимо от того, для чего вы используете данные, вам нужно, чтобы они были убедительными — и если вы плохо отображаете данные, смысл ваших данных, скорее всего, будет потерян.
Чтобы сделать ваши данные максимально убедительными, вы всегда должны настраивать свои графики в Excel. И говоря о настройке, мы не говорим о больших радикальных изменениях. Ниже приведены несколько быстрых советов о том, как использовать Excel, чтобы сделать ваши графики убедительными, легко читаемыми и красивыми.
Note: я использую Excel для Mac 2011. Если вы используете другую версию или операционную систему, реализация следующих советов может выглядеть иначе.
Уловки дизайна Excel для приведения в порядок уродливых диаграмм и графиков в Microsoft Excel
1) Выберите правильный график.
Прежде чем приступить к настройке элементов дизайна, вам нужно знать, что ваши данные отображаются в оптимальном формате. Гистограммы, круговые и линейные диаграммы рассказывают разные истории о ваших данных — вам нужно выбрать лучшую из них, чтобы рассказать историю, которую вы хотите.
Гистограммы и круговые диаграммы помогают сравнивать категории. Круговые диаграммы обычно сравнивают части целого, в то время как гистограммы могут сравнивать почти все, что означает, что часто лучше просто использовать гистограмму. Гистограммы легче читать, они подчеркивают возрастающие различия между категориями, поэтому их удобно использовать. Круговые диаграммы лучше всего использовать, когда одна из категорий намного больше другой.
Хотите увидеть разницу? Вот пример одного и того же набора данных, отображаемого в виде круговой диаграммы и гистограммы:
Линейные диаграммы, которые выглядят как горизонтальная версия столбчатых диаграмм, помогают отображать изменяющуюся тенденцию с течением времени. Вы можете отслеживать несколько значений за это время, но ключом к линейному графику является компонент времени.
Чтобы превратить ваши данные в одну из этих диаграмм в Excel, выделите данные, которые вы хотите преобразовать в диаграмму, затем выберите «Диаграммы» в верхней панели навигации (или выберите «Вставить» > «Диаграммы», если у вас другая версия). Затем выберите диаграмму, наиболее подходящую для ваших данных.
2) Сортировка данных гистограммы, чтобы она была интуитивно понятной.
Если вы используете гистограмму для отображения данных, этот совет может иметь большое значение. Большинство гистограмм выглядят так:
Они какие-то случайные. Вы тратите всего лишь доли секунды на то, чтобы выяснить, какие из них являются выбросами. Вместо этого вам следует изменить порядок точек данных, чтобы они шли от наибольшего к наименьшему. Вот как это выглядит:
Если гистограмма горизонтальная, большие значения должны быть вверху. Если гистограмма вертикальная, расположите их слева направо. Почему? Вот как люди читают по-английски. (Если вы представляете эти данные на другом языке, где это неверно, измените порядок, чтобы лучше отражать шаблоны чтения.)
Чтобы упорядочить графики в Excel, вам нужно отсортировать данные от большего к меньшему. Нажмите «Данные», выберите «Сортировать» и выберите способ сортировки.
3) Укоротите метки оси Y.
Длинные метки оси Y, как и большие числовые значения, занимают много места и могут выглядеть немного беспорядочно, как на диаграмме ниже:
Чтобы сократить их, щелкните правой кнопкой мыши одну из меток на оси Y и выберите «Формат оси» в появившемся меню. Выберите «Число» с левой стороны, затем «Пользовательский» из списка категорий. (Снимите флажок «Связано с источником», если он выбран, иначе вы не сможете нажать «Пользовательский».)
Введите код пользовательского формата \$0,,\м (как показано ниже) и нажмите «ОК», чтобы закрыть.
Полученный график будет выглядеть намного чище:
4) Удалить фоновые линии.
Графики позволяют вам приблизительно сравнивать данные в наборе, а не копаться в нем. Никто не смотрит на ваш график, чтобы увидеть возрастающие различия между точками данных — они хотят видеть общие, всеобъемлющие тенденции.
Чтобы помочь людям сосредоточиться на этих тенденциях, удалите линии на заднем плане вашего графика или диаграммы. Эти линии лишние, бесполезные и отвлекающие — уберите их с графика, чтобы помочь людям сосредоточиться на важных выводах.
Чтобы удалить фоновые линии, выберите «Макет диаграммы» > «Сетка», затем выберите «Без линий сетки» в параметрах «Горизонтально» и «Вертикально».
5) Удалить поля строки по умолчанию.
Если вы не удалите их из линейных диаграмм, Excel автоматически добавит поля перед первой точкой данных и после последней точки данных, как вы можете видеть слева на изображении ниже. Но, как вы можете видеть справа, линейные графики часто выглядят лучше без этих полей:
Чтобы удалить эти поля, дважды щелкните ось даты, и появится окно «Формат оси». В разделе «Параметры оси» измените «Положение оси» на «На делениях».
6) Убираем ненужные стили.
Большинство стандартных графиков Excel имеют предварительно заданные стили, но эти стили часто мешают передаче информации. Тени? Контуры? Вращения? Избавьтесь от них всех. Они не добавляют к истории данных.
Чтобы исправить стиль в Excel, щелкните правой кнопкой мыши график и выберите «Формат области диаграммы». Удалите все лишние и ненужные эффекты на ваших данных:
7) Держитесь подальше от 3D-эффектов.
Это относится к предыдущему пункту списка, но я хотел включить его в отдельный пункт, потому что это один из наиболее часто используемых эффектов визуализации данных.
Чтобы данные выглядели красиво, люди часто делают столбчатые, линейные и круговые диаграммы трехмерными, но на самом деле это только затрудняет чтение данных. Из-за того, что данные искажены, у читателя возникает искаженное представление о том, что на самом деле означают данные. Поскольку вы используете данные, чтобы рассказать общую историю, вы не хотите ослаблять свои аргументы из-за плохого дизайна. Посмотрите, как по-разному выглядит круговая диаграмма в 2D и 3D?
И если вы действительно посмотрите на область, которую занимает каждый раздел на экране, вы поймете, почему легко неправильно интерпретировать 3D-графики:
Чтобы удалить 3D-стиль с ваших графиков, дважды щелкните столбцы, линии или сегменты круговой диаграммы, которые вы хотите изменить, выберите «Формат 3D» и установите для «Верх» и «Низ» значение «Нет».
8) Удалите легенду, если она не нужна.
Легенды сообщают вам информацию, которую вы можете легко прочитать на графике. Если у вас есть множество категорий по оси X или несколько точек данных для каждой категории, то использование легенд имеет смысл. Но если вы сравниваете только несколько точек данных, они могут быть довольно бесполезными. Так что, если это так, просто удалите легенду вообще.
Чтобы удалить легенду в Excel, вы можете просто дважды щелкнуть текстовое поле легенды, а затем нажать «Удалить» на клавиатуре:
9) Используйте фирменные цвета.
Цвета, предустановленные в Excel, довольно тусклые. Один из быстрых способов украсить их — сделать их цветами вашего бренда. Это небольшая деталь, которая сделает ваши диаграммы гладкими и чистыми.
Чтобы убедиться, что вы всегда используете правильные фирменные цвета, вам необходимо получить HEX-код цветов вашего бренда. Затем вставьте этот код в этот конвертер цветов HEX –> RBG. В Excel дважды щелкните части графика, цвет которых вы хотите изменить. В разделе «Заливка» выберите «Цвет» > «Другие цвета».
Во всплывающем окне выберите второй значок слева с помощью ползунков. Видите это маленькое раскрывающееся меню? Выберите «Ползунки RGB», затем введите числа RGB, которые вы нашли в начале. Вуаля! Идеально фирменные цвета и великолепный график.
10) Добавьте заштрихованную область на график.
Вы когда-нибудь видели линейный график с заштрихованной областью под линией? Они могут выделить вашу линейную диаграмму.
Чтобы добавить в эту заштрихованную область, вам нужно обмануть Excel, добавив еще один ряд данных. Для этого вернитесь к таблице в Excel, которую вы использовали для создания линейной диаграммы, и выделите точки данных, составляющие ось Y (в данном случае сумму в долларах). Затем скопируйте его и вставьте в строку ниже, чтобы получились два идентичных ряда данных.
Затем выделите значения данных только из двух идентичных рядов данных, не включая метки. Ниже эта область выделена синим цветом.
Линия другого цвета (в данном случае красная) появится поверх нашей исходной линии на графике. Щелкните линию, чтобы выбрать ее, затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Изменить тип диаграммы серии» в раскрывающемся меню.
В появившемся меню выберите первый тип в категории «Область».
Ваш новый линейный график будет выглядеть примерно так:
Следующий, гдважды щелкните заштрихованную область на диаграмме (в данном случае красную область), и появится меню «Формат ряда данных». Нажмите «Заливка» с левой стороны и выберите «Сплошная заливка». В разделе «Цвет заливки» выберите тот же цвет, что и линия на диаграмме. Вы можете изменить прозрачность на любую, какую захотите — прозрачность 66% выглядит хорошо.
Затем в разделе «Цвет границы» выберите «Сплошная заливка». В разделе «Цвет заливки» выберите тот же цвет линии на графике. Измените прозрачность на ту же прозрачность, что и прозрачность цвета границы.
Хотите больше советов по Excel? Ознакомьтесь с этими ресурсами для изучения Excel в Интернете.