Следующая статья поможет вам: 11 бесплатных лайфхаков для работы с электронной почтой, которые повысят вашу продуктивность
Если вы чем-то похожи на меня, значительная часть вашего дня уходит на просеивание входящей почты, отправку писем в мусор и ответы на срочные электронные письма.
Нужна помощь в управлении? У нас есть бесплатные лайфхаки для электронной почты, которые помогут вам лучше управлять своим почтовым ящиком, чтобы вы могли сосредоточиться на важных вещах.
11 бесплатных лайфхаков для работы с электронной почтой, которые повысят вашу продуктивность
1. Отключите уведомления или приостановите получение писем.
Помимо социальных сетей, большинство людей получают уведомления по электронной почте. Это может быть одним из самых больших препятствий для продуктивности, поскольку ваше внимание отвлекается на что-то другое.
Решение? Просто отключите уведомления по электронной почте, чтобы сосредоточиться на более неотложных задачах. Более того, вы можете приостановить входящие электронные письма, чтобы они даже не появлялись в папке «Входящие», если ваш поставщик услуг электронной почты разрешает это.
Пользователи Outlook могут приостанавливать уведомления через приложение Boomerang и возобновлять их, когда они будут готовы к ним.
2. Заблокируйте время для пакетного просмотра электронной почты.
Электронные письма могут приходить в любое время суток, и если вы работаете с асинхронной командой, нерабочих часов не бывает.
Таким образом, вместо того, чтобы постоянно проверять свою электронную почту и отвечать на каждое из них по мере их поступления, выделите несколько часов в течение дня для их просмотра.
Это может быть раннее утро, поздний вечер или любое другое время, когда вы ожидаете немного свободного времени.
Совет: Как только вы определитесь с этим временным блоком, добавьте его в свой календарь, чтобы избежать конфликтов с другими рабочими делами.
3. Создайте шаблоны.
Вы знаете, как на веб-сайтах есть разделы часто задаваемых вопросов? В нашей профессиональной карьере мы часто сообщаем одно и то же нашим клиентам, коллегам и заинтересованным сторонам.
Чтобы сделать это немного проще, создавайте шаблоны, чтобы не начинать с нуля каждый раз, когда вы создаете электронное письмо.
Ваши шаблоны будут основаны на вопросах, которые вы получаете чаще всего, фразах, которые вы используете чаще всего, и сообщениях, которыми вы делитесь чаще всего. Вещи как:
- Холодные письма
- Перенаправления в другие команды
- Еженедельные уведомления команды
- ООО сообщение
Чтобы настроить это в Gmail, перейдите в настройки, перейдите на вкладку «Дополнительно» и нажмите «Включить» рядом с разделом «Шаблоны».
4. Создайте папки.
Организация — главный ключ к продуктивности, и электронные письма часто откладываются на второй план. Ирония в том, что они, как правило, содержат наиболее важную информацию, которую мы используем в повседневной жизни.
Создание папок в вашей электронной почте не только облегчит поиск, но и упростит управление при определении приоритетов ваших электронных писем.
Например, вы можете создавать категории:
- Приоритет (например, требуется действие, информационный)
- Функция (например, отдел кадров, финансы, страхование)
- Команды (например, руководство, непосредственные подчиненные, коллеги и т. д.)
5. Фильтруйте входящие электронные письма.
Зачем сортировать электронные письма, если ваш поставщик услуг электронной почты может сделать это автоматически?
Функция фильтрации, доступная у большинства провайдеров электронной почты, позволяет сортировать, удалять, помечать и пересылать электронные письма.
Вы можете сделать это, используя следующую информацию:
- Адрес электронной почты
- Слова и/или фразы
- Сюжетная линия
- Вложение
Создав фильтр, вы назначаете автоматическое последующее действие.
Варианты использования включают добавление электронных писем от руководства в определенную папку, удаление нежелательной почты, пометку напоминаний как прочитанных.
6. Используйте планировщик электронной почты.
Прошли те дни, когда вы просыпались в 6 утра только для того, чтобы отправить электронное письмо, которое вы не могли отправить в 22:00 прошлой ночью, когда составляли его.
Некоторые поставщики услуг электронной почты позволяют запланировать дату и время отправки электронной почты, чтобы вы могли установить ее и забыть — не беспокойтесь.
Если у вашего провайдера нет этой функции, рассмотрите расширение, например Бумерангкоторый вы можете интегрировать со своей электронной почтой, чтобы планировать электронные письма.
7. Включите функцию «Отменить отправку».
Мы все делаем это: отправьте электронное письмо, затем обязательно перечитайте электронное письмо, которое вы уже перечитали пять раз, прежде чем отправить ТОЛЬКО на всякий случай — даже если вы ничего не можете с этим поделать. До настоящего времени.
Gmail и другие поставщики услуг электронной почты теперь позволяют отменить отправку электронного письма в течение нескольких секунд после того, как вы нажали «Отправить», на тот случай, если вы заметили ошибку или просто передумали.
Совет: Добавляйте получателей только после того, как ваше электронное письмо будет готово к отправке — таким образом, вы больше никогда не отправите незаконченное электронное письмо.
8. Изучите ярлыки.
Ярлыки позволяют быстро выполнять задачи электронной почты, не пропуская ни секунды.
С помощью ярлыков электронной почты вы можете:
- Создавайте новые электронные письма.
- Добавьте получателей копий и скрытых копий.
- Вставьте ссылки.
- Открытые орфографические предложения.
- Отформатируйте текст полужирным шрифтом, курсивом, подчеркиванием, отступами и выравниванием.
- Архивировать электронные письма
И это только некоторые из них. Если есть функция, которую вы часто используете, скорее всего, есть ярлык, который доставит вас туда одним щелчком мыши или нажатием клавиши.
Конечно, ярлыки будут различаться в зависимости от провайдера и устройства. Поэтому, прежде чем начать их использовать, убедитесь, что вы используете правильные.
9. Отписаться.
Если ваш почтовый ящик чем-то похож на мой, там есть несколько тысяч электронных писем от брендов, с которыми вы никогда не взаимодействовали.
Хотя удаление этих писем занимает много времени, вы можете начать наводить порядок в своем почтовом ящике, отписавшись от писем, которые вы никогда не читали. К сожалению, не у всех брендов есть рабочие процессы отключения, которые автоматически удаляют вас из списка чтения.
В этом случае вам придется отписаться вручную. Поверьте, ваше будущее «я» скажет вам спасибо.
10. Получите расширение браузера грамматики.
Большинство из нас создают электронные письма прямо из поля «Новый черновик». Однако эта стратегия сопряжена с некоторыми рисками, а именно с орфографическими ошибками или неуклюжими формулировками.
Приложения вроде грамматически будет служить корректором, ловя ваши ошибки, как только вы их сделаете. Grammarly также имеет удобные функции, которые сообщат вам тон вашего сообщения и предложат альтернативные фразы.
С этим инструментом вам никогда не придется беспокоиться о том, как вы звучите, или о скрытой опечатке. Это устраняет все догадки, поэтому вы можете просто нажать «Отправить».
11. Расставьте приоритеты в своих электронных письмах.
Если вам все еще трудно справиться с большим объемом получаемых электронных писем, попробуйте следовать этому популярному правилу: если на электронное письмо требуется ответ, который займет две минуты или меньше, отвечайте немедленно.
Если это займет больше времени, сохраните его на потом. Эта стратегия разработана, чтобы помочь вам избавиться от беспорядка, не перегружаясь.
Вот и все — бесплатные лайфхаки для электронной почты, которые помогут вам контролировать свою почту и максимально увеличить продуктивность.
