Мы знаем, что удаленная работа иногда может быть одинокой. Мы также знаем, что онлайн-сотрудничество может раскрыть организационные таланты, которые вы раньше не использовали, поскольку некоторые люди, которые талантливы, но молчаливы на личных встречах, могут проявить себя в виртуальной работе.
Шила Субраманиан, вице-президент Future Forum, подчеркивает необходимость проводить мероприятия таким образом, чтобы это соответствовало тому, как мы работаем сейчас, а не тому, как мы работали раньше. Она предупреждает, что некоторые компании изменили работу, но остались застрявшими в устаревших схемах работы.
«Менеджеры должны сосредоточиться на результатах, а не на активности и презентеизме», — говорит она.
Что это означает для управления удаленными собраниями?
Используйте надежную технологию – и используйте ее правильно
Сколько совещаний прерывается техническими ошибками, вызванными тем, что участники не знают, как использовать технологию? Сколько минут было потрачено впустую, пока люди пытались поделиться своим экраном?
Руководству надлежит потратить столько времени, сколько потребуется, на изучение того, как работает выбранный ими инструмент для совместной работы, и поделиться этой информацией с работниками. Эти знания не только делают время более продуктивным, но и позволяют каждому учиться со временем. Лучшим технологическим выбором всегда будут те, которые сотрудники уже используют: Zoom, Teams и Webex. Вероятно, это все еще не будет FaceTime.
[Also read: Enterprise resilience: iOS, Mac tools for remote collaboration]
Рассмотрите содержание
Все обдумай.
«Все встречи не созданы равными. К каждому типу совещаний требуется свой подход», — заявляет Gartner.
Это правда. Трудно поддерживать концентрацию в лучшие времена и еще труднее при удаленной работе. Если ваши встречи требуют использования наборов слайдов, имеет смысл избегать слайдов презентации с большим содержанием и делать все возможное, чтобы упростить вашу презентацию.
Пять резонирующих слайдов всегда лучше, чем пять сбивающих с толку.
Откройте каналы
Мышление также распространяется на то, что вы делаете до и после совещаний.
Некоторые компании создают каналы Slack, которые участники могут использовать, чтобы отмечать идеи, проблемы и опасения перед встречами и фиксировать любые мысли, которые могут возникнуть после них.
Кто-то должен нести ответственность за сбор и переработку полезной информации из этого (или любого другого выбранного) канала, чтобы выявить дополнительные идеи и действия.
Не забывайте записывать пункты действий по мере того, как они согласовываются во время встреч. Многие организации думают, что памяти будет достаточно, а затем задаются вопросом, что пошло не так, когда памяти неизбежно не хватает. Признание, согласование и достижение конкретных целей имеет основополагающее значение для управления удаленной работой.
Кто в списке?
Асинхронные удаленные собрания для совместной работы работают лучше, если они сфокусированы.
При принятии решения о том, кто должен присутствовать на собрании, также учитывайте роль и вклад каждого человека и убедитесь, что это известно до мероприятия, а сделанный вклад признан.
Кроме того, более продуктивно провести серию небольших, коротких совещаний, чем одно масштабное общее дело. Контент собрания может быть не только сокращен до набора навыков в каждой группе, но и может повыситься вовлеченность.
В отчете Adobe «Будущее времени» отмечается, что половина сотрудников чувствовала необходимость быть всегда доступными, и большинству было сложно поддерживать границы между рабочим и личным временем. Gartner также отмечает необходимость отказа от совещаний, на которых все подробно обсуждают проблему, но на самом деле не могут договориться о положительном решении.
Находите время для личного
Если кто-то заболел, пусть говорят об этом. Освободите место для людей, а не только для функции. Мягкие навыки еще более важны при взаимодействии на видео, и несколько моментов общения могут помочь сплотить вашу команду.
Встряхните график
Удаленная работа означает, что команды часто работают асинхронно. Но чего вы не хотите, так это потерять сплоченность команды, когда некоторые люди регулярно не могут прийти на встречу из-за работы или личных обязательств в асинхронном мире.
Вместо того, чтобы настаивать на проведении встреч в обычное время, внесите изменения в расписание, чтобы позволить большему количеству членов вашей команды хотя бы часть времени участвовать в них.
«93% работников хотят гибкости в своей работе», — говорит Субраманиан. Gartner также рекомендует использовать нетрадиционную продолжительность встреч. Они считают, что 50-минутные и 10-минутные чаты могут эффективно заменить более длительные сеансы.
Ослабить вещи
В Orange Business Services сотрудники получили возможность использовать инструменты совместной работы компании для личного общения во время пандемии.
Хотя такое специальное взаимодействие может в конечном итоге выявить проблемы внутри вашей компании, в идеале оно должно способствовать укреплению сплоченности команды и поддержанию морального духа. Включенный руководитель компании хочет решать кадровые проблемы, а не подавлять их.
Сделайте время важным
На каждом собрании есть говорящие и шепчущиеся. Говорящие, как правило, доминируют во времени, в то время как шепчущие могут сказать немного слов, но их все равно нужно услышать.
Существует несколько подходов к этому, но одна вещь, которая действительно работает, заключается в том, чтобы обеспечить четкое определение целей собрания до мероприятия и возглавить взаимодействие, чтобы каждый получил возможность высказаться, а принятие решений было выполнено в рамках определенного бюджета времени. .
Нужно принять три решения за часовую встречу? Тогда максимальное обсуждение составит 20 минут каждое.
Если решение не может быть принято за это время, отправьте его на рассмотрение или перейдите к следующей теме, чтобы вернуться к этому обсуждению в конце.
Удаленная совместная работа на основе видео может быть утомительной, поэтому имеет смысл эффективно управлять временем.
Манеры имеют значение
Также важно согласовать четкий кодекс поведения на собраниях, призванный дать всем сторонам возможность высказаться, в то же время применяя некоторые ограничения для тех, кто любит доминировать в обсуждении.
Я работал с некоторыми добровольческими организациями, которые устанавливают «бюджеты времени» для достижения этой цели. Эти выделения могут быть требованием, например, для ограничения вклада, скажем, 30 секундами каждый.
Сделайте время менее важным
Есть и второй подход, который также может сработать: некоторые организации поддерживают что-то вроде открытого чата, проводя длительные неструктурированные видеовстречи без повестки дня или каких-либо ожиданий.
Это могут быть виртуальные встречи, во время которых ваши команды могут продолжать заниматься необходимой им работой и время от времени заходить, чтобы попросить помощи, совета или просто пообщаться с людьми.
Такие приложения, как Teamflow или Asana, также могут помочь создать такое пространство.
Один набирает номер, все набирают номер
Стигма против удаленной работы продолжает упорно преобладать, поскольку руководство борется с новой реальностью, согласно которой будущее работы основано на достижениях, а не на присутствии.
На практике это означает, что те, кто лично появляется на встречах в гибридной рабочей среде, в конечном итоге получают преимущества по сравнению с теми, кто остается удаленно.
Один из способов обойти это — договориться о том, что когда один член команды должен подключиться к собранию, все участники тоже должны это сделать. Это помогает уменьшить такую стигму и ставит участников в более равное положение.
Будь проще
Сколько приложений вы просите сотрудников использовать для совместной работы?
Этот отчет Future of Time от Adobe показывает, что использование слишком большого количества приложений может вызвать стресс и выгорание. «Мы можем легко почувствовать себя заваленными количеством каналов и платформ, с которыми нам предстоит взаимодействовать в отдаленном мире», — сказала мне партнер Menlo Ventures Наоми Ионита.
Как вы делаете удаленные встречи более продуктивными и менее обременительными? Дайте мне знать, что работает для вас.
© 2021 IDG Communications, Inc.
