Следующая статья поможет вам: 36 способов укрепить ваш план действий в чрезвычайных ситуациях Covid
Вы запланировали впечатляющее мероприятие. Место проведения было идеальным, а докладчики — первоклассными. Неудивительно, что количество регистраций резко возросло.
Затем появилась Дельта.
Теперь компании занимают более жесткую позицию в отношении путешествий. Спикеры хотят выступать удаленно, а участники и спонсоры начинают отказываться. Вы отменяете или продолжаете трансляцию, как планировалось?
Дело в том, что ваше мероприятие заслуживает успеха, несмотря на всю неопределенность на рынке. Вот почему я делюсь лучшими практиками для надежного План действий в чрезвычайных ситуациях. В этой статье вы найдете то, что вам нужно, чтобы держать удар и планировать успешные встречи, даже если ситуация изменится до того, как ваше мероприятие состоится.
Следующие советы позволят вам использовать технологии для:
- Улучшать Ковидная безопасность
- Упростите гибридные мероприятия
- Проводите гибридные собрания без проблем, даже если вы никогда их раньше не планировали.
- Повысьте рентабельность инвестиций с помощью инновационных вариантов продажи билетов
Что, если правила в отношении поездок изменятся и докладчики, участники и спонсоры начнут отменять мероприятия?
- Знайте свою аудиторию. Они хотят встретиться виртуально или лично? Проводите опросы, анализируйте поведенческие данные прошлых событий, общайтесь с зарегистрировавшимися и читайте комментарии, которые они оставляют в чате. Вы работаете над новой книгой. Убедитесь, что он соответствует потребностям аудитории.
- Имейте запасной план. Например, обогатите прямые трансляции заранее записанным контентом от лидеров мнений. Если число заражений резко возрастет и вам придется отменить личное мероприятие, у вас все равно останется ценный цифровой контент, которым вы сможете поделиться со своей аудиторией.
- Передавайте энергию живых событий. Используйте симуляцию и транслируйте заранее записанные сеансы, как если бы они происходили в прямом эфире, в то время как выступающие одновременно общаются с участниками в чате. После записи участники могут продолжить общение во время прямой трансляции вопросов и ответов.
Что, если владельцы регистрации разделятся? Некоторые хотят присутствовать лично, другие предпочитают присоединяться из дома.
- Включите гибрид в свой план действий на случай Covid. Добавьте виртуальный компонент в ваше личное мероприятие. Вы избежите отмен со стороны людей, которые не будут путешествовать, и уменьшите скопление людей на месте проведения, чтобы повысить безопасность Covid.
- Максимизируйте все преимущества. Хороший гибридная стратегия также расширяет охват аудитории и жизненный цикл мероприятия. Кроме того, вы можете воспользоваться расширенной аналитикой для повышения рентабельности инвестиций.
Подробнее о рентабельности инвестиций мы поговорим через минуту, но сначала давайте ответим на главные вопросы планировщиков о гибридных мероприятиях.
Как упростить гибридные собрания?
- Для начала выберите технологию, которая обрабатывает виртуальные, гибридные и личные мероприятия на одной платформе.
- Платформы «все в одном» — это своего рода страховой полис на вашем мероприятии. Если вам нужно отменить личное собрание, вы можете легко переключиться на виртуальное собрание одним нажатием кнопки. Убедитесь, что шоу продолжится, даже если рыночные условия изменятся в кратчайшие сроки.
- Консолидация данных о личной и цифровой деятельности позволит:
- Делать поворачиваться легче
- Оптимизируйте взаимодействие с пользователем для планировщиков, участников и заинтересованных сторон.
- Унифицировать брендинг для всех форматов мероприятий
- Сократите время и затраты на обучение
- Получите более глубокую информацию о клиентах, чтобы улучшить результаты маркетинга и мероприятий.
- Получите комплексное представление о рентабельности инвестиций
Читать далее: Может ли одна платформа виртуальных встреч управлять всеми?
Что делать, если у вас, вашей аудитории и докладчиков нет опыта проведения гибридных мероприятий?
- Склоняйте шансы в пользу безупречного исполнения. За месяц до вашего мероприятия пригласите участников на серию виртуальных сеансов предварительного просмотра.
- Создавайте превью, чтобы представить своих докладчиков и показать участникам, как использовать технологию в полной мере. Вы создадите ажиотаж вокруг своего главного мероприятия и дадите спикерам возможность попрактиковаться в использовании вашей платформы.
- После каждого предварительного просмотра оцените, что сработало (а что нет). Вносите коррективы, чтобы продолжать совершенствоваться и проводить главное событие на должном уровне.
Как вы справляетесь с нетворкингом во время гибридных мероприятий?
- Это вопрос, который мне задают чаще всего планировщики. Ответ кроется в вашем мобильном приложении для проведения мероприятий. Выберите приложение, оптимизированное для гибридного использования. Благодаря синхронизированной работе мобильных и виртуальных инструментов посетители могут взаимодействовать с докладчиками и контентом в режиме реального времени посредством вопросов и ответов в режиме реального времени, опросов и чата.
- Нет необходимости создавать сетевой опыт для отдельных аудиторий; сосредоточьтесь на создании одного великого события. Интегрированное гибридное взаимодействие расширяет возможности в геометрической прогрессии. Участники, находящиеся в одной комнате и по всему миру, легко общаются посредством видеоконференций и чата в реальном времени.
- Скорее всего, гибридная сеть станет новым опытом для участников, поэтому поощряйте их к участию. Организуйте динамичного ведущего, который станет связующим звеном, связывающим обе аудитории. Также используйте геймификацию, которая стимулирует виртуальных и личных участников к общению.
Как вы поддерживаете вовлеченность виртуальной аудитории?
- Еще один большой вопрос. Недавнее исследование Aventri показывает, что вовлеченность — это способ номер один, с помощью которого глобальные планировщики хотят улучшить качество обслуживания виртуальных посетителей, на что указали 68 процентов респондентов. Убедитесь, что ваш план действий в чрезвычайных ситуациях Covid закладывает основу для увлекательного онлайн-опыта.
- Для этого думайте как телепродюсер. Высокое качество производства жизненно важно для создания привлекательного цифрового контента, поэтому рассмотрите возможность записи ключевых сессий в студии.
- Или воспользуйтесь виртуальной платформой, оснащенной облачным программным обеспечением для производства видео. Вы получите набор инструментов и техническую поддержку для предоставления качественного телевизионного контента и снижения рисков, связанных с организацией таких мероприятий.
- Нет необходимости в качестве телетрансляции всего вашего мероприятия. Вместо этого сосредоточьтесь на основных докладах и презентациях.
- Черпайте вдохновение из Высшей бейсбольной лиги и Национальной футбольной лиги. Они виртуально привлекают фанатов живыми впечатлениями, как это происходит на месте проведения.
- Добавьте дополнительные возможности, чтобы сделать цифровой опыт особенным. Показывайте интервью в прямом эфире в стиле телевизионных новостей для своей виртуальной аудитории, пока посетители лично делают перерыв на обед. Поговорите один на один с ведущими влиятельными лицами, чтобы получить комментарии по главным вопросам дня.
- Привлеките внимание и к своей съемочной группе. Позвольте участникам послушать продюсера, объявляющего шоу, и узнать что-то новое о том, как проводить гибридные мероприятия.
Читать далее: Как создавать привлекательный контент, стимулирующий вовлечение
Как вы включаете меры безопасности на объекте в свой план действий на случай Covid?
- Убедитесь, что ваши протоколы по охране труда и технике безопасности соответствуют последним государственным, местным и федеральным нормам или превосходят их. Перед мероприятием часто делитесь протоколами с избирателями. Они с большей охотой примут участие, если будут уверены, что ваше мероприятие соответствует строгим протоколам.
- На месте впечатления от прибытия задают тон. Пусть люди чувствуют себя в безопасности не только от Covid и его разновидностей, но и в предстоящем сезоне простуды и гриппа.
- Используйте цифровые бейджи, чтобы сократить скопление людей и сделать ваше мероприятие максимально бесконтактным. Эти значки доступны через ваше мобильное приложение. При регистрации вместо ожидания в очереди посетители могут поднести свои телефоны к сканеру и сразу же войти.
- Многозадачные цифровые бейджи уменьшают скопление людей и количество общих поверхностей во время мероприятий. Используйте их для быстрого бесконтактного доступа к сеансам; платежи; обмен контактной информацией; захват свинца на стендах экспонентов; и контроль доступа для физического дистанцирования на сеансах и в выставочном зале.
- Что, если участники отдадут предпочтение бумажным бейджам? Выберите параметры сканирования, чтобы регистрация прошла бесконтактно. Быстрые интегрированные решения позволяют посетителям регистрироваться и распечатывать бейджи всего за несколько секунд.
Как обеспечить положительную рентабельность инвестиций в гибридные мероприятия?
- В нынешних условиях неопределенности рентабельность инвестиций важна как никогда. Ваш план действий в чрезвычайных ситуациях Covid может быть надежным, но чтобы заручиться поддержкой высшего руководства, убедитесь, что он поддерживает рентабельность инвестиций.
- Мой совет? Расширяйте свою аудиторию. Используя виртуальные и гибридные форматы, вы можете привлечь посетителей со всего мира, от Далласа до Дубая. Я видел, как компании взимали меньше за онлайн-билет, но цифры все равно работали в их пользу, когда они извлекали выгоду из огромного охвата аудитории.
- Привлекайте новых клиентов. Сотрудничайте со своей маркетинговой командой, чтобы превратить сеансы в короткие видеоролики, публикации в блогах, вебинары, электронные книги и многое другое. Ваша организация может рекламировать переизданный контент людям, которые могли быть заинтересованы, но не посетили ваше мероприятие.
- Продолжает расти. Виртуальные и гибридные конференции являются двигателями контента. Обеспечьте постоянное взаимодействие и коммерцию, создавая круглогодичное сообщество, ориентированное на события.
- Наполните этот центр цифрового контента торговой площадкой для экспонентов, сессиями, круглыми столами, чатами и многим другим. Участники могут по требованию подключаться к глобальному сообществу экспертов и коллег.
- Круглогодичные мероприятия открывают путь к радикальному переосмыслению цен. Например, продавайте билеты на конференции в рамках годового членства сообществу, которое занимается и обучает круглый год.
- Создавайте спонсорские пакеты, сочетающие живые выставочные стенды с цифровыми возможностями, которые будут способствовать постоянной узнаваемости, привлечению потенциальных клиентов и продажам.
Что можно узнать из данных о событиях?
- Пандемия выдвинула на первый план важность данных. Причина: критическую бизнес-информацию легче собрать во время цифровых мероприятий. Отслеживайте вовлеченность посетителей, например количество посещенных сессий, время пребывания, посещения стенда экспонентов, ответы на опросы и многое другое.
- Проанализируйте типы аудиторий, которые взаимодействуют с вашим контентом, чтобы глубже понять, что работает для разных профилей. Затем персонализируйте путешествие участника, как никогда раньше.
- Данные покажут вам, что сработало, а что нет. Используйте эту информацию, чтобы улучшить свой план действий в чрезвычайных ситуациях Covid и сделать вашу программу мероприятий в целом более эффективной.
В итоге
Не будьте застигнуты врасплох. Рыночные условия будут постоянно меняться, поэтому разработайте план. Знайте свою аудиторию, будьте гибкими и используйте проверенные инструменты под рукой. Вы обойдете неопределенность и проведете успешные мероприятия, которые повысят безопасность, вовлеченность и рентабельность инвестиций.
Брэд Лэнгли — вице-президент по продажам через каналы продаж и корпоративным продажам. в Авентриведущего мирового поставщика технологий для проведения виртуальных, гибридных и личных мероприятий.
