Следующая статья поможет вам: 6 проверенных советов для творческих профессионалов, чтобы получать деньги быстрее
На прошлой неделе я рассказал, как профессиональные креативщики и малый бизнес могут применять проверенные стратегии для постоянного повышения своих ставок. Но не имеет значения, сколько вам «технически» платят, если вы долгое время работаете без чеков. Это потому, что, как гласит старая пословица…
Денежный поток – король
Как известно любому представителю малого бизнеса, денежный поток — это источник жизненной силы вашего бизнеса. Неважно, есть ли у вас тысячи или даже десятки тысяч долларов, если вы не собираете. Это проклятие для художников малого бизнеса, потому что большинство художников ненавидят играть в полицию кредиторской задолженности. Может быть неловко и пугающе звонить клиенту и спрашивать: «Где чек?»
Но правда в том, что ты иметь чтобы получить оплату. Вы сделали работу. Ты заслуживаешь это. Вы не должны чувствовать вину или неловкость, когда спрашиваете, что вам причитается. С учетом сказанного, есть несколько советов по этикету для выставления счетов и запроса оплаты, на которые стоит обратить внимание. Вот некоторые вещи, которым я научился сам и/или почерпнул от других за более чем двадцать лет работы в бизнесе.
Установите правильный контакт
Убедитесь, что у вас есть правильный контакт с вашим клиентом для запроса счетов и платежей. Если вы работаете с крупной компанией, это может быть человек из их бухгалтерии. Особенно, если основным контактным лицом вашего клиента является креативный директор или менеджер по продукту, получите контакт A/P. У занятых креативщиков оплата счетов не стоит на первом месте в списке приоритетов. Заранее определите, с кем лучше всего связаться для отслеживания счетов и т. д.
Знайте их систему
Некоторые компании (особенно крупные) имеют очень специфические процессы оплаты своим поставщикам. Откажитесь от этой системы на один микрон, и вам могут месяцами не платить. К ним относятся, но не обязательно ограничиваются: наличием заказа на поставку (PO) и/или номера задания в вашем счете-фактуре; иметь номер счета-фактуры, чтобы дать им; если ваша комиссия разбита на несколько платежей, вам может потребоваться отдельный счет для каждого платежа; своевременная отправка счета-фактуры для проведения проверки компании (многие организации выписывают чеки в определенный день каждую неделю, поэтому, если вы пропустите их отключение, вам придется подождать). Также узнайте, есть ли у них определенные суммы счетов, требующие более высокий уровень управления для утверждения или подписания (это огромно, поскольку отправка полного счета на 10 000 долларов США вместо четырех счетов по 2500 долларов США может означать разницу в получении оплаты через две недели против восьми недель).
Установите ожидания
Заранее проясните, каковы ваши условия оплаты, чтобы вы могли вступить в отношения с правильными ожиданиями. Лучше всего прописать это в договоре. (Я предполагаю, что он у вас есть. Но опять же, когда дело доходит до креативов, я не удивлюсь, если у некоторых из вас его нет. Возможно, это будет запись в блоге для другого дня.)
Делай проще
Сделайте так, чтобы вашим клиентам было легко платить вам. Некоторые клиенты могут расплачиваться кредитной картой. Предоставьте им этот вариант. Вы можете использовать PayPal принимать все основные кредитные карты (для осуществления платежей с помощью кредитной карты с помощью PayPal членство в PayPal не требуется). Если вы не хотите съедать комиссию за транзакцию по кредитной карте (обычно около 3%), передайте комиссию дальше. Для платежей в размере 500 долларов США и более я взимаю комиссию за транзакцию в размере 3%, когда счета оплачиваются с помощью кредитной карты. У них всегда есть возможность заплатить чеком, чтобы избежать комиссии. По крайней мере, в 50% случаев клиенты просто платят комиссию за транзакцию.
Другие формы оплаты, которые не требуют комиссии: Целле и Bill.com. Технически я считаю, что Bill.com может взимать ежемесячную плату с компаний, которые используют его для оплаты своих поставщиков и сотрудников. Но если они уже используют его, посмотрите, сможете ли вы войти в их систему. Оплата быстрая и поступает прямо на ваш счет. Полоса это еще одна форма платежной архитектуры, которая является распространенной и заслуживает изучения, которая взимает аналогичную комиссию за транзакцию.
Многие сервисы выставления счетов включают платежные шлюзы в свои системы, что упрощает сбор платежей прямо из счета. я использую Волновая бухгалтерияи он позволяет проводить транзакции как по кредитным, так и по дебетовым картам, а также прямые депозиты через ACH.
Следовать за
Разработайте процесс отслеживания причитающихся вам счетов. Может быть, вы сначала отправляете электронное письмо или два. Затем продолжение с телефонным звонком. Но делайте дообследование. Иногда компании намеренно выжидают чек, пока вы его не попросите. Они управляют денежным потоком так же, как и вы. Итак, если вы не спрашиваете, они могут сказать: «Отлично. Им это явно сейчас не нужно. Я заплачу этому другому парню, который продолжает звонить». Скрипучее колесо получает масло. Во многих системах выставления счетов есть автоматические напоминания, которые срабатывают, если счет не оплачен. Включите эти напоминания!
Рассмотрите возможность использования VA или бухгалтера
Я знаю, что многие из вас работают в малом бизнесе, где вы носите большую часть, если не все шляпы. Подумайте о том, чтобы нанять виртуального помощника или бухгалтера, который поможет вам собирать средства. Это избавляет вас от необходимости лично совершать эти неловкие звонки или электронные письма, а также заставляет вас выглядеть более профессионально, когда у вас есть «отдел», который занимается дебиторской задолженностью. Излишне говорить, что использование такого человека также освобождает ваше время, а «время — деньги».
Не будь придурком
Само собой разумеется, что в процессе просьбы и получения оплаты будьте вежливы и обходительны. Сотрудники отдела кредиторской задолженности часто испытывают стресс и переутомляются. Особенно, если они работают в крупной организации. Довольно часто бухгалтерия выполняет десятки задач, тушит пожары и пытается обеспечить бесперебойную работу своих работодателей. Даже если вы реализуете все эти стратегии, это может занять больше времени, чем вам хотелось бы. Помните, что на другой стороне этого электронного письма или телефонного звонка находится человек. Они имеют дело с жизнью, COVID, боссами, другими поставщиками и всем остальным, как и вы. Сделайте сотрудников бухгалтерии своими друзьями. Маленькие вещи в жизни, такие как окончание электронного письма фразой «Я ценю вас», могут иметь большое значение.
Есть ли у вас какие-либо советы, которые вы узнали за эти годы, как получать деньги вовремя?
***
[Header image by Yagnik Sankhedawala on Unsplash]
