Кредиторская задолженность — это вертикаль бухгалтерского отдела, которая обрабатывает все платежи конкретно поставщикам материалов, также известных как поставщики. Кредит – важная функция бизнеса.
Любой бизнес берет и отдает должное за бесперебойный операционный цикл. Разумное управление оборотным капиталом — это баланс между суммой кредита, который может быть предоставлен клиентам, и суммой кредита, который можно договориться с дебиторами для поддержания здоровых соотношений как в аспекте кредиторской, так и в дебиторской задолженности.
Именно по этой причине любое программное обеспечение для расчета кредиторской задолженности должно быть гибким в интеграции с другими функциями и процессами.
Краткосрочные долги компаний не должны выходить за рамки сроков или пороговых уровней для поддержания надежного бизнеса и обеспечения бесперебойной работы.
В крупном бизнесе кредиторская задолженность представляет собой отдельную вертикаль. Но в малых и средних компаниях кредиторской и дебиторской задолженностью обычно занимается одна и та же команда.
Выбор программного обеспечения точки доступа
Когда компания решает автоматизировать свою точку доступа, самым важным является проверка функций, цены и надежности поставщика услуг, а также обучения и поддержки, которые он предлагает, чтобы помочь вам выполнить свой план по автоматизации этой функции.
Вот список функций, которыми должно обладать программное обеспечение для расчета кредиторской задолженности, которое вы выберете для автоматизации этой функции:
1. Простой интерфейс
Когда пользовательские интерфейсы громоздки, работа сотрудников ухудшается. Они будут возиться с программным обеспечением и все равно не смогут добиться результатов, соответствующих даже их ручной работе. Идея автоматизации заключается в том, чтобы сделать процесс эффективным. Если его нелегко использовать и сложно понять, то цель изначально теряет смысл.
2. Эффективность
Автоматизация расчетов с кредиторами возможна при соответствующем сопоставлении счетов-фактур кредитора с заказом на поставку и полученным товаром. Необходимо применять соответствующие налоги и учитывать возвраты от покупок. Расходы необходимо периодически измерять с помощью программного обеспечения, а управление денежными средствами должно быть эффективным. Оповещения об оплате будут отображаться в инструментах повышения производительности как напоминания о необходимости закрытия счетов и погашения платежей.
3. Интеграция
Программное обеспечение для автоматизации должно интегрироваться с существующим корпоративным программным обеспечением и сторонними бизнес-приложениями, такими как инструменты повышения производительности. Программное обеспечение также последовательно интегрирует весь цикл рабочего процесса и подзадачи, чтобы избежать дублирования или упущений.
4. Извлечение данных
Программное обеспечение кредиторской задолженности должно иметь возможность перекрестной проверки внешних счетов-фактур, выставленных внешними поставщиками, с другими соответствующими записями, такими как заказы на поставку, полученные товары и возвраты покупок. Из него также вычитается любая предоплата, внесенная во время размещения заказа. Извлечение данных возможно посредством оптического распознавания символов, которое действует как линза, которая считывает данные, переводит их и сопоставляет их с субъективными требованиями.
5. Хранение и безопасность данных
Программное обеспечение для расчета кредиторской задолженности должно быть способно читать документы, извлекать информацию, переводить и преобразовывать ее, а также использовать ее соответствующим образом. Все эти задачи выполняются посредством интеллектуальной обработки данных и эффективно сохраняются таким образом, чтобы весь авторизованный персонал мог получить к ним доступ из главного файла.
6. Масштабируемые операции
Бизнес будет расти, когда все будет идти гладко. А когда бизнес растет, количество заказов, скорее всего, увеличится, и бывают дни, когда оптовые заказы приходится обрабатывать по нескольким причинам. В этих сценариях автоматизация не должна сдаваться или давать сбои. Он должен быть в состоянии обрабатывать большие объемы счетов и организовывать обработку платежей после прохождения цикла комплексной проверки.
7. Принципы одобрения
У каждого бизнеса разные правила платежей. Функция кредиторской задолженности предполагает уплату взносов, которые компания должна. Следовательно, его следует завершать только после одобрения уполномоченным лицом. В процессе автоматизации напоминания с призывом к действию отправляются сотруднику или лицу, утверждающему эти платежи, после выполнения набора проверок перед утверждением.
Заключение:
Когда поставщикам платят вовремя, доверие к бизнесу возрастает. Причина в том, что бизнес может оплатить свои операционные расходы только тогда, когда сумма, которую он должен получить, соответствует требованиям и помогает снизить требования к ликвидности. Для торговых аналитиков это воспринимается как положительная черта заслуживающего доверия бизнеса.