8 способов оптимизировать управление аутсорсинговыми проектами

Подумайте об опыте управления проектами вашей мечты. Как это выглядит? Талантливая команда целеустремленных людей, слаженно работающих для достижения общей цели? Сложные требования упрощены? Ресурсы хорошо распределены, а затраты укладываются в бюджет? Проблемы решаются без нарушения сроков, что обеспечивает плавный путь к завершению?

На самом деле мы знаем, что проекты редко работают таким образом, и работа с удаленной командой фрилансеров создает свои проблемы. Скорее всего, вам придется выбрать людей с необходимыми техническими навыками, чтобы проблем не возникло.

Однако ключом к успеху будет создание эффективной коммуникации и сотрудничества между внутренними и внешними заинтересованными сторонами. Эти два фактора будут определять разницу между эффективным проектом и проектом, который вызывает стресс и которым трудно управлять.

В этой статье мы рассмотрим ключи к оптимизации аутсорсинговых проектов.

1. Сообщите им, кто вы

Начните с основ. При наличии правильной команды важно убедиться, что все они понимают основы вашего бизнеса еще до начала работы: цели проекта, клиенты, процессы и внутренние заинтересованные стороны.

Предоставление как можно большего количества актуальной информации о культуре и стратегических целях вашей компании гарантирует, что фрилансеры и внешние агентства будут готовы создавать для вас ценность посредством своей проектной работы.

2. Убедитесь, что объем работ ясен

Уточнение сферы применения также является базовым. То, что может быть ясно для тех из вас, кто работает в бизнесе, может быть не столь очевидно для тех, кто приходит за одним контрактом. Хотя согласование точного характера результатов и достижимых сроков может занять время, их уточнение предотвратит задержки и затруднения по мере продвижения проекта.

3. Определите риски заранее

Одним из преимуществ работы с фрилансерами является то, что они приходят с разнообразной точкой зрения. Они могут быть в состоянии выявить риски, которые могут помешать им продвинуться к намеченным целям. Вы также сможете привлечь их к поиску решений.

В каждом проекте могут возникнуть неожиданные проблемы, которые нарушат график или бюджет. Вот почему все заинтересованные стороны должны участвовать в выявлении потенциальных препятствий до начала проекта, чтобы в случае их возникновения вы могли оперативно принять меры по смягчению их последствий.

Попытка управлять даже простым проектом по электронной почте — это кошмар. После запуска проекта убедитесь, что команда использует программное обеспечение для управления проектами (например, Asana, JIRAm или Monday.com), которое поощряет сотрудничество и обеспечивает доступ к данным проекта в режиме реального времени.

Когда все члены команды имеют представление о проекте, необходимой информации и прогрессе, у каждого больше шансов не сбиться с пути. Как менеджер проекта вы сможете следить за тем, чтобы все шло по графику, выявлять любые потенциальные болевые точки и оказывать необходимую поддержку.

5. Контролируйте расходы на заработную плату

Наем фрилансеров для конкретных проектов — эффективный способ контролировать расходы на заработную плату, связанные с постоянной внутренней командой. Однако есть опасения, что при почасовой оплате любые задержки могут привести к резкому росту затрат. Отслеживание рабочего времени фрилансера с помощью таблиц Excel требует много времени и ненужно.

Вместо этого мощное облачное интерактивное программное обеспечение для составления расписаний может стать отличным вложением средств, экономя ваше время, обеспечивая точность данных и упрощая планирование ресурсов. Кроме того, интерактивные продукты позволяют фрилансерам включать и выключать отслеживание, дают им возможность работать тогда, когда они наиболее продуктивны, и поддерживают здоровый баланс между работой и личной жизнью.

6. Придерживайтесь графика встреч

Особенно важно, если вы работаете с командами в разных часовых поясах, создать (и придерживаться) эффективный график общения. Независимо от того, регистрируетесь ли вы ежедневно или еженедельно, правило состоит в том, чтобы быть дисциплинированным и настаивать на том, чтобы ключевые игроки присутствовали каждый раз – не принимайте оправданий (и не придумывайте их сами!).

Установление ритма встреч жизненно важно, когда вы работаете с удаленными сотрудниками или фрилансерами. Убедитесь, что все участники используют одно и то же приложение для общения по проекту, чтобы минимизировать потери времени и оптимизировать ответы.

7. Поговорите с глазу на глаз

Фрилансеры, как и все остальные, нуждаются в человеческом взаимодействии и чувстве связи с другими. Такие инструменты, как Zoom и Google Hangouts, которые стали обычным явлением за последний год, могут помочь создать ощущение общности и общих целей. Запланируйте сочетание групповых обсуждений и индивидуальных бесед.

Объединение заинтересованных сторон с помощью видео помогает создать чувство доверия и общности. Вы ожидаете, что ваша привлеченная команда будет вести себя как партнеры по проекту, поэтому найдите время в своем напряженном графике, чтобы узнать, кто они и что с ними происходит. Это работает в обе стороны, поскольку им также необходимо понять ситуацию с вашей точки зрения.

Видеочаты помогут стимулировать открытый разговор. Если вы ищете профессиональных и надежных фрилансеров для постоянной работы, стоит потратить время и усилия на их знакомство.

8. Защитите свои конфиденциальные бизнес-данные

Проекты, которые предполагают обмен конфиденциальными данными между командой, особенно если некоторые или все из них переданы на аутсорсинг, создают дополнительные проблемы. Вам нужно, чтобы люди имели легкий доступ к необходимой им информации, но меньше всего вам нужна утечка данных.

Большинство программного обеспечения для управления проектами облегчают обмен данными, но удаленные работники, использующие свои мобильные телефоны и сети, могут создавать риск. Информацией необходимо делиться, но прежде чем начать, убедитесь, что у вас есть соответствующие средства контроля, чтобы конфиденциальные бизнес-данные были в безопасности и были правильно зарезервированы. MS OneDrive для бизнеса, Google Drive Enterprise и Dropbox Business, среди других решений, могут предоставить централизованное место для безопасного хранения и доступа к вашим файлам.

Краткое содержание

При управлении проектом с помощью аутсорсинговой или внештатной команды хорошее программное обеспечение является важным инструментом для управления задачами и контроля бюджетов. Но что будет определять, будет ли проект проходить гладко и создавать минимальный стресс, так это то, как обращаются с участвующими в нем людьми.

Слишком часто, хотя практически каждый аспект запланирован до мельчайших деталей, общение и сотрудничество оставлены почти на волю случая. Поместите их в основу плана вашего проекта, и вы упростите каждый процесс по мере продвижения к завершению.