9 функций, на которые стоит обратить внимание в программном обеспечении для управления платежами

Управление платежами может стать более сложным по мере расширения и развития вашего бизнеса. В этом случае хорошим решением может быть использование платформы управления платежами.

Выбрав надежный инструмент, вы сможете лучше управлять своими финансовыми потоками. Программное обеспечение для управления платежами может помочь предотвратить беспорядок в расчетах с банками и поставщиками услуг.

Если вы подумываете о его приобретении, вам нужно знать, на какие функции обращать внимание. В этом руководстве описывается, что вам может понадобиться от вашего инструмента управления платежами.

1. Выставление счетов

Функция выставления счетов позволяет пользователям создавать, управлять и отслеживать счета для клиентов.

Вы можете вручную ввести соответствующие данные, включая условия, сумму платежа и информацию о плательщике. Вы также можете настроить программное обеспечение на автоматическое создание счетов после выставления счета.

Выставление счетов имеет решающее значение, поскольку для многих это первый шаг в процессе управления платежами.

2. Обработка платежей

После изготовления и доставки счетов-фактур начинается этап обработки платежей. Некоторые решения для управления платежами позволяют пользователям встраивать варианты оплаты непосредственно на веб-сайты. Некоторые из них также допускают обработку платежей вручную с использованием цифровых переводов или карт.

3. Генерация квитанции

Хороший инструмент управления платежами должен позволять пользователям генерировать и хранить квитанции. Эта функция должна работать для квитанций о транзакциях, обрабатываемых в программном обеспечении.

Программное обеспечение должно генерировать квитанции в виде печатных копий для личного обмена. Он также должен отправлять квитанции по электронной почте, текстовым сообщениям или другими способами для учета клиентов.

4. Возвраты и скидки

Надежная платформа управления платежами должна учитывать скидки, коды купонов и другие формы продвижения. Он также должен иметь возможность осуществлять возврат средств во время или после транзакции.

Найдите решение, которое точно и автоматически отражает общую сумму платежей. Эта функция по-прежнему должна быть надежной, даже если в рамках транзакции предусмотрены возвраты средств или скидки.

5. Мониторинг транзакций

Важной особенностью эффективной системы управления платежами является мониторинг транзакций. Эта функция предлагает три важные возможности:

Управление исходящими и входящими счетами

Учет произведенных и полученных платежей

Обеспечение прозрачности ожидающих платежей

Функция мониторинга транзакций помогает пользователям избежать пропущенных платежей. Это также предотвращает неожиданное снятие средств с бизнес-счетов.

6. Автоматизированная глобальная платежная сеть

Решение по управлению финансами, которое у вас есть, должно быть в состоянии обрабатывать сложные платежи.

Глобальные компании с глобальным охватом используют широкий спектр различных типов платежей, в том числе:

Платежи по кредитной карте

Кредитная карта для оплаты наличными

PayPal

Global ACH (Автоматизированная клиринговая палата) или eCheck

Проверять

Телеграфный перевод

Дебетовая карта для предоплаченных платежей

Другие системы бухгалтерского программного обеспечения используют разных поставщиков услуг по обработке платежей.

Компании электронной коммерции не имеют физических торговых точек для оформления заказа. Клиенты электронной коммерции не могут использовать свои карты для оплаты.

Вместо этого компании электронной коммерции используют онлайн-решения, такие как бесплатное мобильное устройство для чтения кредитных карт, для получения платежей от клиентов. Предприятия электронной коммерции используют платежные шлюзы для обработки и авторизации платежей.

7. Быстрое подключение поставщиков

Сегодня адаптация поставщиков может осуществляться в режиме самообслуживания. Этот процесс более безопасен, чем ввод данных вручную отделом кредиторской задолженности (AP).

Регистрация поставщиков самообслуживания улучшает внутренний контроль и предотвращает мошенничество. Он также передает рабочую нагрузку от команды AP поставщикам, которые несут расходы.

Вот почему портал управления поставщиками необходим в платежной системе. Эти функции информируют поставщиков о важнейших процессах, включая время оплаты. Это также устраняет трудоемкие входящие звонки поставщикам.

Помимо экономии времени, внедрение поставщиков самообслуживания также снижает будущие потребности в рабочей силе. Благодаря этой функции ваша команда AP станет счастливее и мотивированнее.

8. Сокращение случаев мошенничества

Выбирая инструмент управления платежами, обратите внимание на возможности снижения мошенничества. Эта функция может быть любой из следующих:

Проверка поставщиков

Обнаружение неактивных продавцов

Предотвращение дублирования и мошеннических платежей по счетам поставщиков.

Поддержка безопасной обработки платежей

Сверка платежных транзакций в главную книгу в режиме реального времени

Запись контрольных журналов

9. Отчетность

Отчеты — еще один важный инструмент для любого программного обеспечения для управления платежами. Эта конкретная функция должна быть не только надежной в отношении объема данных, которые она может анализировать и хранить. Но он также должен иметь простой и понятный интерфейс, облегчающий интерпретацию данных.

Простой для понимания интерфейс жизненно важен для эффективного управления платежами. Помните, данные имеют ценность только в том случае, если пользователи могут их интерпретировать.

Лучшие платежные системы могут расширить возможности бизнеса с помощью решений для отчетности и анализа данных. Благодаря этим инструментам эффект исходящих платежей становится более очевидным и более эффективным.

Точная отчетность позволяет предприятиям принимать обоснованные решения в дальнейшем. Он предоставляет пользователям полную картину исходящего денежного потока, происходящего внутри организации за определенный период.

Сегодня существует широкий круг поставщиков и разработчиков программного обеспечения для управления платежами. Эти инструменты могут иметь разные преимущества, включая оптимизацию, автоматизацию и оптимизацию процесса управления платежами. Целью является сокращение потерь, повышение безопасности платежей, а также улучшение прозрачности и контроля платежей.

Эффективная система оплаты также может сократить рабочее время, затраты и неудобства. Кроме того, это также снижает вероятность человеческой ошибки.

Благодаря надежному программному обеспечению для управления платежами предприниматели могут сосредоточить свои усилия на других бизнес-процессах. Более того, они могут легко и без проблем обрабатывать входящие и исходящие платежи.