Следующая статья поможет вам: 9 полезных стратегий, как заставить клиентов платить вовремя
Все пытаются управлять денежным потоком. Но независимо от того, насколько застегнутым вы можете быть в своем процессе, это все равно может означать, что клиенты будут платить поздно, что мешает вашей стабильности.
Вот девять стратегий, которые помогут вашим клиентам быть готовыми и способными вовремя оплачивать счета вашего агентства:
1) Следите за клиентами Red Flag
Они всегда выдают себя, даже если мы решаем не обращать внимания на знаки, пытаясь подписать контракт с новым клиентом. Они слишком сосредоточены на цене или плохо организованы. Или, что еще хуже, у них обычно неприятное отношение, которое затруднит работу с ними.
Это те клиенты, у которых высока вероятность не платить вовремя. Ваша лучшая стратегия — избегать их, если это возможно. Оцените, насколько хорошо этот потенциальный клиент соответствует целям вашего агентства, по сравнению с его потенциальными затратами на обслуживание, включая просроченные платежи.
Если вы решите, что их потенциал перевешивает риски, вы можете использовать многие другие стратегии, обсуждаемые здесь, чтобы смягчить проблему.
2) Установить четкие условия в контракте
Никто не любит сюрпризов, меньше всего, когда их просят расстаться с деньгами. В вашем контракте должны быть четко указаны основные условия оплаты: когда будут отправлены счета, когда они должны быть оплачены, как будет производиться оплата, каковы ваши штрафы за просрочку платежа и т. д.
3) Сделайте так, чтобы клиентам было легко платить вам
Если клиент говорит, что у него есть предпочтительный способ оплаты, пусть использует его. Вы можете договориться о гибкости способа оплаты в рамках вашего сервиса. Существует множество сервисов, которые позволяют любой компании легко принимать переводы ACH, кредитной карты, PayPal или EFT. Зарегистрируйтесь с одним из них, чтобы у вас была такая гибкость.
И если их предпочтительным способом оплаты по-прежнему является бумажный чек, пусть они так и делают — при условии, что чеки приходят вовремя. Если они этого не сделают, вы можете перейти к одной из этих других стратегий, таких как автоматические платежи с кредитной карты.
4) Перейти к электронному выставлению счетов и оплате
Опять же, у вас есть большой выбор онлайн-инструментов для выставления счетов и оплаты.
Многие онлайн-инструменты для выставления счетов позволяют создать клиентский портал, где люди могут видеть все свои прошлые и текущие счета-фактуры. Теперь у ваших клиентов нет оправданий («Ваш счет не пришел»). Они всегда знают, где найти свой последний счет, и не могут обвинить технологии в недопонимании.
И когда ты интегрируйте опцию электронной оплаты в свой счет, то клиенты могут платить, как только откроют счет. Это просто и легко. Некоторые инструменты выставления счетов позволяют вашим клиентам хранить свою платежную информацию, поэтому им не нужно повторно вводить ее для каждого счета. Другие имеют автоматические способы оплаты — с разрешения вашего клиента, конечно.
Электронное выставление счетов упрощает подготовку и отправку счетов. Клиент не может вовремя оплатить счет, отправленный с опозданием.
5) Выставляйте депозит новым клиентам, чтобы начать
Это больше, чем просто жест доброй воли и страховка от потенциально ненадежного клиента. Это позволяет вам и клиенту сгладить любые проблемы с выставлением счетов или оплатой, которые могут возникнуть раньше. Получение оплаты вашего депозита подтверждает, что все механизмы успешно работают для этого клиента, чтобы заплатить вам вовремя.
Часто платежи задерживаются из-за административной неразберихи. Выясните все это в процессе адаптации клиента.
6) Устраните отсутствующую, запутанную или двусмысленную информацию в вашем счете-фактуре
В начале отношений, попросите клиентов указать, какая информация им нужна на их стороне, чтобы оплатить счет. Нужен ли им определенный офисный адрес, а не один из других? У них есть внутренний номер заказа на поставку, который требуется? Кто должен получать ваш счет для его обработки?
Также сделайте информацию о счете понятной. Избегайте терминов, требующих толкования, таких как «net 30». Вместо, укажите точную дату родов, чтобы не было путаницы. Убедитесь, что итоговую сумму и отдельные позиции легко найти и понять. Клиенту должно быть легко понять, почему именно ему выставляется счет на итоговую сумму.
7) Включите ваши условия просроченной оплаты в качестве шаблона в каждый счет
Это мягкое напоминание о процентной ставке или сборах, которые будут причитаться за просроченные платежи, побудило многих клиентов платить вовремя.
8) Чаще выставляйте счета
Не допускайте накопления большой суммы непогашенной задолженности. Если вам нужно выставлять счет клиенту каждые две недели, сделайте это.
9) Перевести клиента на контракт удержания
Ничто не сравнится с предоплатой за оказанные услуги. Ради предсказуемости и укрепления отношений между вашим агентством и клиентами перевод их на авансовый контракт всегда должен быть целью.
