Следующая статья поможет вам: Руководство продуктивного маркетолога по улучшению командной работы
Сколько различных инструментов повышения производительности вы используете?
А сколько часов вы потратили на поиск электронного письма, карточки с заданиями или документа просто потому, что у вас так много инструментов и систем? Может быть, именно поэтому существуют менеджеры проектов — люди, занимающиеся управлением этими задачами. Но знаете что? При правильном подходе он может и не понадобиться.
Оптимальная производительность действительно сводится к эффективному командному сотрудничеству, особенно для малого и среднего бизнеса. Так на что это похоже?
Что ж, для этого требуется надежный план коммуникации между всеми сторонами, работающими над проектом, а также инструменты — в умеренных количествах — которые помогут вам в этом. Ознакомьтесь с приведенными ниже советами о том, как лучше и продуктивнее сотрудничать.
Руководство продуктивного маркетолога по улучшению командной работы
1) Избегайте назначения руководителя проекта.
Как мы только что предположили, кажется нелогичным избегать найма одного ответственного человека для наблюдения за проектом, верно? Но, в частности, для малого и среднего бизнеса, говорит Маркус Эндрюс, старший менеджер по маркетингу продуктов HubSpot, использование инструментов повышения производительности — вместо менеджера проекта — действительно может помочь командам быть более продуктивными.
В этих условиях «управление проектами должно быть общей ответственностью», — говорит он. «Для малого и среднего бизнеса нет смысла покупать неуклюжее программное обеспечение для управления проектами и нанимать человека, который занимается управлением их работой. Это излишество, оно замедлит их и будет стоить им денег».
Эндрюс предлагает использовать согласованное автоматизированное приложение для повышения производительности, которое устраняет дублирование усилий и отвлекающие факторы, связанные с несколькими инструментами. Это то что 51% людей ожидают, что такие приложения смогут делать.
Здесь, в HubSpot, у нас есть встроенное приложение, которое делает такие вещи, как Проекты. Каждый член команды может выполнять свои обязанности, но в то же время контролировать различные части проекта. По словам Эндрюса, это одна из причин, по которой подобные приложения так хорошо улучшают взаимодействие в команде.
И держите эту мысль об автоматизации — мы немного коснемся этого.
2) Определите четкую цель и мотивацию.
Будь честным. Вы когда-нибудь были посреди задачи, когда спрашивали себя: «Зачем я это делаю?»
На этот вопрос следует ответить с самого начала проекта. Какова его цель? Почему это важно для нас и клиента? И что нас в нем возбуждает?
Определение цели и мотивации проекта может помочь вашей команде оставаться вовлеченными в процесс на протяжении всего процесса. Незанятые работники снижают производительность — вот почему важно не только заранее определить четкую цель проекта, но и поддерживать понимание этой цели на всех его этапах.
Попросите члена проектной группы определить настоящую причину, по которой проект важен для них, и запишите ее где-нибудь на видном месте. Таким образом, если они чувствуют себя подавленными или отстраненными, они могут вернуться и напомнить себе о цели работы.
3) …но, назначьте определенные роли.
Хотя устранение менеджера проекта может повысить производительность вашей команды, по-прежнему крайне важно убедиться, что каждый понимает роль, которую он будет играть.
Когда это не четко определено, это огромный удар по производительности. Согласно Гэллапу, только половина сотрудников на самом деле понимают, что от них ожидают на работе — и из этой половины, только 4% чувствуют себя вовлеченными в работу.
Мы уже знаем, что разрозненные команды менее продуктивны. Поэтому, чтобы избежать этого, не оставляйте места для путаницы, прежде чем ваша команда начнет проект. Может быть полезно обсудить роли в группе до начала работы, чтобы убедиться, что нет ненужного дублирования или дублирования усилий. Это также часть смысла удаления лишних, множественных инструментов управления проектами, которые мы обсуждали ранее, — мы хотим удалить все ненужные функции, которые мешают команде сосредоточиться.
Это касается вашей команды и ваших технологий. Как иметь одно автоматизированное приложение четкое определение ролей позволяет вашей команде работать как хорошо смазанная машина.
4) Понять, как работа будет переходить от роли к роли.
Крайне важно не только четко определить роли, но и понимать следующие шаги после выполнения каждой задачи.
Для меня рабочие процессы проекта подобны ротации бейсбольных мячей — порядок, в котором игроки должны бить против команды соперника. А теперь представьте, если бы такого списка не было, а игра остановилась посреди тайма, потому что никто не знал, кто должен бить следующим. Может произойти ряд вещей. Команда может стоять и ждать, пока кто-то добровольно выступит, или ждать, пока кто-то ответственный примет это решение. Или это может быть полный хаос, когда все в команде требуют взять на себя управление. В любом случае игра — как и ваш проект — будет задерживаться, и ничего продуктивного не будет сделано.
По этой причине важно иметь рабочий процесс и последовательность шагов. Иногда это может быть утомительно, поэтому автоматизация так полезна для повышения производительности. Фактически, 55% сотрудников положительно относятся к перспективе автоматизации, которая заменит утомительные рабочие процессы.. Вместо того, чтобы тратить время на то, чтобы передать задачу и объяснить ее следующие шаги или перенести ее из приложения в приложение, инструмент повышения производительности, который работает в вашей существующей программе рабочего процесса, может помочь беспрепятственно выполнять последовательность задач.
Это также помогает выполнять дела вовремя, назначая сроки для результатов, которые все организованы в одном месте. И это может быть хорошо для морального духа… 37% сотрудников приравнивают соблюдение сроков к продуктивности.
5) Избегайте повторного обучения одному и тому же.
К этому моменту вы уже поняли: несколько приложений для управления проектами = дублирование усилий = непродуктивно.
Но что еще сказать об управлении проектами с помощью нескольких инструментов? Они требуют, чтобы ваша команда изучила несколько технологий, многие из которых на самом деле созданы для достижения одной и той же цели. И обучение, а также запоминание всех этих разных частей требует времени от — как вы уже догадались — выполнения вашей работы.
Этого повторения можно избежать, используя инструмент, который уже существует в вашей текущей CMS, CRM или платформе рабочего процесса. Проекты HubSpotнапример, уже является частью маркетинговой платформы HubSpot, поэтому он связан с нашими существующими приложениями для повышения производительности, такими как Календарь.
Кроме того, стоит отметить, что Projects был разработан в тандеме с HubSpot Academy, говорит Эрик Питерс, старший менеджер по маркетингу роста, что дает ему центральное хранилище маркетинговых ресурсов и знаний. Он говорит, что это «часть того, чтобы быть более продуктивным, потому что ему не нужно учить людей чему-то снова и снова».
И хотя хорошо убедиться, что ваша команда знает, что они могут задавать вопросы — 75% людей испытывают меньше стресса, когда могут получить необходимую им помощь и поддержку – также приятно иметь для них эти встроенные ресурсы. Это сокращает время, которое они могли бы потратить на поиск информации, что, в свою очередь, делает их более продуктивными.
6) Проводите собрания «нужна помощь».
Иногда мы настолько погружаемся в свои задачи, что забываем проверить и задать друг другу вопросы, которые помогают добиться цели.
Об этом рассказала Бет Бриджес, менеджер по маркетингу J — IT Outsource. Врайк. «Я спрашиваю: что вам нужно, чтобы продвинуться вперед в этом проекте? Где он застрял? Что мы можем сделать, чтобы «сделать»?»
Кроме того, когда команды получают постоянную добровольную помощь от своих лидеров, они с большей вероятностью помогут другим в свою очередь. Но когда дело доходит до таких собраний, мы предлагаем попросить участников оставить свои устройства — 75% сотрудников говорят, что их smartphones мешать продуктивности.
7) Соберите последовательную обратную связь.
Мы знаем, что ваша команда должна иметь возможность обратиться за помощью и иметь ресурсы под рукой. Но кроме этого – как дела у всех?
Ранее мы упоминали, что бывают случаи, когда проекты могут идти не по графику. Мы подозреваем, что это как-то связано с отсутствием двусторонней обратной связи. Во время этих встреч с просьбой о помощи или даже встреч один на один между товарищами по команде используйте это время, чтобы приветствовать отзывы о том, как в целом продвигается проект.
Инструменты работают? Вы лучше подходите для другой фазы проекта? У кого-нибудь есть новая идея?
Наличие специального времени для обмена отзывами позволяет избежать спонтанных пробок и конфликтов, которые могут затормозить прогресс и производительность. И, согласно исследованию, проведенному в Германии, команды, получившие наиболее конструктивную обратную связь, были в три раза больше увлечены своей работой.
Командная работа воплощает мечту в реальность
Может показаться, что мы просим вас сделать сразу много. Но на самом деле все это вы можете запланировать еще до того, как начнете работать над проектом.
Чтобы разбить его:
- Избегайте использования нескольких инструментов управления проектами, которые дублируют усилия. Вместо этого ищите одно приложение для повышения производительности, которое можно интегрировать с вашим текущим рабочим процессом, базой данных ресурсов и CMS/CRM.
- То же самое касается назначения руководителя проекта. Приложение, подобное описанному выше, устраняет работу этого человека, экономя время и другие ресурсы.
- Четко обозначьте цель, мотивацию, роли и этапы/график проекта.
- Создайте возможности для вашей команды, чтобы задавать вопросы и обмениваться отзывами.
А чтобы узнать больше о том, как приложение для повышения производительности может вам помочь, ознакомьтесь с Проекты HubSpot.
Что помогает вашей команде работать более продуктивно? Дайте нам знать об этом в комментариях.