Следующая статья поможет вам: 7 советов по проведению виртуального мозгового штурма, по мнению менеджеров по маркетингу HubSpot
В HubSpot мы любим мозговые штурмы
Собрав свою команду в одной комнате для выработки идей, вы не только сможете определить творческое содержание или стратегии, о которых вы, возможно, и не подозревали, но и улучшите чувство психологической безопасности, поскольку люди, которые не могут быть руководителями высокого уровня, приглашены и поощрены внести свой вклад.
Мозговой штурм — одно из самых продуктивных мероприятий по построению команды, которое мы используем в HubSpot. Но недавно, когда нам пришлось покинуть наши физические офисы и перейти на удаленную работу, многие менеджеры задавались вопросом, как им виртуально воссоздать такое же личное общение, продуктивность и чувство психологической безопасности.
К счастью, многие из наших менеджеров смогли быстро адаптироваться, проведя в 2020 году ряд успешных виртуальных мозговых штурмов.
Чтобы помочь менеджерам разработать надежные методы генерации идей — даже из дома — вот несколько шагов, которые сотрудники HubSpot в блоге, команда по привлечению клиентов и команда DI&B предпринимают при координации удаленных мозговых штурмов.
Как провести виртуальный мозговой штурм
1. Дайте вашей команде преимущество.
Если ваши товарищи по команде уже знают цель мозгового штурма, подсказки, которые им будут даны, и их инструкции по генерации идей, они придут готовыми и готовы немедленно внести предложения.
Перед мозговым штурмом подумайте о том, чтобы отправить подробное электронное письмо или творческий бриф о том, чего вы хотели бы достичь во время сеанса.
«Я обнаружила, что предоставление участникам вашего мозгового штурма возможности подготовиться заранее приводит к более качественным идеям, представленным в ходе мозгового штурма», — говорит Эмми Йонассен, старший директор по маркетингу в HubSpot. «Креативное задание также поможет вам наилучшим образом использовать свое время, поэтому вы сосредоточитесь на мозговом штурме, а не на обсуждении задания».
2. Перед мозговым штурмом назначьте ведущего.
Когда вы лично участвуете в мозговом штурме, проще определить, кто говорит, кому задают вопросы и кто ведет собрание, просто по языку тела и другим социальным сигналам.
Во время видеозвонка некоторые сигналы бывает сложнее заметить. Вы можете не знать, кто должен отвечать на вопрос, кому вы должны задавать вопросы и кто пытается уложиться в график собрания. Вот почему полезно четко назначить организатора или ведущего.
«Хитрость мозгового штурма заключается в том, чтобы вовлечь в него всех, — объясняет Йонассен. «Фасилитатор может помочь создать атмосферу, в которой каждый чувствует себя комфортно. Он также может помочь поддержать разговор, несмотря на неловкое молчание, держать группу в нужном русле и вовлечь в разговор людей, которые склонны быть более сдержанными».
После того, как вы запланировали мозговой штурм и назначили себя или кого-то еще в качестве фасилитатора, обязательно запишите эту информацию в творческом задании на мозговой штурм, в приглашении в календаре или в начале сеанса. Если вы решите использовать комнаты обсуждения, которые мы обсудим на четвертом шаге, подумайте о том, чтобы для каждой из них был фасилитатор.
3. Делайте виртуальные заметки.
Во время личных мозговых штурмов легко смотреть вниз и печатать на своем компьютере, продолжая разговаривать и общаться с другими. Но во время видеозвонка вы, возможно, захотите меньше смотреть на свои заметки и больше на камеру, чтобы не было похоже, что вы теряете интерес. И, если вам нужно делать заметки, вы можете беспокоиться о том, что что-то упустите при переключении между экранами. Из-за этих проблем ноты могут быть довольно приглушенными.
Вот почему Александра Гарнье, французский менеджер по маркетингу автоматизации, говорит, что координаторы мозгового штурма должны: «Либо использовать виртуальную доску, общий онлайн-документ для заметок, либо (при необходимости) назначенного ведущего».
Создавая совместные заметки или назначая ведущего, каждый может иметь общий источник информации, на который можно оглянуться, и может сосредоточиться на текущих обсуждениях. При выборе ведущего лучше выбрать быстро печатающего или участника, который ему не поручено придумывать идеи, например, сокоординатору. Это позволит им сосредоточиться на заметках, не упуская при этом большую командную активность.
4. Используйте виртуальные комнаты отдыха.
Во время большого личного мозгового штурма вас могут попросить разбиться на небольшие группы, пройти в другую комнату и вернуться с несколькими идеями, которые можно предложить от вашей группы. К счастью, многие инструменты для видеозвонков смогли воспроизвести этот опыт с функциями переговорных комнат.
«Труднее привлечь всех к участию, если у вас больше пяти или шести человек», — говорит Йонассен. «Если у меня большая группа, я обычно использую эту функцию, чтобы разбивать людей на более мелкие группы и проводить мозговой штурм в течение определенного периода времени. По истечении этого времени я приглашаю всех присоединиться к большей группе, чтобы поделиться своими идеями. “
Гарнье также добавил: «Если вы проводите мозговой штурм с большой группой, лучше использовать комнаты отдыха. Некоторые люди склонны уклоняться, когда много участников». Это может быть особенно актуально в виртуальной среде, где люди могут чувствовать себя некомфортно, говоря открыто.
Если вы используете Zoom для своих собраний и заинтересованы в переговорных комнатах, вот отличное руководство о том, как активировать их при следующем звонке.
5. Используйте цифровые шумы и другие сигналы для перехода между действиями.
Некоторые мозговые штурмы могут включать в себя сочетание индивидуальных и групповых действий. Однако, когда идеи перетекают в одну задачу, может быть, естественно, трудно остановиться и перейти к новой части сеанса. По словам Марго Либлих, старшего UX-исследователя, которая координирует ежемесячные мозговые штурмы и сессии по выработке идей, еще сложнее управлять временем на виртуальной встрече.
«Часто во время мозговых штурмов у вас плотный график, и вам нужно быстро переходить к следующему действию. Это может быть особенно сложно в удаленной обстановке, когда вы не всегда можете визуально подать сигнал, чтобы привлечь внимание всех сразу», — говорит Либлих.
«Используйте звуковой таймер, чтобы четко обозначить окончание действия. Вы даже можете проявить творческий подход со звуком», — советует Либлих. «Я использовал музыкальную тему «Оскара», а один из моих коллег использовал звук кряканья утки».
«Услышав таймер один раз, группа быстро научится завершать работу и начнет переходить к следующему действию, когда снова услышит звук», — объясняет Либлих.
6. Включите как групповые, так и индивидуальные мозговые штурмы.
Некоторые люди работают лучше сами по себе, в то время как другие гораздо лучше работают в группах. В виртуальном мозговом штурме это может стать более очевидным, когда те, кто не реагирует на групповые действия, отключаются, а те, кто не любит делать индивидуальные презентации, будут ждать до конца, надеясь, что у них закончилось время. Выполняя два вида деятельности, вы гарантируете, что каждый сможет генерировать идеи в своей комфортной зоне.
«Мне нравится начинать с индивидуальной деятельности, чтобы у людей было несколько минут, чтобы изучить свои собственные подходы к проблемному пространству, не влияя друг на друга», — говорит Либлих. «После проведения индивидуального мероприятия я включаю групповое, чтобы люди могли вдохновлять друг друга и придумывать еще более богатые и интересные идеи».
7. Помните, что вам не всегда нужно планировать видеозвонок.
Хотя вы можете подумать, что все удаленные мозговые штурмы должны происходить во время видеозвонков, это не всегда так. Да, многие из них, безусловно, будут. Но если вы просите товарищей по команде прийти на мозговой штурм и подготовить что-то быстрое, например, сообщение в блоге или разовую идею по электронной почте, вы можете полностью исключить из процесса мозгового штурма отнимающий много времени видеозвонок. .
Недавно, когда команда блога разрабатывала нашу ежеквартальную стратегию контента, мы хотели попросить наших авторов придумать идеи для постов в блоге. Но, поскольку у каждого писателя невероятно плотный график, приглашать их на очень долгое мозговое обсуждение, где каждый человек предлагал бы от пяти до десяти предложений, не имело логистического смысла.
Поэтому вместо этого я координировал виртуальный мозговой штурм, который полностью проходил через Google Sheets. Чтобы начать мозговой штурм, я отправил своей команде электронное письмо и таблицу генерации идей с инструкциями о том, какой контент нам потребуется на следующий квартал, сколько идей для публикации нужно вставить в электронную таблицу, а также крайний срок подачи предложений по публикации.
После этого у писателей было две недели, чтобы предложить идеи как минимум для пяти постов в блоге. Вот краткий обзор электронной таблицы с примером поста, который я дал авторам, чтобы помочь им разобраться с элементами предложения поста:
По истечении крайнего срока наши редакторы вошли и использовали функции комментариев электронной таблицы, чтобы оставить отзыв, который авторы могли бы учесть для следующего виртуального мозгового штурма. После этого мозгового штурма большинство предложенных постов в блогах были добавлены в наш календарь контента.
Планирование виртуального мозгового штурма
Многие из приведенных выше советов касаются усиления одного из важнейших аспектов мозговых штурмов: участия.
Когда вы планируете свой следующий контент или мозговой штурм кампании, спросите себя, как вы можете сделать мозговой штурм привлекательным для всех.
Если вашей команде будет проще взаимодействовать с другими, делиться своими мыслями или предлагать идеи в ходе мозгового штурма, вы получите больше участия и, в конечном счете, больше выигрышных идей от товарищей по команде, которые иначе не могли бы предложить им.
Чтобы узнать больше о тактике мозгового штурма, прочитайте этот пост в блоге. Если вам интересно, как вы можете поощрять психологическую безопасность в других сферах вашего бизнеса, ознакомьтесь с этими советами экспертов.
