Tehnografi.com - Технологические новости, обзоры и советы
[adinserter block="67"]
новости

35 советов по работе с Google Диском, которые нельзя пропустить

35 советов по Google Drive, которые нельзя пропустить

Набор офисных приложений и услуг хранения Google в настоящее время является инструментом выбора для многих. Узнайте почему. PCMag рассматривает продукты самостоятельно, но мы можем получать партнерские комиссионные за покупку ссылок на этой странице. Условия эксплуатации.

35 советов по Google Drive, которые нельзя пропустить

Поднимите руку, если вы помните Writely. В августе 2005 года компания из четырех человек под названием Upstartle запустила текстовый процессор, работающий только в режиме онлайн, воспользовавшись новой браузерной технологией AJAX. Это позволило пользователям мгновенно сохранять и извлекать контент, созданный в браузере, но хранящийся на сервере. И это сработало настолько хорошо, что Google купил Upstartle менее чем через год. В то время такой продукт, как Writely, был уникальным (программное обеспечение не поставлялось на компакт-диске) и считался азартной игрой.

Перенесемся в сегодня. Набор инструментов Google для онлайн-офиса ничего не сделал, кроме как расти и совершенствоваться. Теперь под эгидой Google Drive вы найдете службу управления файлами и их хранения, а также различные веб-приложения и мобильные приложения. К ним относятся: текстовый процессор (Docs или Writely, все по-взрослому), электронная таблица (Sheets), презентации (Slides), рисование и формы.

Это полный набор инструментов, который теперь используется в гораздо более зрелом Microsoft Office; на самом деле, спор Google Drive побудил Microsoft создавать онлайн-версии Word, Excel и PowerPoint для работы со службой хранения / синхронизации OneDrive.

Компании могут использовать G Suite, версию Google Drive со всеми хранилищами и инструментами, а также интеграцию Gmail, Календаря, Сайтов и многого другого под своим доменным именем. Цена начинается с 6 долларов США на пользователя в месяц за 30 ГБ онлайн-хранилища на пользователя; некоммерческие организации и школы могут получить его бесплатно.

Drive – выбор наших редакторов для офисной производительности – это серьезный набор инструментов для серьезной (или веселой) работы, причем все они абсолютно бесплатны. Потребители платят только за дополнительное хранение. Но стоит знать больше, чем просто основы. Вот как получить максимальную отдачу от Google Drive.

Посмотреть, как: Одна страница слайдов

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Хранение файлов бесплатно, вроде

    Каждая личная учетная запись Google Диска, которую вы получаете, если у вас есть какая-либо служба Google, например Gmail или Google Photos, имеет 15 гигабайт бесплатного хранилища. Вы всегда можете обновить его с помощью Google One, но имейте в виду: только не родные файлы – такие как файлы Microsoft, PDF-файлы или изображения – вмещают в эти 15 ГБ. Документы Google / Листы / Слайды, которые вы создаете не считать против вашего выделения памяти Google Drive.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Синхронизировать все ваши файлы

    Google Диск синхронизируется между устройствами, поэтому вы можете запустить проект на ПК и забрать его на телефоне, планшете или домашнем ноутбуке. И он работает с любым видом документов, а не только с собственными документами, листами и слайдами. Установите программу Google Backup and Sync на рабочий стол, чтобы автоматически создавать резервные копии файлов с вашего компьютера, камеры или SD-карт на Google Drive.

    Этот аспект Google Диска, скорее всего, израсходует 15 ГБ бесплатного хранилища, поскольку он обслуживает другие типы файлов. Если у вас закончится, вам, возможно, придется заплатить за дополнительное хранилище через Google One. Но варианты начинаются с $ 1,99 в месяц (или $ 19,99 в год) за 100 ГБ. Даже 2 ТБ – всего 10 долларов в месяц или 99,99 долларов в год.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Сотрудничать хорошо с другими

    Название игры с Google Docs – «сотрудничество». Неважно, если вы все на ноутбуках, планшетах или smartphonesодновременно над документом может работать более одного человека – до 50 одновременно.

    Чтобы следить за тем, что сделали ваши друзья, семья и / или коллеги, просмотрите историю изменений через Файл> История версий> См. История версий, (Или нажмите Все изменения сохранены на диске наверху, если он показывает.) Список справа покажет вам, кто обновил документ и когда; нажмите на имя, чтобы увидеть, что они сделали. Присвойте разные имена разным версиям, чтобы их было легче отслеживать – нажмите кнопку в правом верхнем углу, чтобы просмотреть только названные версии.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Пересмотреть, как в Microsoft Word

    Что если вы хотите, чтобы редакции выглядели так, как они выглядят при отслеживании изменений в документе Microsoft Word? Документы поддерживают функцию под названием Предложить изменения, Нажмите кнопку «Редактирование» (со значком карандаша) вверх с помощью кнопок «Комментарии» и «Поделиться». Вы получите меню, которое позволяет вам редактировать, вносить предложения (с видимыми отслеженными изменениями, которые вы или другие можете принять позже), или просматривать окончательный документ.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Ищите Сотрудника

    Если вы не можете вспомнить название документа, который вы хотите, но вы Можно помните, кто поделился этим с вами, нажмите Поделился со мной в левом меню Google Drive. Вы получите список всех документов, которыми с вами поделились. Если список слишком длинный для анализа, введите имя сотрудника в поле поиска вверху.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Сделать документ общедоступным

    Чтобы стать частью сотрудничества, документ должен быть передан. Ограничение составляет 200 человек, но если более 50 соавторов попытаются отредактировать документ, опоздавшие могут просматривать только изменения.

    Владелец (и) документа может установить, кто имеет права на редактирование. Но чтобы избежать хлопот, сделайте документ публичным. Нажмите на Кнопка «Поделиться» в правом верхнем углу, перейдите к продвинутыйзатем нажмите «Изменить» в разделе «У кого есть доступ». Выбирайте общедоступные в сети или кого-либо, кто имеет ссылку; некоторые клиенты G Suite могут сделать свои документы доступными только каждому в своей организации.

    Публичные документы становятся доступными для поисковых систем … и Google тоже владеет одним из них.

  • Установить уровень доступа
    • Pinterest ЗначокШтырь

    Установить уровень доступа

    Когда вы делаете весь этот обмен документами, вы можете думать, что все равны. Не так. Существует четыре уровня доступа к документу. Владельцы может сделать что угодно с файлом – даже удалить его – и пригласить больше соавторов. редакторы Можно, конечно, редактировать, но приглашать больше соавторов, только если Владелец разрешает это. Зрителям увидеть, что происходит. Commenters можно увидеть, а также оставить комментарии к нему. Зрители и комментаторы могут делать копии документов, поэтому не думайте о документах как о «безопасных».

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Общайтесь во время сотрудничества

    Google Drive показывает ваших коллег по работе с документами в правом верхнем углу. Вы можете оставлять комментарии или вопросы для конкретных людей во время работы, но вы также можете отправить им мгновенное сообщение. Нажмите на значок чата рядом с заголовками чата соавтора и введите свое сообщение. Это не личное сообщение, однако. Все остальные в документе также могут видеть ваше обсуждение.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Embrace Дополнения

    Существует множество дополнений, которые могут расширить функциональность, которую вы уже получаете бесплатно в Документах и ​​Листах. Найдите или активируйте их, нажав Дополнения> Получить дополнения при редактировании документа.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Hug It Out с помощью приложений

    Не путать с надстройками, есть также ряд приложений Google Drive – полностью веб-приложения, которые вы можете связать с вашим Google Drive. Есть некоторые совпадения с надстройками – вам, вероятно, не нужно приложение HelloFax а также добавить. Но приложения, найденные в Интернет-магазине Chrome, позволяют легко выполнять дополнительное редактирование в другом месте.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Загрузить с помощью перетаскивания

    Google Drive имеет большую кнопку «Новый» в интерфейсе для создания новых файлов. Это также, как вы загружаете файл или папку. Пропустите эту часть – перетащите файлы из Windows Обозреватель или macOS Finder прямо в списке файлов на Google Диске. В нижней части экрана браузера вы увидите облако со стрелкой вверх, указывающее, что вы можете отпустить перетаскиваемый файл и перенести его прямо на диск.

  • Быстрое создание ссылок
    • Pinterest ЗначокШтырь

    Быстрое создание ссылок

    Если вы хотите быстро создать новый документ, электронную таблицу, презентацию или чертеж, добавьте следующие ссылки на панель закладок браузера:
    http: //doc.new— новый документ Google
    http: //sheets.new— новый Google Sheet
    http: //deck.new— новый Google Slide
    http: //site.new— новый сайт Google
    http: //form.new— новая форма Google

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Используйте Companion для запуска рабочего стола Windows

    Расширение Drive Companion для Google Chrome удовлетворяет конкретную потребность: разбить загруженный документ / слайды / листы Google Drive во всплывающее окно браузера. windows которые обеспечивают вид выделенной программы на рабочем столе. На Windowsвсплывающие окна даже получают значок Google Диска на панели задач, поэтому вы можете легко вернуться к нему. Новое окно можно запустить с пустым документом или открыть существующее.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Доступ к файлам диска в автономном режиме: рабочий стол

    Обычно вы получаете доступ к файлам, хранящимся на Google Диске, когда ваш браузер подключен к Интернету. Но для тех случаев, когда Wi-Fi недоступен, Google Drive поддерживает автономный доступ.

    Сначала установите расширение Google Docs Offline Chrome (это работает только в браузере Google), затем перейдите в настройки Google Диска. Установите флажок «Создавать, открывать и редактировать последние файлы Документов, листов и слайдов Google на этом устройстве в автономном режиме». Это активирует службу, но вам придется выбрать, какие файлы вы хотите в автономном режиме. Перейдите на drive.google.com, щелкните правой кнопкой мыши по нужному документу (нажмите Shift / Ctrl или «Command» для нескольких файлов) и включите «Доступно в автономном режиме».

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Доступ к файлам дисков в автономном режиме: мобильный

    Если вы хотите работать с файлом Google Диска на смартфоне, но у вас нет доступа к Интернету, настройте файл так, чтобы он был доступен в автономном режиме заранее. Откройте файл документов, слайдов или листов, коснитесь трехточечного меню () в правом верхнем углу и переключите переключатель рядом с "Доступно в автономном режимеMsgstr "" В следующий раз, когда вы выйдете в сеть, все внесенные вами изменения будут снова синхронизированы с Google Drive

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Сохранить на потом с Google Drive

    Evernote – онлайн-хранилище для всех ваших цифровых материалов. Вы можете использовать Google Drive аналогичным образом. Расширение Google Chrome, которое называется «Сохранить в Google Диске», позволяет с легкостью сохранить практически все, что вы видите в Интернете, в папке на Google Диске. Однако есть некоторые предостережения. Вы не можете реально сохранить только хорошие текстовые части страницы – вы можете только сохранить их представление в виде файла PNG, весь исходный код HTML или сохранить его как Google Doc (что приведет к отключению форматирования). Щелкните правой кнопкой мыши изображение, и вы можете сохранить только это. Для серьезного сохранения информации используйте Evernote, OneNote или Pocket.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Прямая публикация документов через Gmail

    Если вы используете Gmail и Google Диск, вам повезло: вам больше не нужно прикреплять документ. Это означает, что вы никогда не столкнетесь с этим ограничением в 25 МБ – вместо этого отправьте до 10 гигабайт ценность файлов.

    Файлы должны быть загружены в хранилище Google Drive в первую очередь. Вставьте файлы в сообщение Gmail, щелкнув значок Google Диска () внизу экрана создания электронной почты. Если файлы находятся на вашем жестком диске, перетащите их на вкладку «Загрузка».

  • Используйте отдельные мобильные приложения для редактирования
    • Pinterest ЗначокШтырь

    Используйте отдельные мобильные приложения для редактирования

    Google долгое время предлагал приложение Drive для iOS и Android, но редактирование файлов было смешанным, поэтому Google перенесла эту функциональность на отдельные приложения для документов (iOS, Android), листов (iOS, Android) и слайдов (iOS). Android). Приложение Drive обеспечивает доступ и просмотр сохраненных файлов; когда вам нужно будет отредактировать, он перенаправит вас в одно из других приложений, если они установлены.

  • Преобразовать в формат Документов Google
    • Pinterest ЗначокШтырь

    Преобразовать в формат Документов Google

    Вы можете добавить практически любой файл в Google Drive для хранения, но как вы будете работать с ними после их загрузки? Конвертировать файл в формат Google Docs, Sheets или Slides довольно легко. Загрузите файл и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы выбрать «Открыть с помощью». Появится подменю вариантов с опциями, которые позволяют вам изменить, например, документ Word в документ Google. Он создаст копию, оставив исходный файл без изменений.

    Вы также можете использовать расширение Office Editing для документов, листов и слайдов Chrome, чтобы редактировать любые документы Office, которые вы перетаскиваете в браузер. Затем вы можете сохранить их обратно в исходный формат или сохранить их в формате Google Диска, чтобы сэкономить место.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Превратить все изображения / PDF-файлы в текст

    Если вы хотите, чтобы каждый загружаемый на рабочий стол элемент, даже PDF-файлы, преобразовывался в текст, который вы можете редактировать как Документ Google, перейдите в Google Диск (не Документы) на рабочем столе, щелкните значок шестеренки () вверх и выберите Настройки. Во всплывающем окне установите флажок рядом с Конвертировать загрузки, Загрузка файлов может занять немного больше времени, но оно того стоит. В итоге вы получите Документ Google с вставленным изображением и редактируемым текстом ниже.

  • Сканирование с помощью мобильного приложения
    • Pinterest ЗначокШтырь

    Сканирование с помощью мобильного приложения

    Одной из уникальных функций мобильного приложения Google Drive (кроме отдельных приложений «Документы» и «Листы») является возможность загрузки изображения. Почему ты бы так поступил? Слова на изображении сканируются Google и становятся доступным для поиска текстом. Он отлично подходит для того, чтобы сфотографировать рецепт, меню, часы работы магазина – все, что вам нужно найти позже, но не хотите перепечатывать. (Приложение iOS не делает текст редактируемые однако с OCR – это работает только с рабочего стола или с Android.)

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Собирать данные от других

    Одним из приложений в коллективе Google Drive, которому не уделяется много внимания, является Forms, но это удобно. Думайте об этом как о своем личном SurveyMonkey. Установите опрос, опрос, что-у-вас, и поделитесь им. Собранные данные вставляются в файл электронной таблицы. Формы являются такими же совместными для создания, как и любой документ. Формы поддерживают индикаторы выполнения (чтобы показать респондентам, как долго они должны идти до конца), изображения и YouTube видео.

  • Рисовать в документах
    • Pinterest ЗначокШтырь

    Рисовать в документах

    Приложение «Рисунки» в Google Диске не предназначено для редактирования фотографий. Но это может быть использовано для создания графики. Если вам нужна некоторая креативность изображения в документе, она у вас есть. В Документах, Листах или Слайдах перейдите к Вставить> Рисование> + Новый– вы получите уменьшенную версию приложения для рисования, которая позволит вам легко добавить свои рисунки. Если вы уже сохранили обложку, созданную на диске, выберите Рисование> С диска из меню Вставка.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Перейти на весь экран (дважды)

    Нужно немного времени для отвлечения внимания? Выбрать Просмотр> Полный экран чтобы избавиться от меню приложений и панелей инструментов вверху (нажмите клавишу Esc, чтобы заставить их вернуться). Нажмите F11 в полноэкранном режиме, чтобы скрыть меню браузера, и снова для их возврата.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Область исследований находит больше

    Когда у вас есть пара идей по проекту и ограниченная площадь экрана, последнее, что вы хотите сделать, это покинуть страницу, чтобы выполнить поиск. Область исследования (доступная только в Документах) обходит это. Нажмите Инструменты> Исследуйте (или Ctrl + Alt + Shift + I), чтобы получить к нему доступ. Это позволяет легко вставить в документ ссылку на сноску, которая ссылается на результаты. использование Ctrl + Shift + Y когда курсор находится на определенном слове, а на панели отображается определение. Вы даже можете использовать панель Исследовать, чтобы вставить найденные изображения.

  • Вставить ссылки с поиском
    • Pinterest ЗначокШтырь

    Вставить ссылки с поиском

    Вставить ссылку в Документ Google легко. Выделите текст, нажмите значок цепочки или ударил Ctrl-Kи появляется меню, куда вы можете вставить URL. Но если у вас еще нет URL-адреса для ссылки, Google найдет его для вас, поскольку поиск в Google интегрирован. Сначала будет выполнен поиск по выделенному вами термину. Если это не сработает, введите другой запрос – он не изменит текст документа. Как только вы найдете ссылку, которая вам нравится, нажмите на нее, чтобы вставить сразу.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Просмотреть каждый ярлык

    Примите сочетания клавиш, и вы станете богом Google Drive. Кроме того, что они и как их найти? Независимо от того, в каком приложении вы находитесь, даже на главной странице Google Диска, просто нажмите Ctrl + /, и в контекстном меню отобразятся все доступные варианты клавиатуры.

  • Перевести на лету
    • Pinterest ЗначокШтырь

    Перевести на лету

    Есть документ на иностранном языке? Загрузите его на Google Drive, откройте его (как Google Doc), нажмите Инструменты> Перевести документ, Вы получите дубликат документа на предпочитаемом вами языке.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Тип голоса в Документах

    Откройте новый пустой файл Google Doc для обработки текста на рабочем столе, и если на вашем компьютере есть микрофон, у вас есть возможность сделать Голосовой набор, Найдите это в инструменты меню или нажмите Ctrl + Shift + S. Он помещает значок микрофона рядом с документом – нажмите на него, чтобы сказать, и то, что вы говорите, появится в документе. Значок микрофона станет красным и получит контур цели, когда услышит вас.

    Google много сделал для улучшения распознавания голоса и диктовки за последние несколько лет, и это прекрасно работает. Не только для записи того, что вы говорите (включая пунктуацию – например, «точка», когда вы заканчиваете предложение), но также для внесения исправлений и изменения форматирования с помощью голоса, а также для навигации по документу без касания мышью. Список поддерживаемых языков выходит далеко за рамки только американского английского. Это, однако, будет подвергать цензуре ваши проклятия звездочками – позже вам придется перепечатывать это дерьмо.

  • Усовершенствуйте свой поиск файлов
    • Pinterest ЗначокШтырь

    Усовершенствуйте свой поиск файлов

    Ищете определенный файл или документ в Google Drive? Google отключил поиск, поэтому обычно это просто. Если вам нужно выполнить расширенный поиск, откройте параметры, чтобы сделать это со стрелкой вниз в окне поиска. Оттуда найдите тип файла, владельца, если он помечен или удален, когда он был последний раз изменен, кому он предоставлен, и многое другое.

    А еще лучше использовать обработку естественного языка при поиске Drive. Это означает, что вы можете пропустить эзотерические поисковые операторы и попробовать что-то вроде «найти мои протоколы встреч с продажами в июле прошлого года».

  • Раскрасить папки
    • Pinterest ЗначокШтырь

    Раскрась свои папки

    Это помогает поддерживать порядок в папках, но иногда вы просто хотите обратить внимание на наиболее часто используемые папки, скажем, путем выбора цвета. Google Drive предлагает множество вариантов. Щелкните правой кнопкой мыши любую папку и выберите «Изменить цвет», чтобы открыть меню.

  • Получить новый Outlook
    • Pinterest ЗначокШтырь

    Получить новый Outlook

    Если вы используете Outlook.com или приложение Outlook для iOS или Android, вы не ограничены использованием Microsoft OneDrive для доступа к файлам в облаке. Вы также можете получить их из Dropbox, Box, Facebookи, да, Google Drive также.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Защитите конкретные клетки

    Вы можете настроить защиту всего листа в Google Sheet, используя Инструменты> Защитить лист, даже если вы делитесь листом. Однако, еще более детальным и полезным является возможность защиты только разделов данных. Под Данные> Защитить листы и диапазоныВы можете установить диапазон ячеек, к которым никто, кроме вас или выбранных вами, не сможет прикоснуться.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Найти больше шрифтов

    Если вы чувствуете, что выбор шрифтов в документах Google Диска ограничивает вашу креативность, добавьте еще немного. В меню «Шрифт» (на панели инструментов) верхний выбор Больше шрифтов, Открывающееся диалоговое окно позволяет отображать шрифты по типу, например, рукописный, моноширинный, с засечками или без засечек; Затем вы можете сортировать по популярности или дате добавления или тенденции. Поиск определенного имени гарнитуры. Затем поставьте галочку напротив любого шрифта, к которому вы хотите получить быстрый доступ из самого документа. Шрифты не привязаны к конкретному документу – если вы выберете новый, он будет доступен на всех ваших Документах, листах и ​​слайдах Google. Все шрифты Google можно увидеть на fonts.google.com, но не все они доступны для использования на Google Диске.

    • Pinterest ЗначокШтырь

    Организовать этот диск

    Если вы являетесь серьезным пользователем Google Диска, вы, вероятно, занимаетесь этим достаточно долго, чтобы превратить содержимое вашего Диска в запутанный беспорядок. Если это так, проверьте 7 простых шагов для очистки вашего Google Drive.

Add comment